Organiser une marche caritative, étape par étape

Une marche caritative se prépare d’abord comme un projet de collecte, puis comme un parcours à sécuriser. Commencez par fixer le montant visé et l’association bénéficiaire avant de réserver les lieux, afin que les inscriptions et les dons reposent sur des règles claires. L’itinéraire, les autorisations et le plan de sécurité doivent être validés plusieurs semaines à l’avance. Les dernières journées servent surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et préparer le balisage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le montant cible et l’association bénéficiaire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Définir l'itinéraire de randonnée
3 personnes
4
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
5
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
6
Demander des mesures de circulation
2 personnes
7
Vérifier les informations d'assurance
8
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
9
Définir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la randonnée en ligne
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Partager les heures de départ et l'itinéraire
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer l’itinéraire et le plan de sécurité
3 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

26
Dégager le départ
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer la table de dons
2 personnes
32
Installer la table traiteur
3 personnes
33
Installer le matériel sonore
2 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
35
Aménager un espace de repos
3 personnes
36
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
37
Distribuer les gilets de sécurité
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes
39
Tenir la table d’inscription
3 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Enregistrer les dons
2 personnes
43
Prononcer le discours d'ouverture
44
Laisser partir les participants
3 personnes
45
Tenir le poste de route
4 personnes
46
Tenir le point de repos
3 personnes
47
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
48
Distribuer de l'eau
3 personnes
49
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Cocher les arrivants
2 personnes
52
Accueillir les finishers
2 personnes
53
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
2 personnes
56
Gérer la musique et le micro
57
Faire entrer les derniers marcheurs
3 personnes
58
Prononcer le discours de clôture
59
Sécuriser le produit des dons
2 personnes

Suivi

60
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Transférer le montant du don
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
70
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Nappesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Parcours et sécurité

Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 120
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Podomètresqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8

Catering

Pains de glaceqté 16
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Panneaux d'informationqté 4
Décoration de tableqté 6

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Boîtes de donsqté 3
Caissesqté 2
Carnets de ticketsqté 3
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixez l’objectif financier et le bénéficiaire avant de lancer la communication. Précisez dès le formulaire d’inscription le montant demandé, le mode de paiement des dons et la destination des fonds.
Bloquez les lieux de départ et d’arrivée avant de finaliser le parcours. Repérez l’itinéraire à l’avance et prévoyez un point de contrôle pour vérifier les traversées, les zones étroites et les endroits où poser des flèches ou du ruban de balisage.
Traitez les autorisations, déclarations et mesures de circulation plusieurs semaines avant la marche. Vérifiez aussi l’assurance : une autorisation administrative ne remplace pas la couverture de l’organisateur.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone. Prévoyez des personnes pour l’accueil, les inscriptions, le balisage, les points de passage et les premiers secours, avec des talkies-walkies ou des batteries externes si le parcours est étendu.
La veille, contrôlez la météo, confirmez l’itinéraire et préparez les listes, bracelets, numéros de départ, boissons refroidies et panneaux. Le matin même, vérifiez les trousses de premiers secours, les gilets réfléchissants et le fonctionnement des lampes ou de la sonorisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le départ et l’arrivée, obtenir les autorisations, sécuriser l’itinéraire et ouvrir les inscriptions au moins 4 semaines avant l’événement.
Quand faut-il définir l’itinéraire d’une marche caritative ?: Définissez un premier tracé environ 8 semaines avant la marche, puis repérez-le physiquement dans les 6 semaines précédentes. Faites une dernière confirmation 2 à 3 jours avant, notamment après une modification météo ou de circulation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une marche caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, puis 1 personne par point de passage ou de ravitaillement. Ajoutez une équipe de 2 personnes pour les premiers secours et gardez 1 ou 2 remplaçants pour les absences de dernière minute.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis les horaires de départ, l’itinéraire et les consignes de sécurité 5 à 7 jours avant. Renvoyez les éventuelles modifications la veille et affichez les mêmes informations au point de départ.

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