Zo organiseer je een gemaskerd bal

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; die bepalen hoeveel ruimte, catering en maskers je nodig hebt. Verstuur uitnodigingen zodra het masker- of dresscodethema vaststaat en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en eventuele naamkaartjes centraal. Plan daarna muziek, decoratie, catering en techniek, zodat je niet vlak voor de avond nog moet bestellen of testen. Werk op de dag zelf met een draaiboek: entree en garderobe eerst, daarna tafels en buffet, en houd de dansvloer vrij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Gastenlijst opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
9
Playlist controleren
10
Maskerthema bepalen
2 personen
11
Decoratie bestellen
12
Catering bestellen
13
Techniek testen
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Gastenlijst afdrukken
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Maskers sorteren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Vloer en entree controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Dansvloer vrijmaken
3 personen
26
Buffettafels inrichten
3 personen
27
Drankstation inrichten
2 personen
28
Garderobe inrichten
2 personen
29
Entreebalie inrichten
2 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Fotowand opbouwen
3 personen
32
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Microfoon testen
35
Muziek afspelen testen
2 personen
36
Hapjes uitstallen
3 personen
37
Borden en bestek klaarleggen
2 personen
38
Dranken klaarzetten
2 personen
39
Briefing entreepersoneel
3 personen
40
Briefing cateringteam
4 personen
41
Briefing muziekteam
2 personen
42
Deuren openen
3 personen
43
Gasten registreren
3 personen
44
Maskers uitdelen
2 personen
45
Garderobe beheren
2 personen
46
Welkomstdrank serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Welkomstwoord verzorgen
49
Dansprogramma starten
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Fotowand bemannen
55
Maskerwedstrijd begeleiden
2 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
57
Laatste dansronde aankondigen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen
59
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Eten en dranken opbergen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
70
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 10
Schalenaantal 12

Decoratie

Maskersaantal 75
Maskerstandaardsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 70
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Confettikanonnenaantal 6
Kunstbloemenaantal 12
Fotowanddoek
Fotopropsaantal 20
Prijsbekersaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Serveerwagensaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het maskerthema vast vóór je uitnodigingen ontwerpt. Geef gasten minimaal 3 weken om een passend masker te regelen en houd extra maskers achter de hand voor wie zonder komt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 7 dagen voor het bal door aan de catering. Voorzie naast dinerborden ook dessertborden, servetten en voldoende opscheplepels.
Test speakers en mengpaneel vóór de inrichting klaar is. Controleer minstens 2 uur voor ontvangst of muziek, microfoon en stroomaansluitingen werken, zodat je de dansvloer niet opnieuw hoeft open te breken.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet water, wijn en andere dranken enkele uren vooraf koud en richt een aparte plek in voor glazen, zodat de entree en het buffet niet vollopen.
Plan de entree als een apart onderdeel van het draaiboek. Zet garderoberekken, maskerstandaards en naamkaartjes klaar vóór de eerste gast arriveert en wijs één persoon aan voor ontvangst en aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gemaskerd bal organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en thema. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het bal, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een gemaskerd bal?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast de hele avond water klaar en koop extra als het bal langer dan 4 uur duurt.
Wanneer moet je de catering voor een gemaskerd bal bestellen?: Bestel de catering zodra je een redelijke gastenlijst hebt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het bal door.
Hoe richt je een locatie voor een gemaskerd bal in?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de gasten arriveren. Richt eerst entree en garderobe in, plaats daarna buffet- en dinertafels en maak als laatste de dansvloer en muziekhoek vrij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.