Zo organiseer je een gezondheidslezing

Een gezondheidslezing organiseren begint niet met de catering, maar met een geschikte zaal, een bevestigde spreker en een helder programma. Plan daarna de uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers op tijd kent. Regel de presentatie en test beeld en geluid ruim vóór de bijeenkomst. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, goed zicht op het scherm en een rustige overgang van lezing naar hapjes en drankjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Spreker bevestigen
3
Programma opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Presentatie ontvangen
9
Techniek testen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Routebeschrijving versturen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Programma's printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Vers fruit voorbereiden
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

19
Zaal openen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen neerzetten
3 personen
22
Presentatietafel inrichten
2 personen
23
Projectie aansluiten
2 personen
24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Spreker ontvangen
29
Bezoekers registreren
3 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Opening verzorgen
32
Lezing begeleiden
2 personen
33
Vragenronde begeleiden
2 personen
34
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Spreker bedanken
38
Bezoekers uitchecken
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

40
Buffet opruimen
3 personen
41
Apparatuur afbreken
2 personen
42
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Geleende apparatuur terugbrengen
2 personen
47
Overgebleven voorraad opslaan
48
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kledingrek
Spreektafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Luidsprekerset
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Plantenaantal 4
Welkomsbord

Communicatie

Naamkaartjesaantal 60
Programmakaartenaantal 60
Pijlbordenaantal 6
Pennensetsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de spreker voordat je het programma en de uitnodiging definitief maakt. Vraag de presentatie uiterlijk één week vooraf op, zodat je de inhoud op de laptop kunt openen en de juiste aansluitingen kunt testen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de lezing af. Gebruik de definitieve lijst om naamkaartjes, programmakaarten, catering en dieetwensen op aantallen af te stemmen; houd de lijst ook bij de registratietafel.
Plan de techniek niet op het laatste moment. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, presentatieklikker en draadloze microfoon minimaal één dag vooraf en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Richt de zaal eerst in op zicht en verstaanbaarheid: zet stoelen naar het scherm, plaats de spreektafel goed zichtbaar en controleer vanuit de achterste rij of de presentatie leesbaar is. Zet de presentatietafel daarna pas klaar met laptop en klikker.
Zet ontvangst en pauze apart van de lezing klaar. Open de zaal op tijd, plaats het welkomstbord en pijlborden, leg pennen bij de registratietafel en zet vers fruit, hapjes en koude dranken pas kort voor de start klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezondheidslezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal en spreker. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de lezing en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het programma af.
Wanneer moet je de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 1 week vooraf op. Open het bestand daarna op de laptop en test minimaal 1 dag vóór de lezing de beamer, het scherm, de HDMI-kabel en de presentatieklikker.
Hoeveel catering heb je nodig voor een gezondheidslezing?: Bestel op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel een kleine reserve mee. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding of ten minste 5 dagen vooraf, zodat je fruit, hapjes en dranken passend kunt voorbereiden.
Hoe vroeg moet je de zaal openen voor een gezondheidslezing?: Open de zaal ongeveer 60 tot 90 minuten vóór de start. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, registratie, programmakaarten, buffet, projectie en een volledige geluidstest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.