Organiser un bal masqué sans rien laisser au dernier moment
Un bal masqué se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, confirmer les invités, puis gérer les masques, le repas, la musique et la décoration. Le plan comprend 70 tâches et 56 fournitures pour suivre chaque étape sans improviser le jour même. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, le matériel audio, les verres et le tri des masques. Commence par le calendrier, puis réserve rapidement tout ce qui dépend du nombre de participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Faire les réservations
- 3
Établir la liste des invités
2 personnes
- 4
Concevoir les invitations
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Établir le programme musical
2 personnes
- 9
Vérifier la playlist
- 10
Définir le thème du masque
2 personnes
- 11
Commander la décoration
- 12
Commander le catering
- 13
Tester la technique
2 personnes
- 14
Imprimer le déroulé
- 15
Imprimer la liste des invités
- 16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 17
Trier les masques
2 personnes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
- 23
Installer les tables
4 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Dégager la piste de danse
3 personnes
- 26
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 27
Installer le point boisson
2 personnes
- 28
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 29
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
4 personnes
- 31
Monter le mur photo
3 personnes
- 32
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
- 33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 34
Tester le microphone
- 35
Tester la diffusion de musique
2 personnes
- 36
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 37
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
- 38
Préparer les boissons
2 personnes
- 39
Briefing du personnel d'entrée
3 personnes
- 40
Briefing de l’équipe traiteur
4 personnes
- 41
Briefing de l’équipe musique
2 personnes
- 42
Ouvrir les portes
3 personnes
- 43
Enregistrer les invités
3 personnes
- 44
Distribuer les masques
2 personnes
- 45
Gérer le vestiaire
2 personnes
- 46
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 48
Assurer le mot de bienvenue
- 49
Lancer le programme de danse
- 50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 53
Faire la vaisselle
2 personnes
- 54
Tenir le mur photo
- 55
Encadrer la compétition de masques
2 personnes
- 56
Assurer la remise des prix
2 personnes
- 57
Annoncer le dernier tour de danse
- 58
Raccompagner les invités
3 personnes
- 59
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Suivi
- 60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 62
Rassembler les déchets
3 personnes
- 63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 64
Retirer la décoration
3 personnes
- 65
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 67
Inventorier le matériel
2 personnes
- 68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 69
Ranger le stock restant
2 personnes
- 70
Évacuer les déchets
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Portantsqté 3
- Tabourets de barqté 6
- Tables de buffetqté 3
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Verres à eauqté 90
- Verres à vinqté 80
- Verres à champagneqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 10
- Saladiersqté 12
Décoration
- Masquesqté 75
- Supports de masquesqté 6
- Nappesqté 8
- Rond de servietteqté 70
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Canons à confettisqté 6
- Fleurs artificiellesqté 12
- Bannière pour photowall
- Accessoires photoqté 20
- Coupesqté 3
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphoneqté 2
- Pied de microphone
- Câbles audioqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Glacièresqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Pinces de cuisineqté 6
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 4
- Bacs à glaçonsqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
- Chariots de serviceqté 2
Nettoyage
- Aspirateur
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Poubellesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Envoie-les dès que possible, puis prévois un suivi des inscriptions afin de disposer d’un nombre fiable pour le catering, les tables et les chaises.
- Demande les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Transmets ensuite le récapitulatif au traiteur et garde une version imprimée pour l’accueil.
- Prépare les masques avant l’ouverture : trie-les par style ou taille et installe les supports dans un endroit visible. Cela évite une file d’attente à l’entrée et permet de repérer immédiatement les masques manquants.
- Teste les haut-parleurs et la table de mixage avant le jour du bal, puis vérifie la playlist en entier. Garde le déroulé imprimé avec la liste des invités pour que l’accueil et la musique ne dépendent pas d’un seul téléphone.
- Le jour même, ouvre le lieu assez tôt pour contrôler le sol et l’entrée, installer les tables et les chaises, puis dégager la piste de danse. Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée des premiers invités, car ces tâches prennent du temps au moment où tout le monde arrive.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un bal masqué ?
- Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations, recueillir les réponses et commander la décoration et le catering. Ajoute une semaine de marge si les masques ou le matériel technique doivent être fournis par un prestataire.
- Quand envoyer les invitations pour un bal masqué ?
- Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date, avec une échéance de réponse fixée 10 à 14 jours avant le bal. Tu auras ainsi le temps de confirmer les quantités de repas, les besoins alimentaires et le nombre de places assises.
- Combien de boissons prévoir par personne pour un bal masqué ?
- Pour la première heure, compte 2 à 3 verres par personne, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Prévois aussi de l’eau en quantité équivalente et refroidis les boissons avant l’ouverture du lieu.
- Quand installer la décoration et les masques ?
- Installe les tables, les nappes, les supports de masques et la décoration le jour même, au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Termine le tri des masques et le contrôle de l’entrée avant de lancer la musique et d’ouvrir l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !