Ein Benefiz-Barbecue Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefiz-Barbecue müssen Spendenaktion und Grillfest gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Ort, Spendenziel und Zahlungsweg fest; danach folgen Reservierungen, Einladungen und die Helferplanung. Zwei bis drei Wochen vorher klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einkäufe. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Kühlung, Grill, Buffet und Spendenstelle sollten getrennt, aber gut erreichbar stehen. Plane außerdem früh für Wetter, Beleuchtung, Toiletten und Abfall – diese Punkte werden besonders häufig zu spät bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Ziel und Spendemethode festlegen
2 Personen
3
Partyzelt und Tische reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige den Aufgaben zuordnen
2 Personen
8
Spendenplakat und QR-Code erstellen
9
Anmeldungen bestätigen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Fleisch und vegetarische Produkte kühlen
2 Personen
13
Gemüse und Salate vorbereiten
3 Personen
14
Soßen und Brot bereitstellen
2 Personen
15
Getränke kalt stellen
2 Personen
16
Geschirr und Besteck sortieren
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Ort und Untergrund überprüfen
2 Personen
19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Grill und Arbeitstische aufstellen
3 Personen
22
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Buffet und Spendenstelle einrichten
2 Personen
25
Toiletten- und Abfallstellen kontrollieren

Event

26
Grill anzünden
2 Personen
27
Gäste empfangen
3 Personen
28
Spenden erfassen
2 Personen
29
Getränke ausgeben
2 Personen
30
Getränke nachfüllen
2 Personen
31
Salate und Brot servieren
2 Personen
32
Barbecuegerichte zubereiten
3 Personen
33
Grillgerichte servieren
3 Personen
34
Buffet zwischendurch auffüllen
2 Personen
35
Geschirr abräumen
2 Personen
36
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
37
Grill sicher löschen
2 Personen

Nachbereitung

38
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
39
Partyzelte abbauen
4 Personen
40
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
41
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
42
Location reinigen
3 Personen
43
Materialien trocknen und inventarisieren
2 Personen
44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Spendenbetrag überweisen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6

Ausstattung

GrillfestAnz. 2
GasflaschenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 5
AluschalenAnz. 10
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 50
Spendentafel
QR-Code-SchildAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
PutzeimerAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Bodenabzieher

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Spendenziel und die Spendenmethode fest, bevor du Einladungen verschickst. Der QR-Code und das Spendenplakat sollten spätestens eine Woche vor dem Barbecue fertig und an der Spendenstelle sichtbar sein.
Reserviere Festzelt, Klapptische und Klappstühle mindestens drei bis vier Wochen vorher. Prüfe zusätzlich, ob der Untergrund eben ist und ob bei Regen genug trockene Fläche für Buffet und Sitzplätze bleibt.
Schließe die Anmeldung fünf bis sieben Tage vor dem Termin und frage dabei Ernährungswünsche ab. So kannst du Fleisch, vegetarische Produkte, Salate und Brot passend einkaufen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
Plane für jede Aufgabe eine verantwortliche Person und teile die Helfer in Schichten ein. Für Aufbau, Grill, Buffet, Spendenstelle und Abbau brauchst du jeweils eine klare Übergabe, damit niemand gleichzeitig an zwei Stellen fehlen muss.
Stelle Kühlboxen und Kühlelemente schon vor dem Aufbau bereit und kühle Fleisch, vegetarische Produkte und Getränke getrennt. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und kontrolliere am Veranstaltungstag Beleuchtung, Verlängerungskabel, Gasflaschen, Toiletten und Abfallbehälter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefiz-Barbecue planen?: Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Datum, Ort, Spendenziel und Reservierungen. Die Einladungen sollten zwei bis drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefiz-Barbecue?: Plane mindestens eine Person für die Anmeldung und Spendenstelle, zwei für den Grill, zwei für Buffet und Getränke sowie drei bis vier Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei mehr als 30 Gästen sind Schichten von etwa zwei Stunden sinnvoll.
Wie viel Essen und Getränke braucht man pro Gast?: Rechne bei Erwachsenen mit etwa 250 bis 300 Gramm Grillgut und zwei bis drei Getränken im ersten Stundenabschnitt, danach ungefähr einem Getränk pro Stunde. Vegetarische Portionen solltest du anhand der Anmeldungen plus etwa 10 Prozent Reserve einplanen.
Wann sollte man das Wetter für das Benefiz-Barbecue prüfen?: Prüfe die Vorhersage am Vortag und erneut am Veranstaltungsmorgen. Bei Regen oder starkem Wind müssen Zelt, Tische, Stromversorgung, Buffet und Sitzplätze spätestens zwei bis drei Stunden vor Beginn angepasst werden.

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