Zo organiseer je een goede doelen barbecue

Begin niet met boodschappen doen, maar met het doel en de donatiemethode. Leg daarna datum, locatie en voorzieningen vast, zodat je weet hoeveel gasten, tafels en vrijwilligers nodig zijn. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en wijs taken toe voordat de voorbereidingen starten. Op de dag zelf draait alles om een droge opstelling, gekoeld eten, een duidelijk donatiepunt en voldoende tijd voor opbouw en controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Doel en donatiemethode bepalen
2 personen
3
Partytent en tafels reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
8
Donatiebord en QR-code maken
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
13
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
14
Sauzen en brood klaarzetten
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Servies en bestek sorteren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Barbecue en werktafels plaatsen
3 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Buffet en donatiepunt inrichten
2 personen
25
Toilet- en afvalpunten controleren

Event

26
Barbecue aansteken
2 personen
27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Donaties registreren
2 personen
29
Dranken uitgeven
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Salades en brood serveren
2 personen
32
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
33
Barbecuegerechten serveren
3 personen
34
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
35
Servies afruimen
2 personen
36
Laatste donaties verwerken
2 personen
37
Barbecue veilig doven
2 personen

Nazorg

38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
41
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen drogen en inventariseren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Donatiebedrag overmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 100
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 5
Aluminium bakjesaantal 10
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Donatiebord
QR-codebordaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Vloertrekker

Catering

Boodschappen

Tips

Koppel de aanmelding direct aan het aantal eters en vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit. Zo kun je vlees, vegetarische producten en bijgerechten gericht inkopen en voorkom je last-minute aanpassingen.
Regel de donatiemethode vóór je uitnodigingen verstuurt. Zet het donatiebord en QR-codebord bij de ingang of het buffet en test de QR-code minimaal 48 uur vooraf met twee telefoons.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste gasten komen: zet partytenten, tafels en stoelen eerst neer, plaats daarna barbecue en werktafels en hang pas als laatste verlichting en decoratie op. Controleer vooraf of de ondergrond vlak en stevig genoeg is.
Houd rauwe producten gekoeld tot vlak voor het grillen. Gebruik koelboxen met koelelementen, bereid groenten en salades op aparte snijplanken en zet sauzen en brood pas neer wanneer het buffet opent.
Wijs één vrijwilliger aan voor toilet- en afvalpunten en één voor het donatiepunt. Controleer beide punten vóór de start en nogmaals halverwege; juist daar ontstaan snel volle bakken, lege rollen of onduidelijkheid over betalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelen barbecue organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie, doel en donatiemethode. Verstuur de uitnodigingen vervolgens ongeveer 3 weken voor de barbecue, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers op tijd kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een goede doelen barbecue?: Reken bij een kleinschalige barbecue op minimaal 1 vrijwilliger per hoofdtaak: ontvangst en donaties, barbecue, buffet, drank en opruimen. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor de opbouw en 2 voor het afbouwen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een goede doelen barbecue?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, vegetarische producten en gekoelde dranken op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet alles direct in koelboxen of koelkasten en controleer de temperatuur voordat je gaat opbouwen.
Hoe richt ik een donatiepunt in bij een barbecue voor het goede doel?: Zet het donatiebord en QR-codebord op een zichtbare plek bij de ingang of het buffet, met korte uitleg over het doel. Test de QR-code uiterlijk 48 uur vooraf en wijs tijdens de barbecue één vrijwilliger aan die vragen en betalingen opvangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.