Cómo organizar una feria de salud sin dejar cabos sueltos

Una feria de salud combina expositores, ponentes, talleres y atención al público, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza cerrando el lugar y la fecha, y después construye el programa alrededor de los espacios y recursos disponibles. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información para expositores deben quedar resueltas antes de la última semana. El día anterior, prueba la técnica y deja preparada la documentación de registro para que la apertura no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Confirmar ponentes
2 personas
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar información a los expositores
12
Reservar el catering
13
Encargar material impreso
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Comprobar los materiales del taller
2 personas
16
Probar la técnica
2 personas
17
Publicar la ruta
18
Imprimir la lista de visitantes
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar los materiales
3 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar las paredes del stand
4 personas
26
Recibir a los expositores
2 personas
27
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
28
Colgar señalización
2 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar el escenario y la pantalla
3 personas
31
Probar micrófonos y la presentación
2 personas
32
Montar el punto de café
2 personas
33
Preparar snacks saludables
2 personas
34
Instruir a los voluntarios
2 personas
35
Atender el mostrador de inscripciones
2 personas
36
Recibir a los visitantes
3 personas
37
Repartir el programa
2 personas
38
Reponer el material informativo
2 personas
39
Servir café y té
2 personas
40
Rellenar las bebidas
2 personas
41
Guiar el taller de respiración
2 personas
42
Guiar el taller de alimentación saludable
2 personas
43
Dirigir la charla sobre sueño y recuperación
2 personas
44
Preparar la degustación
2 personas
45
Servir la degustación
3 personas
46
Anunciar el programa de la noche
47
Moderación del panel de debate
3 personas
48
Recopilar preguntas de los visitantes
49
Anunciar las últimas rondas
50
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
51
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

52
Recoger la vajilla
3 personas
53
Separar residuos
3 personas
54
Recoger mesas y sillas
4 personas
55
Desmontar las paredes del stand
4 personas
56
Apagar la técnica
2 personas
57
Limpiar la cocina
3 personas
58
Limpiar las salas
4 personas
59
Recoger objetos perdidos
60
Comprobar sobrantes
2 personas
61
Devolver los materiales
2 personas
62
Repartir la comida sobrante
2 personas
63
Enviar el correo a los participantes
64
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas del stand ferialcant. 18
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registro
Mesa de presentacióncant. 2
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2
Mantelescant. 26

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Pilas para micrófono de manocant. 12

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Banners roll-upcant. 6
Pósters temáticoscant. 20
Plantascant. 12
Paños decorativoscant. 8
Portanombrescant. 80
Carteles direccionalescant. 14

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Luces decorativascant. 12

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Bandas de resistenciacant. 30
Pelotas de fitnesscant. 10
Conoscant. 12

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Define primero la distribución de la sala: reserva zonas diferenciadas para registro, stands, ponencias y talleres, y comprueba que las mesas, sillas y paredes de los stands caben sin bloquear el paso.
Confirma expositores y ponentes antes de publicar el programa. Envía a cada participante sus horarios, necesidades técnicas y materiales al menos 7 días antes.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y preparar la lista de visitantes. Imprime las acreditaciones y la lista definitiva el día anterior, no la mañana del evento.
Haz una prueba técnica completa con proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y cables 24 horas antes. Ten pilas de repuesto y regletas localizadas, porque suelen ser los elementos que se buscan demasiado tarde.
Calcula el montaje desde la hora de apertura del lugar: coloca primero mesas y sillas, después los stands y el registro, y deja bebidas, café, vasos y material de talleres preparados antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores, ponentes y talleres. Deja cerrados el lugar, la fecha y los participantes principales durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que publicar el programa de una feria de salud?: Publícalo al menos 3 semanas antes para que la gente pueda elegir sesiones y completar su inscripción. Envía la versión final a expositores y ponentes 7 días antes.
¿Cuándo se debe probar la técnica del evento?: Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela al abrir el lugar. Comprueba también las pilas de los micrófonos, los cables, las regletas y la conexión de cada portátil.
¿Cuándo se prepara el registro de visitantes?: Cierra la lista de visitantes el día anterior e imprime las listas y acreditaciones entonces. Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la apertura para montar el mostrador y ordenar el material de registro.

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