Organiser un semi-marathon sans oublier l’essentiel

Un semi-marathon se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commencez par fixer la date et le parcours avant de réserver le chronométrage, le départ et l’arrivée. Les autorisations, l’assurance, les secours et les agents de circulation doivent être confirmés assez tôt, car ils conditionnent tout le reste. Ensuite seulement, ouvrez les inscriptions, recrutez les bénévoles et préparez le balisage, les dossards et le matériel du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
3 personnes
2
Demander une autorisation
3
Soumettre le plan de circulation
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Réserver le chronométrage
7
Constituer l'équipe de premiers secours
8
Prévoir des agents de circulation
9
Réserver les sanitaires
10
Publier le site web avec le parcours
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Contacter les sponsors
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
18
Concevoir les dossards
19
Faire imprimer les dossards
20
Concevoir les panneaux de direction
21
Faire fabriquer des panneaux de signalisation
22
Commander la liste de courses
23
Vérifier définitivement le parcours
3 personnes
24
Informer les riverains
2 personnes
25
Publier la liste de départ
26
Envoyer les informations aux participants
27
Vérifier les prévisions météo
28
Vérifier le matériel
3 personnes
29
Composer les kits de démarrage
6 personnes
30
Récupérer les courses
2 personnes
31
Refroidir les boissons
3 personnes
32
Trier les flèches de parcours
2 personnes
33
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
34
Monter les tentes
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Monter les comptoirs d’inscription
3 personnes
37
Installer le système de chronométrage
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Installer les toilettes
3 personnes
41
Installer des points d'eau
4 personnes
42
Installer les panneaux d'itinéraire
8 personnes
43
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
44
Préparer les kits de départ
4 personnes
45
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
46
Installer le point de remise des médailles
2 personnes
47
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
48
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

49
Distribuer les dossards
6 personnes
50
Enregistrer les participants
4 personnes
51
Recevoir les bagages
4 personnes
52
Accompagner les participants au départ
4 personnes
53
Faire le briefing de départ
2 personnes
54
Donner le coup d’envoi
55
Tenir les postes de circulation
18 personnes
56
Tenir le premier point d'eau
6 personnes
57
Affecter le deuxième point d’eau
6 personnes
58
Tenir le troisième point d'eau
6 personnes
59
Réapprovisionner en eau et boisson isotonique
4 personnes
60
Suivre le chronométrage
2 personnes
61
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
62
Assurer l’encadrement à vélo
4 personnes
63
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
64
Réapprovisionner le personnel
2 personnes
65
Accueillir les finishers
4 personnes
66
Remettre la médaille
4 personnes
67
Servir de l’eau et des fruits
5 personnes
68
Servir le café et le thé
3 personnes
69
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
70
Rendre les bagages
4 personnes
71
Vérifier les résultats
2 personnes
72
Organiser la remise des prix
3 personnes
73
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

74
Retirer les panneaux d’orientation
8 personnes
75
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
76
Démonter l’arche d’arrivée
4 personnes
77
Démonter les tentes
6 personnes
78
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
79
Éteindre l’équipement
2 personnes
80
Rassembler les déchets
6 personnes
81
Nettoyer le lieu
6 personnes
82
Nettoyer les points d’eau
4 personnes
83
Faire la vaisselle
3 personnes
84
Refroidir le catering restant
2 personnes
85
Trier le matériel emprunté
3 personnes
86
Retourner les matériels
2 personnes
87
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
88
Publier les résultats
89
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
90
Enregistrer les objets trouvés
91
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Buffets de comptoirqté 6
Porte-bagagesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Épingles de sûretéqté 1200
Médailles de finisherqté 600
Flèches de directionqté 120
Bornes kilométriquesqté 22
Rubans de départ et d’arrivéeqté 8
Cônesqté 80
Barrières de sécuritéqté 50
Barrières de fouleqté 80
Arche de départ
Arche d'arrivée
Étiquettes de bagagesqté 600
Lampes frontalesqté 30

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 20
Chargeurs mobilesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Mégaphonesqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Brancardsqté 2
Couverturesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Assiettesqté 500
Couvertsqté 500
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 12
Carafes d’eauqté 20
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 10
Machines à caféqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Décoration

Ruban de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux de directionqté 20

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours avant de publier le site et le formulaire d’inscription. Vérifiez notamment les croisements, les points dangereux, les accès pour les secours et les emplacements des bornes kilométriques.
Lancez les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : autorisation, plan de circulation et assurance peuvent demander des échanges ou des corrections avant validation.
Prévoyez une équipe de premiers secours et des agents de circulation distincts des bénévoles affectés aux ravitaillements, aux bagages ou à l’accueil. Établissez une répartition écrite avec un responsable par zone.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, imprimer les numéros de départ et publier la liste de départ. Gardez une marge pour les changements de dernière minute et les dossards manquants.
Faites une vérification finale du parcours dans les jours précédant la course. Contrôlez les flèches, cônes, barrières, rubans, talkies-walkies, système de pointage et alimentation électrique avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un semi-marathon ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 mois pour un semi-marathon avec parcours sur la voie publique. Les autorisations, le plan de circulation, l’assurance et la réservation du chronométrage doivent être lancés en premier.
Quand ouvrir les inscriptions pour un semi-marathon ?: Ouvrez généralement les inscriptions 8 à 12 semaines avant la course, une fois le parcours, les autorisations principales et le lieu de départ et d’arrivée suffisamment sécurisés. Fixez une date de clôture permettant d’imprimer les dossards et la liste de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un semi-marathon ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais prévoyez une personne par point de circulation à couvrir, plus des équipes séparées pour l’accueil, les bagages, le ravitaillement, les secours et l’arrivée. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les absences.
Quand vérifier définitivement le parcours ?: Faites une première reconnaissance après le tracé initial, puis une vérification finale 3 à 7 jours avant la course. Contrôlez les travaux, les accès, le balisage, les barrières et les emplacements où les secours doivent pouvoir intervenir.

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