Checklist voor een goede doelenwandeling organiseren

Een goede doelenwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Leg eerst het doelbedrag, goede doel, start- en finishlocatie vast en controleer daarna vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen. Verken de route vooraf en werk een veiligheidsplan uit voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling, routebordjes, EHBO en een controle van het weer. Met deze checklist houd je de organisatie overzichtelijk en voorkom je dat belangrijke zaken op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doelbedrag en goede doel vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Wandelroute bepalen
3 personen
Route vooraf verkennen
3 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Aanmeldformulier opstellen
2 personen
Betaalwijze voor donaties instellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wandeling online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Starttijden en route delen
Weersverwachting controleren
Route en veiligheidsplan bevestigen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren

Event

Startlocatie vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Donatietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Veiligheidsvesten uitdelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Inschrijftafel bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Openingstoespraak verzorgen
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
EHBO-post bemannen
2 personen
Water uitdelen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers afvinken
2 personen
Finishers verwelkomen
2 personen
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Muziek en microfoon bedienen
Laatste wandelaars binnenhalen
3 personen
Slotwoord verzorgen
Donatieopbrengst veiligstellen
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's en uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Route en veiligheid

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 120
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Stappentellersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Catering

Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startbord
Finishbord
Informatiebordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 150
Routekaartenaantal 150
Donatiebussenaantal 3
Kassadozenaantal 2
Bonboekjesaantal 3
Tapeaantal 8
Stiftenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Reserveer de start- en finishlocatie voordat je de wandeling online publiceert. Controleer meteen waar je partytenten, tafels, stoelen, koffiezetapparaten en koelboxen kunt plaatsen.
Verken de volledige route vooraf en noteer kruisingen, smalle passages en plekken zonder duidelijke oriëntatie. Bereid routepijlen, afzetlint, verkeerskegels en reflecterende hesjes per routegedeelte voor.
Maak de vrijwilligersindeling niet pas op de ochtend zelf. Plan aparte mensen voor registratie, routebegeleiding, verkeerspunten, verzorging en de finish, en geef hen portofoons of telefoonnummers.
Stuur deelnemers de starttijden, route en praktische informatie vooraf toe en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding. Druk de deelnemerslijst en sorteer startnummers en polsbandjes uiterlijk de dag ervoor.
Controleer in de laatste dagen de weersverwachting, het veiligheidsplan en de EHBO-materialen. Leg ook zaklampen, powerbanks, reddingsdekens en extra verlichting klaar voor onverwachte vertraging of slecht zicht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelenwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Dan houd je tijd over voor de route, locatie, vergunningen of meldingen, verkeersmaatregelen, werving van vrijwilligers en het verwerken van aanmeldingen.
Wanneer moet ik een vergunning of melding voor een goede doelenwandeling regelen?: Controleer dit zodra de route en datum voorlopig vaststaan, idealiter 8 tot 10 weken voor de wandeling. De vereisten verschillen per gemeente en kunnen gevolgen hebben voor verkeersmaatregelen en de route.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelenwandeling?: Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar plan naast de organisatie minimaal één vrijwilliger per belangrijk verkeers- of routepunt. Voeg mensen toe voor registratie, start, finish, verzorging en een mobiele achtervang.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor de wandeling?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen vooraf en vermeld starttijden, route, bereikbaarheid, donatiewijze en contactgegevens. Bevestig route en veiligheidsplan nogmaals zodra de weersverwachting bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.