Zo organiseer je een grillwedstrijd zonder last-minute chaos

Een grillwedstrijd organiseren begint niet bij het vlees, maar bij duidelijke regels, een geschikte locatie en een haalbare planning. Leg vast hoeveel deelnemers meedoen, welke rondes er zijn en hoe de jury beoordeelt. Regel daarna stroom, koeling, beschutting en afzonderlijke grillstations. Op de wedstrijddag draait alles om voedselveiligheid, brandveiligheid en een wedstrijdtafel waarop nummers, prijzen en certificaten direct klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Deelnemerslijst bijhouden
6
Dieetwensen verzamelen
7
Juryleden bevestigen
8
Deelnemers informeren
9
Prijzen en trofeeën bestellen
10
Stroomvoorziening controleren
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
3 personen
15
Sauzen en marinades voorbereiden
2 personen
16
Wedstrijdnummers klaarleggen
17
Prijzen en certificaten klaarleggen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Terrein controleren
2 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Grillstations plaatsen
4 personen
23
Brandveiligheid inrichten
2 personen
24
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
25
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
26
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
27
Ingrediënten per team verdelen
4 personen
28
Juryruimte inrichten
2 personen

Event

29
Deelnemers registreren
2 personen
30
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
31
Grills aansteken
4 personen
32
Wedstrijdronde begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Salades en bijgerechten serveren
3 personen
35
Juryporties uitserveren
3 personen
36
Juryformulieren verzamelen
2 personen
37
Winnaars bekendmaken
2 personen
38
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

39
Grills veilig laten afkoelen
3 personen
40
Servies en keukengerei afwassen
3 personen
41
Voedsel gekoeld inpakken
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven etenswaren verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Parasolsaantal 3

Apparatuur

Barbecuegrillsaantal 8
Grillroostersaantal 10
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidspreker

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks-messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Tangenaantal 12
Kwastenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminium schalenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 4

Servies

Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdnummersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3
Juryformulierenaantal 40

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen, contactgegevens en het benodigde grillstation. Houd daarna één deelnemerslijst bij, zodat wijzigingen niet verspreid raken.
Bevestig de jury minstens 2 weken voor de wedstrijd en stuur de regels opnieuw naar alle deelnemers. Vermeld daarin ook de aanlevertijden, wedstrijdnummers en de beoordelingscriteria.
Plan gekoelde opslag voordat je boodschappen doet. Vul de koelboxen pas kort voor de start en houd rauw vlees gescheiden van gewassen groenten, sauzen en serveerschalen.
Controleer stroomvoorziening, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf. Gebruik geen kabels waar bezoekers lopen en plaats grills zo dat partytenten, tafels en publiek op veilige afstand blijven.
Maak een draaiboek per uur voor opbouw, ontvangst, wedstrijdrondes en prijsuitreiking. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten of extra parasols nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een grillwedstrijd organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, wedstrijdregels en uitnodigingen. Bevestig juryleden, prijzen en deelnemers uiterlijk 2 weken voor de wedstrijddag.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een grillwedstrijd?: Reken op minimaal 3 juryleden bij een kleine wedstrijd, zodat één afwezigheid niet meteen voor problemen zorgt. Bevestig hun aanwezigheid ten minste 2 weken vooraf en leg de beoordelingscriteria schriftelijk vast.
Hoe houd je vlees veilig tijdens een grillwedstrijd?: Bewaar het vlees gekoeld tot het moment van gebruik en vul de koelboxen kort voor de start. Werk met aparte snijplanken en messen voor rauw vlees en groenten en laat bereide gerechten niet langer dan 2 uur ongekoeld staan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een grillwedstrijd op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, grillstations, stroom, verlichting en brandveiligheid. Laat de terreincontrole en materiaalcontrole uiterlijk 30 minuten voor ontvangst afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.