Zo organiseer je een gezamenlijk verjaardagsfeest

Begin minstens vier weken vooraf met de datum, gastenlijst en uitnodigingen. Verwerk de aanmeldingen in één overzicht en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je het buffet en de boodschappen daarop kunt afstemmen. Regel daarna de taart, indeling van tafels en stoelen en de verdeling van voorbereidend werk. Op de dag zelf werk je van ruimte naar eten: eerst inrichting en techniek, daarna koelen en klaarmaken, en pas dan ontvangst en serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Taart bestellen
5
Boodschappenlijst opstellen
6
Boodschappen doen
2 personen
7
Taart ophalen
8
Dranken koelen
9
Tafels opstellen
2 personen
10
Stoelen plaatsen
2 personen
11
Buffettafel inrichten
2 personen
12
Versiering ophangen
2 personen
13
Verlichting ophangen
2 personen
14
Muziek opstellen
15
Toilet voorbereiden
16
Afvalpunten plaatsen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Salades bereiden
2 personen
19
Broodjes beleggen
2 personen
20
Servies klaarzetten

Event

21
Verjaardagstaart klaarzetten
22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Jassen en cadeaus beheren
24
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Buffet aanvullen
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Gebak aansnijden
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Muziek bedienen
31
Afval verzamelen
32
Eten gekoeld bewaren

Nazorg

33
Restanten verpakken
2 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
36
Versiering verwijderen
2 personen
37
Apparatuur opruimen
2 personen
38
Afval wegbrengen
39
Ruimte schoonmaken
2 personen
40
Toilet schoonmaken
41
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Garderoberek

Servies

Bordenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Gebaksvorkjesaantal 40
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Taartmes
Thermoskannenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 5
Vazenaantal 4
Theelichthoudersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag in de uitnodiging om vóór een vaste datum te reageren en noteer per gast meteen een dieetwens. Zonder zo’n overzicht ontdek je vaak pas tijdens het buffet dat iemand niets kan eten.
Bestel de verjaardagstaart zodra het aantal gasten redelijk vaststaat, bij voorkeur minstens 10 dagen vooraf. Plan het ophalen op de dag zelf met voldoende koeltijd en zet het taartmes en de gebaksbordjes apart klaar.
Maak de boodschappenlijst na het sluiten van de aanmeldingen en splits die in houdbare producten, gekoelde dranken en verse hapjes. Koelboxen helpen wanneer de koelkast niet genoeg ruimte heeft voor alle dranken en salades.
Richt buffet en zitplaatsen niet pas bij binnenkomst in: zet tafels, stoelen en tafelkleden minstens 2 uur vooraf klaar. Plaats servies, serveerbestek en afvalpunten zo dat gasten niet door elkaar heen hoeven te lopen.
Test muziek, verlichting en verlengsnoeren vóór de eerste gast arriveert. Houd bij de ontvangst één plek vrij voor jassen en cadeaus en serveer de welkomstdrankjes voordat je de hapjes uitzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezamenlijk verjaardagsfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met datum, gastenlijst en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het feest, zodat je taart, boodschappen en dieetwensen tijdig kunt regelen.
Wanneer moet ik de taart voor een gezamenlijk verjaardagsfeest bestellen?: Bestel de taart bij voorkeur minstens 10 dagen vooraf, zodra je een betrouwbare inschatting van het aantal gasten hebt. Spreek het ophalen uiterlijk de dag ervoor af en houd ruimte vrij om de taart gekoeld te bewaren.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een gezamenlijk verjaardagsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast altijd alcoholvrije opties en koel de eerste voorraad uiterlijk 2 uur voor de ontvangst.
Wanneer zet ik het buffet klaar op een verjaardagsfeest?: Zet tafels, stoelen en het buffet ongeveer 2 uur vooraf klaar. Bereid warme of kwetsbare hapjes zo laat mogelijk en plaats gekoelde salades en dranken pas kort voor de gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.