Zo organiseer je een gezondheidsbeurs

Begin met de locatie en datum; pas daarna kun je standhouders, sprekers en bezoekers goed inplannen. Werk vervolgens de zaalindeling en het programma uit, zodat duidelijk is waar elke stand en workshop komt. Publiceer het aanmeldformulier op tijd en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week draait alles om bevestigingen, drukwerk, techniek en materialen. Op de dag zelf heb je een vaste opbouwvolgorde nodig: eerst de ruimte, daarna de stands, registratie en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Zaalindeling uitwerken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Sprekers vastleggen
2 personen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhoudersinformatie versturen
12
Catering reserveren
13
Drukwerk bestellen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Workshopmaterialen controleren
2 personen
16
Techniek testen
2 personen
17
Routebeschrijving publiceren
18
Bezoekerslijst printen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Standwanden opbouwen
4 personen
26
Standhouders ontvangen
2 personen
27
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Podium en scherm opstellen
3 personen
31
Microfoons en presentatie testen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Gezonde snacks klaarzetten
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
35
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Programma uitdelen
2 personen
38
Informatiemateriaal aanvullen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Workshop ademhaling begeleiden
2 personen
42
Workshop gezonde voeding begeleiden
2 personen
43
Lezing slaap en herstel begeleiden
2 personen
44
Proeverij klaarzetten
2 personen
45
Proeverij serveren
3 personen
46
Avondprogramma aankondigen
47
Panelgesprek begeleiden
3 personen
48
Vragen van bezoekers verzamelen
49
Laatste rondes aankondigen
50
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
51
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

52
Servies verzamelen
3 personen
53
Afval scheiden
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Standwanden afbreken
4 personen
56
Techniek uitschakelen
2 personen
57
Keuken schoonmaken
3 personen
58
Zalen schoonmaken
4 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Restanten controleren
2 personen
61
Materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven eten verdelen
2 personen
63
Deelnemersmail versturen
64
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalie
Presentatietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 26

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoonbatterijenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Karaffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Roll-up bannersaantal 6
Themapostersaantal 20
Plantenaantal 12
Decoratieve doekenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 14

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12

Sportmateriaal

Yoga mattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Fitnessballenaantal 10
Kegelsaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de zaalindeling zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Reserveer per stand een beurstandtafel en houd aparte loopruimte vrij naar de registratiebalie, workshops en uitgang.
Leg sprekers en workshops vast voordat je het programma publiceert. Plan technische tests uiterlijk één dag vooraf met projector, scherm, microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlengkabels.
Verstuur standhoudersinformatie uiterlijk een week voor de beurs. Vermeld daarin aankomsttijd, opbouwplek, tafelmaat, beschikbare stroom en de route naar de locatie; die gegevens worden vaak te laat nagevraagd.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters enkele dagen voor het evenement door aan de catering. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, karaffen en drinkglazen pas klaar nadat de stands staan.
Maak badges, bezoekerslijst en registratiebalie vóór de locatie opent. Test laptops en stroom met stekkerdozen, zet dranken gekoeld klaar en wijs vrijwilligers vooraf een taak en tijdstip toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een gezondheidsbeurs?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken van tevoren met locatie, datum, standhouders en sprekers. Publiceer het programma en aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de beurs, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet je standhouders voor een gezondheidsbeurs benaderen?: Benader standhouders ongeveer 12 weken vooraf en vraag binnen 2 weken om een bevestiging. Stuur de praktische informatie, zoals opbouwtijd, tafelindeling en stroomvoorziening, uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
Hoe deel je een gezondheidsbeurs in?: Plaats de registratiebalie bij de ingang en geef elke stand minimaal één tafel met duidelijke loopruimte eromheen. Houd workshops en lezingen op een plek waar stoelen, projector, scherm en microfoons kunnen blijven staan zonder de bezoekersroute te blokkeren.
Wanneer test je de techniek voor een gezondheidsbeurs?: Test projector, scherm, microfoons, luidsprekers en mengpaneel uiterlijk één dag vooraf op de locatie. Controleer op de beursdag opnieuw alle aansluitingen en leg reservebatterijen voor de handmicrofoon klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.