Zo organiseer je een gouden huwelijksfeest

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde naar de feestdag toe. Verstuur de uitnodigingen op tijd, zodat je dieetwensen en definitieve aantallen hebt voordat je catering, taart en tafelschikking vastlegt. Plan het programma rond toespraken, muziek en de fotopresentatie, maar houd ruimte voor gesprekken. De meeste stress ontstaat in de laatste dagen: verse producten, taart, naamkaartjes, servies en de inrichting worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Catering bestellen
7
Taart bestellen
8
Muziek samenstellen
9
Foto's verzamelen
2 personen
10
Fotopresentatie maken
11
Toespraken bevestigen
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Menukaarten printen
15
Herinnering versturen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Taart ophalen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes ventileren
23
Toiletten controleren
24
Meubilair klaarzetten
3 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Tafels indekken
3 personen
28
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
29
Menukaarten plaatsen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bloemen schikken
2 personen
32
Fotowand inrichten
2 personen
33
Herinneringstafel inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Fotopresentatie testen
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffiehoek inrichten
2 personen
39
Borrelhapjes voorbereiden
3 personen
40
Buffet klaarzetten
3 personen
41
Taart gekoeld bewaren
42
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
43
Toiletten bevoorraden
44
Afvalpunten plaatsen
45
Laatste schoonmaak uitvoeren
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Toespraken aankondigen
53
Toespraken begeleiden
54
Fotopresentatie afspelen
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffet bijvullen
3 personen
57
Borden afruimen
3 personen
58
Taart aansnijden
2 personen
59
Taart serveren
3 personen
60
Muziek verzorgen
61
Dansvloer vrijhouden
62
Laatste ronde aankondigen
63
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

64
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
65
Restanten koelen
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval sorteren
2 personen
68
Dranken opruimen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Meubilair terugplaatsen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Keuken schoonmaken
2 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Vloeren schoonmaken
2 personen
75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Locatie afsluiten
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven spullen verdelen
2 personen
79
Foto's veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Tafellinnenaantal 10
Tafelrokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 70
Dinervorkenaantal 70
Dessertvorkjesaantal 70
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Taartmes
Taartspatelaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemenvazenaantal 10
Fotolijstenaantal 12
Fotowanddoek
Gastenboek
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 60
Tafelnummersaantal 8
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Ballongewichtenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlampjesaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Droogdoekenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 8 weken vooraf en zet een duidelijke uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 3 weken voor het feest. Zo kun je aantallen, dieetwensen en naamkaartjes op tijd verwerken.
Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Bevestig dan ook wie een toespraak houdt en hoe lang die duurt; plan toespraken bij voorkeur in blokken van maximaal 15 minuten.
Controleer de fotopresentatie minstens 1 week vooraf op beeldvolgorde, leesbaarheid en afspeelbaarheid. Verzamel foto's niet op de feestdag zelf, want ontbrekende bestanden zijn dan lastig te vervangen.
Maak de tafelschikking zodra het aantal gasten definitief is en print naamkaartjes en menukaarten enkele dagen vooraf. Houd bij het opstellen ruimte vrij voor buffettafels, kapstokken en een vrije looproute.
Doe de laatste controle de dag vóór het feest: weersverwachting, boodschappenlijst, koeling en verse producten. Haal taart en verse producten pas op het moment dat ze goed gekoeld en zonder lange tussenstop naar de locatie kunnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gouden huwelijksfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en grote onderdelen zoals catering en taart. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 8 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vooraf.
Hoeveel tijd moet je plannen voor de opbouw van een gouden huwelijksfeest?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw. Daarin moeten meubilair, tafellinnen, servies, buffettafels, naamkaartjes en de controle van toiletten en ventilatie passen; bij een grote groep is 4 uur veiliger.
Wanneer moet je de catering en taart voor een gouden huwelijksfeest regelen?: Leg catering en taart bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zodra je een realistische gasteninschatting hebt. Geef definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf door.
Hoe plan je toespraken en een fotopresentatie op een gouden huwelijksfeest?: Bevestig sprekers en verzamel alle foto's minstens 2 weken vooraf. Plan de fotopresentatie en toespraken in twee korte blokken van maximaal 15 minuten, zodat het programma niet stilvalt en gasten tijd houden om te eten en bij te praten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.