Zo organiseer je een golfbeurs zonder last-minute problemen
Begin met de beursdatum, openingstijden en beschikbare standruimte. Daarna bouw je de planning op rond exposanten, bezoekersregistratie, programma en locatie. Bij een golfbeurs vraagt vooral de combinatie van stands, catering en demonstraties extra voorbereiding: een puttingbaan, golfclubs en audiovisuele apparatuur moeten op tijd op hun plek staan. Werk daarom terug vanaf de beursdag en leg per onderdeel een uiterste regeltermijn vast.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
- 3
Standruimte bij exposanten bevestigen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Beursprogramma publiceren
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Catering bestellen
2 personen
- 10
Drukwerk bestellen
- 11
Bewegwijzering ontwerpen
- 12
Standindeling uitwerken
2 personen
- 13
Exposanteninformatie versturen
- 14
Parkeerinformatie versturen
- 15
Voorraad controleren
2 personen
- 16
Boodschappen ophalen
2 personen
- 17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 18
Locatie en entree controleren
2 personen
- 19
Tafels en stoelen lossen
4 personen
- 20
Standplattegrond ophangen
2 personen
- 21
Standtafels opstellen
4 personen
- 22
Stoelen bij stands plaatsen
3 personen
- 23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 24
Golfdemonstratie opbouwen
3 personen
- 25
Puttingbaan uitrollen
2 personen
- 26
Presentatiehoek inrichten
2 personen
- 27
Verlichting en kabels aansluiten
2 personen
- 28
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
- 31
Naambadges en lijsten klaarleggen
2 personen
Event
- 32
Exposanten ontvangen
3 personen
- 33
Registratiebalie bemannen
2 personen
- 34
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 35
Programma uitdelen
2 personen
- 36
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
- 37
Golfclinics begeleiden
2 personen
- 38
Puttingwedstrijd begeleiden
2 personen
- 39
Presentaties aankondigen
- 40
Presentatietechniek bedienen
- 41
Koffie en thee serveren
2 personen
- 42
Hapjes serveren
2 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Buffet en koffietafel aanvullen
2 personen
- 45
Afvalbakken legen
2 personen
- 46
Toiletten tussentijds controleren
- 47
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 48
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 49
Registratiebalie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 50
Exposanten uitchecken
3 personen
- 51
Golfmaterialen verzamelen
3 personen
- 52
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 54
Servies en glazen afwassen
2 personen
- 55
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
- 56
Locatie schoonmaken
3 personen
- 57
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 58
Materialen terugbrengen
3 personen
- 59
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 60
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 61
Gevonden voorwerpen registreren
- 62
Bedankbericht aan exposanten sturen
- 63
Bezoekersinformatie opvolgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Standtafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 60
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 24
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Puttingmattenaantal 2
- Golfclubsaantal 12
- Golfballenaantal 120
- Puttingcupsaantal 4
- Afslagmattenaantal 2
- Golfteesaantal 200
- Wedstrijdscorekaartenaantal 100
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Golfvlaggenaantal 6
- Bannersaantal 12
- Tafelsignalenaantal 24
- Richtingbordenaantal 12
- Naambadgesaantal 180
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handvegersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig standruimte minimaal 4 weken vooraf en stuur exposanten daarna één informatiebericht met de standplattegrond, opbouwtijd, parkeerinformatie en wat zij zelf moeten meenemen.
- Open de aanmeldingen zodra datum, openingstijden en programma vaststaan. Sluit de registratie 3 tot 5 dagen voor de beurs, zodat je aantallen, dieetwensen en catering nog kunt verwerken.
- Plan de opbouw in twee blokken: eerst tafels, stoelen en bewegwijzering, daarna registratie, techniek en golfdemonstraties. Test laptop, beamer, microfoons en luidsprekers voordat bezoekers binnenkomen.
- Leg een aparte vloercheck vast voor de puttingmatten, afslagmatten en kabelmatten. Zo voorkom je struikelgevaar rond de demonstratie en blijven golfballen, clubs en wedstrijdscorekaarten bij de juiste activiteit.
- Regel koffie, water en servies op basis van het verwachte bezoekersaantal en zet extra afvalbakken bij catering en demonstraties. Een vergeten voorraadcontrole of te late boodschappenronde valt op de beursdag direct op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een golfbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Rond 4 weken voor de beurs moeten standruimte, uitnodigingen en de eerste standindeling vaststaan.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een golfbeurs?
- Verstuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf. Stuur uiterlijk 1 week voor de beurs een praktische herinnering met openingstijden, parkeerinformatie en route naar de entree.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een golfbeurs?
- Reserveer minimaal 4 uur voor het lossen, opstellen van standtafels en stoelen, bouwen van de registratiebalie en ophangen van de plattegrond. Plan daarna minstens 60 minuten voor techniek en de puttingbaan.
- Wanneer bestel je catering voor een golfbeurs?
- Bestel de catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de beurs en geef de definitieve aantallen daarna door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!