Gemeindefestival organisieren: So gehst du vor

Bei einem Gemeindefestival laufen Programm, Helfer, Verpflegung und Technik gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, kläre danach Genehmigungen und Versicherung und reserviere früh Lieferanten sowie Künstler. Erst wenn der Ablauf steht, verschickst du Einladungen und veröffentlichst Lageplan, Route und Erreichbarkeit. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferzeiten, gekühlte Getränke, geprüfte Materialien und ein ausgedruckter Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Genehmigungen prüfen
2 Personen
4
Versicherung prüfen
5
Lieferanten reservieren
2 Personen
6
Künstler bestätigen
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
12
Programm online veröffentlichen
2 Personen
13
Route und Erreichbarkeit teilen
14
Lageplan erstellen
2 Personen
15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
16
Lieferzeiten bestätigen
17
Wettervorhersage verfolgen
18
Einkäufe bestellen
2 Personen
19
Materialien prüfen
3 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Ablaufplan ausdrucken
22
Einkäufe abholen
3 Personen
23
Getränke kühlen
3 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Bühnenbereich markieren
3 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Buffets einrichten
4 Personen
31
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
32
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
33
Tontechnik anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Beleuchtung anschließen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Wegweiser aufstellen
2 Personen
38
Programmhefte auslegen
2 Personen
39
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
4 Personen
41
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
42
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

43
Besucher begrüßen
4 Personen
44
Anmeldungen erfassen
2 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
47
Informationsstand betreuen
2 Personen
48
Eröffnungsrede halten
2 Personen
49
Auftritte ankündigen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke ausgeben
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
58
Künstler empfangen
2 Personen
59
Technik zwischen den Auftritten bedienen
2 Personen
60
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
61
Abschlussprogramm ankündigen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
64
Verderbliche Reste kühlen
2 Personen
65
Geschirr sammeln
4 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
68
Partyzelte abbauen
6 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Tonanlage abbauen
2 Personen
71
Beleuchtung abbauen
2 Personen
72
Location fegen
4 Personen
73
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
74
Kühlboxen leeren
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
78
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren
80
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 6
StehtischeAnz. 8
TischdeckenhussenAnz. 18
AbsperrgitterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelrollenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Handmegafon
ZeitmesserAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 10
KühlmattenAnz. 12
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 4
GemeindebannerAnz. 6
TischdekorationAnz. 18
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sportmaterial

SpielmattenAnz. 6
KegelAnz. 24
SoftbälleAnz. 12
ReifenAnz. 10
SpringseileAnz. 10
SpielkartenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
KegelAnz. 20

Registrierung

AnmeldetischeAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
AnwesenheitslistenAnz. 10
ProgrammhefteAnz. 250
ArmbänderAnz. 250

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Versicherung nicht erst nach der Programmplanung. Prüfe beides direkt nach der Bestätigung von Datum und Ort, damit Auflagen noch in die Planung einfließen können.
Plane Helfer in zwei Schritten: zuerst Freiwillige rekrutieren, dann konkrete Schichten einteilen. Für Aufbau, Einlass, Buffet, Technik und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten statt einer allgemeinen Helferliste.
Veröffentliche Programm, Route und Lageplan erst, wenn Zeiten und Wege bestätigt sind. Drucke den Ablaufplan zusätzlich aus, weil am Veranstaltungstag nicht alle Helfer online nachsehen können.
Bestätige Lieferzeiten einige Tage vorher und prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Kabelrollen gemeinsam. Mobile Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Mikrofonständer benötigen einen festen Technikplatz mit erreichbarer Stromversorgung.
Bestelle Einkäufe rechtzeitig und bereite Getränke sowie Snacks in Etappen vor. Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher werden oft erst am Vortag vermisst, wenn Ersatz schwer zu organisieren ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gemeindefestival organisieren?: Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Künstler, Lieferanten und Freiwillige solltest du danach möglichst innerhalb der nächsten 2 bis 4 Wochen festlegen.
Wann sollte das Programm für ein Gemeindefestival veröffentlicht werden?: Veröffentliche das Programm etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Festival, sobald Künstler, Zeiten und Veranstaltungsort bestätigt sind. Teile gleichzeitig Route, Erreichbarkeit und Lageplan mit, damit Rückfragen rechtzeitig geklärt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Gemeindefestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Einlass, Verpflegung, Technik und Abbau. Für mehrere Schichten solltest du zusätzlich pro Bereich 2 bis 4 Freiwillige einteilen, damit niemand den gesamten Tag durchgehend eingesetzt wird.
Wann sollte man Getränke und Verpflegung vorbereiten?: Bestelle haltbare Einkäufe etwa 1 bis 2 Wochen vorher und bestätige frische Lieferungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Getränke kühlst du am Vortag; Snacks und Kaffeeutensilien bereitest du am Veranstaltungstag in klar getrennten Arbeitsabschnitten vor.

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