Organiser une course de gondoles sans rien laisser au hasard

Une course de gondoles se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du départ et de l’arrivée. Commencez par fixer le parcours et la date avant de demander les autorisations, réserver le bateau de sauvetage et confirmer les gondoles disponibles. Les inscriptions, les groupes de départ et les besoins alimentaires doivent être suivis dans un même planning. Les dernières vérifications portent sur la météo, le matériel de sécurité, les numéros de compétition et la procédure de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Informer le gestionnaire des eaux
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Réserver le bateau de sauvetage
6
Réserver les gondoles
7
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Envoyer la confirmation aux participants
15
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
16
Passer en revue la procédure de secours
4 personnes
17
Commander le catering
18
Commander les prix et médailles
19
Vérifier les prévisions météo
20
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
21
Inspecter les gondoles
2 personnes
22
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les numéros de compétition
2 personnes
26
Imprimer les listes de départ
27
Préparer les panneaux de parcours
2 personnes

Événement

28
Contrôler le site
3 personnes
29
Livrer les gondoles
3 personnes
30
Baliser le parcours
4 personnes
31
Monter le stand et les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
3 personnes
33
Mettre les gondoles à l’eau
4 personnes
34
Aménager la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes
39
Enregistrer les participants
3 personnes
40
Distribuer les gilets de sauvetage
3 personnes
41
Donner le briefing de sécurité
4 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Lancer la première course
4 personnes
44
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
45
Guider les gondoles
4 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Lancer la finale
4 personnes
51
Déterminer les gagnants
3 personnes
52
Assurer la remise des prix
3 personnes
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Récupérer les gilets de sauvetage
3 personnes

Suivi

55
Sortir les gondoles de l’eau
4 personnes
56
Dégager le terrain
5 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Trier les déchets
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Sécher et nettoyer le matériel
3 personnes
61
Rendre les articles empruntés
2 personnes
62
Rendre les gondoles
3 personnes
63
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Sports nautiques

Gondolesqté 12
Gondole de réserve
Pagaiesqté 30
Gilets de sauvetage adultesqté 40
Gilets de sauvetage pour enfantsqté 10
Lignes de lancerqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Talkies-walkies étanchesqté 6
Bacs de rangement étanchesqté 6
Bouées de parcoursqté 20
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Bateau de sauvetage

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Barrières de sécuritéqté 20
Parasolsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 4
Mégaphone
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

Numéros de compétitionqté 20
Numéros de départqté 20
Cônesqté 20
Mètre ruban
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Prixqté 3
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Blocs-notesqté 6

Décoration

Panneaux d’orientationqté 12
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports pour serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant toute communication : notez le point de départ, l’arrivée, les bouées, les zones d’ancrage et les endroits accessibles au bateau de sauvetage. Demandez les autorisations suffisamment tôt pour pouvoir modifier le tracé si nécessaire.
Prévoyez une gondole de réserve et vérifiez chaque embarcation avant l’ouverture des participants. Contrôlez aussi les gilets adaptés aux adultes et aux enfants, les pagaies, les lignes de lancer et les bouées de sauvetage.
Fermez les inscriptions avec une échéance précise, puis établissez la liste définitive et les groupes de départ. Envoyez la confirmation après cette répartition, avec l’horaire, le règlement et les consignes de sécurité.
Donnez aux bénévoles des rôles distincts pour le départ, l’arrivée, l’accueil, la sécurité et le ravitaillement. Faites un briefing unique avant le début de la course et vérifiez que les talkies-walkies étanches fonctionnent sur tout le parcours.
Vérifiez la météo la veille et le matin même, plutôt qu’une seule fois. Refroidissez les boissons, préparez les numéros de compétition et passez en revue la procédure de secours avant l’arrivée des premières équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de gondoles ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, réserver les gondoles et le bateau de sauvetage. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, la météo et les contrôles de sécurité.
Quelles autorisations faut-il demander pour une course de gondoles ?: Cela dépend du plan d’eau et du parcours, mais contactez le gestionnaire des eaux dès que la date et le tracé sont définis, idéalement 8 semaines avant l’événement. Préparez aussi le plan de sécurité et les informations nécessaires aux autorités compétentes.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de gondoles ?: Pour une petite course, prévoyez au minimum 1 responsable de départ, 1 responsable d’arrivée, 2 personnes à l’accueil et plusieurs bénévoles pour la sécurité et le ravitaillement. Ajustez l’équipe selon le nombre de groupes et la longueur du parcours, puis faites un briefing 30 à 45 minutes avant le départ.
Que vérifier le jour d’une course de gondoles ?: Contrôlez la météo, les gondoles, la gondole de réserve, les gilets, les bouées, les lignes d’ancrage et les moyens de communication avant l’arrivée des participants. Vérifiez ensuite les numéros, les groupes de départ, le chronomètre et la disponibilité du bateau de sauvetage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.