Organiser un salon du golf, étape par étape

Un salon du golf se prépare d’abord comme un parcours visiteur : exposants confirmés, inscriptions ouvertes, stands lisibles, puis démonstrations et accueil sur place. Commencez par fixer la date et les horaires, avant de réserver l’espace et de construire le programme. Prévoyez ensuite la circulation, le putting et les besoins techniques. Les oublis les plus fréquents concernent les informations envoyées aux exposants, les branchements et la mise en place du matériel le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Confirmer l’espace de stand auprès des exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Publier le programme du salon
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
2 personnes
10
Commander les imprimés
11
Concevoir la signalétique
12
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Envoyer les infos de parking
15
Vérifier les stocks
2 personnes
16
Récupérer les courses
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
19
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
20
Afficher le plan du stand
2 personnes
21
Installer les tables hautes
4 personnes
22
Placer des chaises près des stands
3 personnes
23
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
24
Monter la démonstration de golf
3 personnes
25
Dérouler le parcours de putting
2 personnes
26
Aménager le coin présentation
2 personnes
27
Brancher l'éclairage et les câbles
2 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
31
Préparer les badges et les listes de noms
2 personnes

Événement

32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Distribuer le programme
2 personnes
36
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
37
Animer les clinics de golf
2 personnes
38
Animer le concours de putting
2 personnes
39
Annoncer les présentations
40
Gérer la technique de présentation
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet et la table à café
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
47
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
48
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
49
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

50
Faire le départ des exposants
3 personnes
51
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
52
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
55
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
3 personnes
57
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
58
Rapporter le matériel
3 personnes
59
Retourner les matériels de location
2 personnes
60
Ranger les courses restantes
2 personnes
61
Enregistrer les objets trouvés
62
Envoyer un message de remerciement aux exposants
63
Assurer le suivi des informations visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 24
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Tapis de puttingqté 2
Clubs de golfqté 12
Balles de golfqté 120
Coupes de puttingqté 4
Tapis de sortieqté 2
Tees de golfqté 200
Cartes de score du tournoiqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Drapeaux de golfqté 6
Bannièresqté 12
Marque-places de tableqté 24
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 180

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant d’inviter les exposants. Gardez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour décharger les tables et les chaises, installer le comptoir d’enregistrement et vérifier l’entrée.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis commandez le catering après avoir consolidé les réponses. Prévoyez un délai d’au moins 7 jours pour ajuster les quantités.
Dessinez l’agencement des stands avant de commander les imprimés et la signalétique. Indiquez l’emplacement de chaque exposant, des chaises, des tables hautes et du parcours de putting afin d’éviter les croisements.
Envoyez aux exposants un dossier pratique au plus tard 5 jours avant le salon : horaires d’arrivée, plan du stand, accès, parking et matériel prévu. Cela limite les demandes urgentes le jour précédent.
Testez la démonstration de golf et tout le matériel audiovisuel avant l’ouverture. Branchez ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones et haut-parleurs, puis sécurisez les rallonges avec des passe-câbles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du golf ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions, publier le programme, commander les imprimés et réserver le catering.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon du golf ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant la date du salon. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires, les badges et l’accueil.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoyez un premier dossier 5 jours avant l’événement, avec les horaires, le parking et le plan du stand. Renvoyez un rappel la veille avec l’heure d’accès au site et les consignes de déchargement.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du golf ?: Comptez au moins 2 heures avant l’ouverture pour acheminer le matériel, installer les stands, le comptoir d’enregistrement et le parcours de putting. Ajoutez 30 minutes pour tester les démonstrations et le son.

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