Zo organiseer je een gemeentefestival zonder losse eindjes

Begin een gemeentefestival niet met het inkopen van spullen, maar met datum, locatie en het programma. Controleer daarna vergunningen, verzekering, stroom en bereikbaarheid voordat je artiesten en leveranciers definitief vastlegt. Werk met één aanmeldlijst, een duidelijke plattegrond en een draaiboek waarin per onderdeel een verantwoordelijke en tijdstip staat. In de laatste week draait alles om bevestigen: leveringstijden, vrijwilligers, weersverwachting, boodschappen en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Leveranciers reserveren
2 personen
6
Artiesten bevestigen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
2 personen
12
Programma online publiceren
2 personen
13
Route en bereikbaarheid delen
14
Plattegrond maken
2 personen
15
Stroompunten controleren
2 personen
16
Leveringstijden bevestigen
17
Weersverwachting volgen
18
Boodschappen bestellen
2 personen
19
Materialen controleren
3 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Draaiboek printen
22
Boodschappen ophalen
3 personen
23
Dranken koelen
3 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Locatie vrijmaken
4 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Podiumzone markeren
3 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffetten inrichten
4 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Drankpunt inrichten
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Verlichting aansluiten
2 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Wegwijzers plaatsen
2 personen
38
Programmafolders klaarleggen
2 personen
39
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers briefen
4 personen
41
Leveringen ontvangen
3 personen
42
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

43
Bezoekers welkom heten
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
2 personen
45
Programmafolders uitdelen
2 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Informatiestand bemensen
2 personen
48
Openingswoord verzorgen
2 personen
49
Optredens aankondigen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken uitgeven
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
58
Artiesten ontvangen
2 personen
59
Techniek tussen optredens bedienen
2 personen
60
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
61
Eindprogramma aankondigen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Bederfelijke restanten koelen
2 personen
65
Servies verzamelen
4 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
68
Partytenten afbreken
6 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Geluidsapparatuur demonteren
2 personen
71
Verlichting demonteren
2 personen
72
Locatie vegen
4 personen
73
Sanitair schoonmaken
2 personen
74
Koelboxen legen
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
3 personen
78
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Tafelkleedhoezenaantal 18
Afzethekkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Haspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Handmegafoon
Tijdklokkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Koelmattenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 4
Gemeentebannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 18
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 10
Ledbouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakdekselsaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Sportmateriaal

Spelmattenaantal 6
Pionnenaantal 24
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 10
Springtouwenaantal 10
Spelkaartenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Pionnenaantal 20

Registratie

Inschrijftafelsaantal 2
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Aanwezigheidslijstenaantal 10
Programmaboekjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig datum en locatie, controleer vergunningen en verzekering en reserveer daarna pas leveranciers en artiesten.
Maak het programma uitvoerbaar met tijdsblokken en reserveer ruimte voor op- en afbouw. Zet op de plattegrond niet alleen podia en publieksstromen, maar ook stroompunten, afzethekken, buffettafels en partytenten.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per activiteit. Zorg dat iedere ploeg minstens één aanspreekpunt heeft en deel route, bereikbaarheid en het programma vooraf digitaal.
Controleer techniek en stroom minstens 7 dagen vooraf op locatie. Test mobiele speakers, microfoons, het mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen en haspels samen; een losse kabel of ontbrekend stroompunt veroorzaakt snel vertraging.
Werk de laatste 48 uur met een korte controlelijst: leveringstijden bevestigen, boodschappen ophalen, dranken koelen, hapjes voorbereiden, naambadges en het gedrukte draaiboek klaarleggen. Volg de weersverwachting dagelijks en bepaal uiterlijk de dag ervoor wat je met partytenten en buitenopstelling doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gemeentefestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Voor grotere bezoekersaantallen of meerdere artiesten is 3 tot 6 maanden praktischer, zodat leveranciers en vrijwilligers nog beschikbaar zijn.
Wanneer moet je een vergunning voor een gemeentefestival aanvragen?: Controleer de aanvraagtermijn direct na het vastleggen van de locatie; gemeenten hanteren vaak minimaal 8 weken. Dien de aanvraag in zodra programma, bezoekersinschatting en plattegrond voldoende definitief zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gemeentefestival?: Plan per gelijktijdig onderdeel minimaal 2 vrijwilligers en voeg 1 coördinator per ploeg toe. Reken daarnaast op een aparte ploeg voor opbouw en afbouw, zodat publieksbegeleiding niet wegvalt wanneer er iets verplaatst moet worden.
Wanneer moet je de techniek van een gemeentefestival testen?: Controleer stroompunten en aansluitingen uiterlijk 7 dagen vooraf en test alle apparatuur opnieuw tijdens de opbouw. Reserveer minimaal 60 minuten voor een volledige geluidstest met microfoons, speakers en het mengpaneel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.