Cómo organizar una feria de golf sin perder el control
Una feria de golf combina expositores, demostraciones, registro de visitantes y bastante material técnico. Empieza fijando fecha, horario y espacio; después cierra la lista de expositores y abre las inscripciones. En las semanas siguientes tendrás que coordinar el programa, el catering, la señalización y la información de aparcamiento. El día anterior conviene comprobar el inventario y preparar el transporte, porque el montaje de mesas, stands, putting y sonido requiere más tiempo del que suele parecer.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha de la feria y los horarios de apertura
2 personas
- 2
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 3
Confirmar el espacio de stand con los expositores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Publicar el programa de la feria
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir el catering
2 personas
- 10
Encargar material impreso
- 11
Diseñar la señalización
- 12
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
- 13
Enviar información a los expositores
- 14
Enviar la información de aparcamiento
- 15
Comprobar el inventario
2 personas
- 16
Recoger la compra
2 personas
- 17
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 18
Comprobar el lugar y la entrada
2 personas
- 19
Descargar las mesas y sillas
4 personas
- 20
Colgar el plano del stand
2 personas
- 21
Montar mesas de stand
4 personas
- 22
Colocar sillas junto a los stands
3 personas
- 23
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 24
Montar la demostración de golf
3 personas
- 25
Desplegar el green de putting
2 personas
- 26
Montar el rincón de presentación
2 personas
- 27
Conectar la iluminación y los cables
2 personas
- 28
Montar el punto de café
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
- 31
Preparar las acreditaciones y las listas
2 personas
Evento
- 32
Recibir a los expositores
3 personas
- 33
Atender la mesa de registro
2 personas
- 34
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 35
Repartir el programa
2 personas
- 36
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
- 37
Coordinar clínicas de golf
2 personas
- 38
Coordinar la competición de putt
2 personas
- 39
Anunciar presentaciones
- 40
Operar el equipo de presentación
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Servir aperitivos
2 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Reponer el buffet y la mesa de café
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 46
Comprobar los baños periódicamente
- 47
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 48
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 49
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Seguimiento
- 50
Registrar a los expositores
3 personas
- 51
Reunir material de golf
3 personas
- 52
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 53
Apagar el equipo
2 personas
- 54
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
- 55
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
3 personas
- 57
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
- 58
Devolver los materiales
3 personas
- 59
Devolver el material alquilado
2 personas
- 60
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 61
Registrar objetos perdidos
- 62
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
- 63
Dar seguimiento a la información de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 24
- Sillas plegablescant. 60
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 24
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Alfombrillas de puttingcant. 2
- Palos de golfcant. 12
- Pelotas de golfcant. 120
- Copas de puttingcant. 4
- Colchonetas de caídacant. 2
- Tés de golfcant. 200
- Tarjetas de puntuación del partidocant. 100
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzas y cucharonescant. 8
Decoración
- Banderas de golfcant. 6
- Bannerscant. 12
- Señales de mesacant. 24
- Señales direccionalescant. 12
- Credencialescant. 180
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobas de manocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución de los stands antes de enviar la información a los expositores. Deja pasillos claros y reserva una zona específica para el green de putting y la demostración de golf, para que la actividad no bloquee el registro.
- Abre las inscripciones cuando el programa ya tenga un horario provisional. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario y envía el programa definitivo al menos 7 días antes de la feria.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para cambios de última hora. Confirma también cuántas tazas, vasos, platos y cubiertos estarán disponibles antes de recoger el pedido.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces en el lugar al menos un día antes. Lleva cables alargadores, regletas y cubremangueras suficientes: los enchufes suelen quedar demasiado lejos del punto de demostración.
- Programa el montaje con varias horas de margen. Primero descarga mesas y sillas, después coloca el mostrador de registro y los stands, y deja para el final el putting green, la demostración y la señalización de entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de golf?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el espacio y fija la fecha; durante las últimas 2 semanas confirma expositores, inscripciones, catering, materiales impresos y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una feria de golf?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar el catering, preparar el registro y compartir la información final con los expositores.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de golf?
- Calcula entre 3 y 4 horas para un montaje de tamaño medio. Reserva más tiempo si hay muchos stands o una demostración con proyector, sonido y putting green, y comprueba el acceso antes de llevar todo el material.
- ¿Qué se suele olvidar en una feria de golf?
- Lo que más se olvida son los cables, las regletas, la señalización de aparcamiento y el material de registro. Haz un inventario 48 horas antes y vuelve a comprobarlo al cargar el vehículo, incluyendo pelotas, palos, tarjetas de puntuación y material de putting.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!