Zo organiseer je een goede doelenwandeling

Begin met het doelbedrag, het goede doel en een haalbare route. Reserveer daarna start en finish, controleer vergunningen en regel de betaalwijze voor donaties voordat je deelnemers uitnodigt. Tijdens de voorbereiding zit de meeste winst in een vooraf verkende route, een duidelijke vrijwilligersindeling en informatie die deelnemers op tijd ontvangen. Op de dag zelf werk je met vaste starttijden, zichtbare routepijlen en een apart veiligheidsplan voor kruisingen, rustpunten en pechgevallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelbedrag en goede doel vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
3
Wandelroute bepalen
3 personen
4
Route vooraf verkennen
3 personen
5
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
7
Verzekeringsgegevens controleren
8
Aanmeldformulier opstellen
2 personen
9
Betaalwijze voor donaties instellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Wandeling online publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
17
Starttijden en route delen
18
Weersverwachting controleren
19
Route en veiligheidsplan bevestigen
3 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Routebordjes voorbereiden
2 personen
25
EHBO-materialen controleren

Event

26
Startlocatie vrijmaken
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen neerzetten
3 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Donatietafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
34
Routebordjes plaatsen
4 personen
35
Rustpunt inrichten
3 personen
36
Start- en finishlijn markeren
2 personen
37
Veiligheidsvesten uitdelen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
39
Inschrijftafel bemannen
3 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Donaties registreren
2 personen
43
Openingstoespraak verzorgen
44
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
45
Routepost bemannen
4 personen
46
Rustpunt bemannen
3 personen
47
EHBO-post bemannen
2 personen
48
Water uitdelen
3 personen
49
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Finishers afvinken
2 personen
52
Finishers verwelkomen
2 personen
53
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
2 personen
56
Muziek en microfoon bedienen
57
Laatste wandelaars binnenhalen
3 personen
58
Slotwoord verzorgen
59
Donatieopbrengst veiligstellen
2 personen

Nazorg

60
Routebordjes verwijderen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen controleren en opslaan
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Donatiebedrag overmaken
2 personen
69
Bedankbericht versturen
2 personen
70
Foto's en uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Route en veiligheid

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 120
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Stappentellersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Catering

Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startbord
Finishbord
Informatiebordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 150
Routekaartenaantal 150
Donatiebussenaantal 3
Kassadozenaantal 2
Bonboekjesaantal 3
Tapeaantal 8
Stiftenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg de route minstens één keer volledig te voet af voordat je haar publiceert. Noteer kruisingen, smalle doorgangen, rustpunten en plekken waar routepijlen, afzetlint of verkeerskegels nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en eventuele verkeersmaatregelen zodra de route en datum vaststaan. Controleer ook de verzekeringsgegevens; een aanvraag die pas enkele weken voor de wandeling begint, kan te laat komen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijden, route, bereikbaarheid, wat ze meenemen, de betaalwijze voor donaties en een contactnummer voor problemen onderweg.
Maak niet alleen een vrijwilligerslijst, maar deel de wandeling op in posten: ontvangst, start, routebegeleiding, finish, EHBO en opruimen. Geef elke post een tijdstip, een aanspreekpunt en zo nodig een portofoon of powerbank.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet bij de start een plan klaar voor regen of donker weer, met partytenten, ledlampen, zaklampen, reddingsdekens en een gecontroleerde EHBO-koffer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelenwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer start en finish, verken de route en vraag vergunningen of verkeersmaatregelen vroeg aan; open de inschrijving zodra de route en veiligheidsbasis vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelenwandeling?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per routepost en 2 mensen bij ontvangst en finish. Voeg bij drukke kruisingen extra begeleiding toe en plan minstens 1 EHBO-verantwoordelijke die niet tegelijk een andere post bemant.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor de wandeling?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wandeling en een korte weers- of route-update 24 tot 48 uur vooraf. Zo kunnen deelnemers hun starttijd, kleding en vervoer nog aanpassen.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een goede doelenwandeling?: Leg vóór de uitnodigingen de route en het veiligheidsplan vast. Gebruik routepijlen, reflecterende hesjes en waar nodig afzetlint of verkeerskegels; controleer de EHBO-koffers uiterlijk 1 week vooraf en wijs één centraal contact aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.