Organiser un salon de la santé étape par étape
Un salon de la santé se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme un programme. Commencez par confirmer le lieu et la date, avant de répartir la salle entre stands, ateliers, accueil et circulation. Réservez ensuite les exposants et les intervenants, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour anticiper les besoins alimentaires et l’affluence. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller le matériel, la technique, les badges et les rôles de chacun.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 5
Établir le programme
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Envoyer les informations aux exposants
- 12
Réserver le catering
- 13
Commander les imprimés
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
- 16
Tester la technique
2 personnes
- 17
Publier l’itinéraire
- 18
Imprimer la liste des visiteurs
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Monter les cloisons de stand
4 personnes
- 26
Accueillir les exposants
2 personnes
- 27
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
- 28
Installer la signalétique
2 personnes
- 29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 30
Installer la scène et l’écran
3 personnes
- 31
Tester les microphones et la présentation
2 personnes
- 32
Mettre en place le point café
2 personnes
- 33
Préparer des en-cas sains
2 personnes
- 34
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 35
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 37
Distribuer le programme
2 personnes
- 38
Ravitaillement en matériel d’information
2 personnes
- 39
Servir le café et le thé
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Animer l’atelier de respiration
2 personnes
- 42
Animer l’atelier d’alimentation saine
2 personnes
- 43
Animer la conférence sommeil et récupération
2 personnes
- 44
Préparer la dégustation
2 personnes
- 45
Servir la dégustation
3 personnes
- 46
Annoncer le programme du soir
- 47
Animer le débat
3 personnes
- 48
Recueillir les questions des visiteurs
- 49
Annoncer les derniers tours
- 50
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 51
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 53
Trier les déchets
3 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 55
Démonter les parois du stand
4 personnes
- 56
Éteindre la technique
2 personnes
- 57
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 58
Nettoyer les salles
4 personnes
- 59
Rassembler les objets trouvés
- 60
Vérifier les restes
2 personnes
- 61
Retourner les matériels
2 personnes
- 62
Distribuer les restes
2 personnes
- 63
Envoyer l’e-mail aux participants
- 64
Partager les photos avec autorisation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de stand d’expositionqté 18
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 180
- Tabourets de barqté 12
- Comptoir d'inscription
- Table de présentationqté 2
- Poubellesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 26
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Piles pour microphone mainqté 12
Vaisselle
- Verres à boireqté 220
- Tasses à caféqté 120
- Plateauxqté 120
- Assiettesqté 220
- Couvertsqté 220
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 16
- Carafesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Pains de glaceqté 16
Décoration
- Bannières roll-upqté 6
- Affiches thématiquesqté 20
- Plantesqté 12
- Tissus décoratifsqté 8
- Supports de badges nominatifsqté 80
- Panneaux indicateursqté 14
Éclairage
- Projecteurs LED de chantierqté 8
- Lampes d'ambianceqté 12
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 30
- Bandes de résistanceqté 30
- Ballons de fitnessqté 10
- Cônesqté 12
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Prévoyez la circulation avant de placer les stands : gardez un passage dégagé entre le comptoir d’inscription, les tables d’exposition et les espaces d’ateliers. Une salle trop chargée ralentit l’accueil dès la première heure.
- Fixez une date limite pour les exposants et les intervenants au moins 3 semaines avant le salon. Vous pourrez alors finaliser le programme, envoyer les consignes et repérer les besoins particuliers plutôt que modifier l’affiche au dernier moment.
- Ouvrez les inscriptions avec les informations pratiques déjà prêtes : horaires, itinéraire, programme et éventuelles contraintes alimentaires. Relancez les inscrits quelques jours avant l’événement pour réduire les absences et préparer une liste visiteurs fiable.
- Testez la technique dans la salle, pas seulement sur une table de bureau. Vérifiez le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges au moins la veille; prévoyez aussi des piles de rechange pour le microphone.
- Organisez l’installation avec une répartition précise des bénévoles : accueil, stands, ateliers, catering et rangement. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour monter les cloisons, installer les tables et chaises, mettre les boissons au frais et préparer les badges avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les exposants et les intervenants, puis de gérer les inscriptions, le programme, le catering et le matériel.
- Quand contacter les exposants pour un salon de la santé ?
- Contactez-les 8 à 10 semaines avant la date prévue. Demandez une confirmation écrite au plus tard 3 semaines avant afin de pouvoir attribuer les stands et envoyer les informations logistiques.
- Quand ouvrir les inscriptions à un salon de la santé ?
- Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le lieu, les horaires et une première version du programme confirmés. Arrêtez les inscriptions ou faites un point sur les effectifs 3 à 5 jours avant pour préparer l’accueil et le catering.
- Combien de temps avant faut-il tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un test complet la veille, puis une vérification rapide 1 à 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez notamment les microphones, les piles, le projecteur, les haut-parleurs, les multiprises et les rallonges.
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