Eine Golfmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige die Standflächen spätestens vier bis sechs Wochen vor der Messe und verschicke danach alle Ausstellerinformationen gesammelt. So kennen die Aussteller Zufahrt, Aufbauzeiten und ihre genaue Position.
• Veröffentliche das Messeprogramm mindestens 14 Tage vor dem Termin. Gib dabei auch Anmeldefrist, Öffnungszeiten und Parkinformationen an, damit Rückfragen kurz vor der Messe nicht den Ablauf blockieren.
• Schließe die Anmeldung sieben bis zehn Tage vor der Messe und erfasse Ernährungswünsche sofort. Bestelle das Catering erst nach diesem Stichtag, aber kalkuliere zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein.
• Prüfe zwei Tage vor dem Aufbau den Bestand an Puttingmatten, Schlägern, Bällen, Cups und Tees sowie Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofonen und Kabeln. Fehlende Technik lässt sich kurz vor der Öffnung meist nur schwer ersetzen.
• Beginne am Veranstaltungstag mit dem Eingang und dem Registrierungstresen, bevor Tische und Stühle verteilt werden. Rolle die Puttingbahn erst aus, wenn Transportwege frei sind, und sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Golfmesse organisieren?

Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und Ausstellerliste. Vier bis sechs Wochen vor der Messe sollten Standflächen bestätigt und Einladungen verschickt sein.

Wann sollte die Anmeldung für eine Golfmesse schließen?

Schließe die Anmeldung etwa sieben bis zehn Tage vor dem Termin. So bleiben noch mehrere Tage für Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche, Namensmaterial und die Catering-Bestellung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Golfmesse?

Plane mindestens zwei bis drei Stunden für Möbel, Registrierungstresen, Standplan, Technik und Golfvorführung ein. Für eine größere Ausstellerzahl sind vier Stunden realistischer, besonders wenn die Puttingbahn vor Ort ausgerollt wird.

Was wird bei einer Golfmesse häufig vergessen?

Oft fehlen Parkinformationen, Kabelmatten oder eine Reserve bei Getränken und Geschirr. Prüfe diese Punkte spätestens zwei Tage vorher und halte für Catering und Verbrauchsmaterial etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit.

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