Zo organiseer je een Halloweenbarbecue zonder stress

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en een eerste gastenlijst. Verzamel meteen dieetwensen, zodat je het Halloweenmenu en de boodschappen daarop kunt afstemmen. Plan de voorbereiding in twee delen: salades, sauzen, desserts en marinades vooraf; grillen en buffet op de dag zelf. Controleer bovendien het weer, want partytenten, verlichting en extra koelruimte regel je liever vóór de laatste week dan tijdens een bui.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Hulppersoneel vastleggen
6
Voorraad controleren
2 personen
7
Halloweenmenu samenstellen
2 personen
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Decoratie ophalen
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
3 personen
14
Vlees marineren
2 personen
15
Sauzen en salades voorbereiden
3 personen
16
Desserts voorbereiden
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Halloweenversiering ophangen
3 personen
23
Barbecue opstellen
3 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Toilet en waspunt aanvullen
26
Garderobe en ontvangst inrichten
2 personen
27
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Hapjes bijvullen
2 personen
31
Barbecue aansteken
2 personen
32
Barbecuegerechten grillen
3 personen
33
Barbecuegerechten serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
36
Dessert serveren
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Barbecue veilig laten afkoelen
2 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies en bestek afwassen
3 personen
41
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Decoratie verwijderen
3 personen
45
Locatie vegen en dweilen
3 personen
46
Materialen controleren en opbergen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Brandblusser

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks##saantal 4
Mengkommenaantal 5
Aluminium grillschalenaantal 8

Decoratie

Halloweenpompoenenaantal 10
Kunstmatige spinnenwebbenaantal 6
Halloweenfigurenaantal 8
Halloweenbannersaantal 4
Zwarte tafelkledenaantal 6
LED-kaarsenaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken vooraf en vraag om een reactie binnen zeven dagen. Maak daarna een definitieve gastenlijst, inclusief dieetwensen en het aantal vegetariërs.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan over partytenten, tafelschikking en verlichting. Bouw tenten en lichtsnoeren overdag op, zodat je niet in het donker met verlengsnoeren werkt.
Bereid groenten, sauzen, salades en desserts de dag ervoor. Marineer het vlees eveneens vooraf en bewaar rauwe producten gekoeld in koelboxen tot de barbecue klaarstaat.
Zet dranken minstens vier uur voor aanvang koud en gebruik aparte koelruimte voor eten. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna per uur bij.
Richt het buffet in voordat de eerste gasten komen: serveerschalen en serveertangen bij het eten, herbruikbare borden en bestek aan het begin. Houd een brandblusser bij de barbecue en vul toilet en waspunt vóór de ontvangst aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Halloweenbarbecue organiseren?: Reserveer de locatie en leg hulppersoneel vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk vier weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen later.
Wat moet ik de dag voor een Halloweenbarbecue voorbereiden?: Was en snijd groenten, marineer het vlees en maak sauzen, salades en desserts de dag ervoor. Zet ook decoratie, servies en houdbare boodschappen klaar, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te grillen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Halloweenbarbecue?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee per uur. Zet de dranken minimaal vier uur vooraf koud en houd extra koelruimte vrij voor dieet- of alcoholvrije opties.
Wanneer controleer ik het weer voor een Halloweenbarbecue?: Controleer de verwachting eerst ongeveer een week vooraf en opnieuw 48 uur voor aanvang. Dan kun je nog partytenten, tafels, verlichting en een aangepaste opstelling regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.