Zo organiseer je een gemaskerd bal

Begin met de locatie, datum en muziekvoorziening; die bepalen hoeveel gasten je aankunt en hoe de avond loopt. Verstuur daarna uitnodigingen met dresscode, aanmeldformulier en vervoersinformatie, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd verzamelt. Werk vervolgens het programma uit met ontvangst, buffet, maskerswedstrijd en muziek. In de laatste week controleer je decoratie en maskers, bevestig je leveringen en maak je de zaal klaar met tafels, garderobe, verlichting en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziekvoorziening reserveren
3
Catering bestellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Dresscode communiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie versturen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Spelprogramma kiezen
2 personen
12
Prijs voor beste masker regelen
13
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
14
Dieetoverzicht afdrukken
15
Tafelschikking maken
2 personen
16
Menu- en allergenenkaart maken
2 personen
17
Decoratie controleren
2 personen
18
Maskers tellen
19
Muziek afspeellijst maken
2 personen
20
Wedstrijdformulier voorbereiden
21
Naamkaartjes schrijven
2 personen
22
Leveringen bevestigen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Techniek testen
2 personen
28
Materialen klaarzetten
3 personen
29
Locatie inspecteren
2 personen
30
Ruimte ventileren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Buffet klaarzetten
4 personen
34
Drankstation inrichten
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Verlichting installeren
2 personen
37
Versiering ophangen
4 personen
38
Fotoplek inrichten
2 personen
39
Garderobe inrichten
2 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Toiletten aanvullen
2 personen
42
Allergenen markeren
2 personen

Event

43
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
44
Gasten registreren
2 personen
45
Maskers uitdelen
2 personen
46
Garderobe beheren
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Buffet openen
2 personen
51
Buffet bijvullen
3 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Maskerwedstrijd begeleiden
2 personen
55
Prijs uitreiken
56
Muziek verzorgen
57
Vuile glazen verzamelen
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Afscheidstafel bemannen
2 personen
60
Garderobe afsluiten
2 personen
61
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Ruimte schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Geleende spullen verzamelen
2 personen
71
Spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Rechthoekige tafelsaantal 8
Hoge statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 3
Tafelrokkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 75
Dinervorkenaantal 75
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Maskersaantal 70
Gouden ballonnenaantal 30
Zwarte ballonnenaantal 30
Ballonnenpompaantal 2
Ballonnenlintaantal 2
Decoratieve verenaantal 50
Gouden tafellopersaantal 8
Zwarte servettenringenaantal 70
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Spiegelsaantal 3
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummerhoudersaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 8

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 6 weken vooraf en sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen voor het bal. Dan kun je de definitieve gastenlijst, dieetlijst, tafelschikking en naamkaartjes nog rustig afronden.
Plan de maskerswedstrijd vóór het dansgedeelte en leg het wedstrijdformulier, de prijs en een microfoon klaar. Kondig vooraf aan hoe gasten stemmen en reserveer ongeveer 15 minuten voor de uitslag.
Maak één overzicht voor catering met het definitieve aantal gasten, dieetwensen en allergenen. Druk de dieetlijst en menu- en allergenenkaart uiterlijk de dag ervoor af, in plaats van ze tijdens het buffet te reconstrueren.
Controleer techniek en stroom minstens 3 dagen vooraf: test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, LED-spots, lichtsnoeren, verlengkabels en stekkerdozen op de locatie.
Koel dranken en bereid hapjes niet pas bij aanvang. Zet koelboxen en ijsblokjesbakken klaar, bevestig alle leveringen 48 uur vooraf en houd minstens 60 minuten vóór ontvangst vrij voor opbouw en laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gemaskerd bal organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, muziekvoorziening en catering. Verstuur de uitnodigingen 6 weken vooraf en leg de definitieve gastenlijst 10 tot 14 dagen voor het bal vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een gemaskerd bal?: Verstuur ze ongeveer 6 weken voor de datum. Geef gasten minstens 3 weken om zich aan te melden en vraag meteen naar dieetwensen, dresscodebevestiging en vervoersbehoefte.
Hoeveel tijd heb je nodig om een gemaskerd bal op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, garderoberekken, decoratie, verlichting, techniek en catering. Houd daarnaast 60 minuten vrij voor het koelen van dranken, klaarzetten van hapjes en een geluidscheck.
Wanneer moet je de catering en dieetwensen voor een gemaskerd bal regelen?: Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 2 weken vooraf en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de cateraar. Controleer de levering nogmaals 48 uur voor het bal en leg allergeneninformatie klaar vóór de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.