Einen Gesundheitsvortrag Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal und bestätige die Referenten möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wie viel Zeit jeder Vortrag einschließlich Fragen benötigt.
• Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Vortrag. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Catering rechtzeitig abgleichen.
• Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher anschließend einmal mit den tatsächlichen Dateien.
• Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Teilnehmerliste, Namensschilder, Programmkarten und Wegweiser sollten dann bereits am Registrierungstisch bereitliegen.
• Stelle Getränke spätestens 1 Stunde vor Einlass kalt und bereite Obst, Snacks und Buffet vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Rechne für den Aufbau des Saals und der Projektion mindestens 60 bis 90 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitsvortrag organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal und Referenten. Vier Wochen vor dem Termin können die Einladungen verschickt werden, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.

Wann sollte man die Technik für einen Gesundheitsvortrag testen?

Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vorher an und teste die gesamte Technik einmal mit diesen Dateien. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kurzer Test von Mikrofon, Ton und Projektion, mindestens 60 Minuten vor dem Einlass.

Wie lange vor Beginn sollte der Saal geöffnet werden?

Öffne den Saal etwa 60 Minuten vor Beginn, wenn Tische, Stühle, Registrierungstisch und Präsentationstisch aufgebaut werden müssen. Die Registrierung sollte mindestens 30 Minuten vor dem Vortrag starten.

Wann muss das Catering für einen Gesundheitsvortrag bestellt werden?

Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige dabei die bestätigte Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.

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