Organiser un bal masqué sans rien laisser au hasard

Un bal masqué se prépare dans un ordre précis : commencez par le lieu, la sonorisation et le nombre d’invités, puis construisez le repas et le programme. Le formulaire d’inscription permet de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les présences avant de finaliser les tables. Prévoyez aussi un vrai suivi des masques, des badges, des livraisons et des branchements techniques. Les dernières heures servent surtout à refroidir les boissons, installer la décoration et préparer les en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver la sonorisation
3
Commander le catering
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Communiquer le dress code
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations de transport
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Choisir le programme de jeux
2 personnes
12
Prévoir le prix du meilleur masque
13
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
14
Imprimer l’aperçu du régime
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Créer le menu et la carte des allergènes
2 personnes
17
Vérifier la décoration
2 personnes
18
Compter les masques
19
Créer la playlist musicale
2 personnes
20
Préparer la feuille de match
21
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
22
Confirmer les livraisons
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Tester la technique
2 personnes
28
Préparer le matériel
3 personnes
29
Inspecter le lieu
2 personnes
30
Aérer la salle
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Mettre le buffet en place
4 personnes
34
Installer le point boisson
3 personnes
35
Raccorder le matériel audio
2 personnes
36
Installer l'éclairage
2 personnes
37
Suspendre la décoration
4 personnes
38
Aménager l’espace photo
2 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Installer la table d'inscription
2 personnes
41
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
42
Signaler les allergènes
2 personnes

Événement

43
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
44
Enregistrer les invités
2 personnes
45
Distribuer les masques
2 personnes
46
Gérer le vestiaire
2 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Servir les amuse-bouches
3 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Ouvrir le buffet
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Encadrer la compétition de masques
2 personnes
55
Remettre le prix
56
Fournir la musique
57
Rassembler les verres sales
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Tenir le stand d’adieu
2 personnes
60
Fermer le vestiaire
2 personnes
61
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer l’espace
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
71
Retourner les articles
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables rectangulairesqté 8
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 3
Jupes de tableqté 8
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Verres à champagneqté 75
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Couteaux à dînerqté 75
Fourchettes de tableqté 75
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Support pour ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Bougies LEDqté 30

Décoration

Masquesqté 70
Ballons dorésqté 30
Ballons noirsqté 30
Pompe à ballonsqté 2
Ruban à ballonsqté 2
Plumes décorativesqté 50
Chemins de table dorésqté 8
Ronds de serviette noirsqté 70
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Miroirsqté 3
Badges nominatifsqté 70
Porte-numéros de tableqté 8
Présentoirs de menuqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la sonorisation avant d’envoyer les invitations : comptez au moins 8 semaines pour un bal avec traiteur et équipement technique.
Indiquez le dress code dès l’invitation et demandez une confirmation au plus tard 3 semaines avant la soirée. Vous pourrez alors compter les masques, établir le plan de table et préparer les badges nominatifs.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. À ce moment-là, rassemblez les besoins alimentaires, imprimez l’aperçu du régime et finalisez le menu avec la carte des allergènes.
Testez les microphones, haut-parleurs, projecteurs LED, rallonges et multiprises au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Gardez les câbles hors des passages et vérifiez que la playlist fonctionne sans connexion internet.
Refroidissez les boissons le jour même et préparez les en-cas avant l’accueil. Gardez une réserve de glace dans les glacières et confirmez toutes les livraisons 24 heures à l’avance, plutôt qu’au moment de l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bal masqué ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, la sonorisation et le traiteur. Les invitations peuvent partir environ 6 semaines avant, avec une clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant la soirée.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un bal masqué ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le dress code et le lien d’inscription. Fixez une date limite de réponse située 2 à 3 semaines avant la soirée.
Combien de masques faut-il prévoir pour un bal masqué ?: Comptez au minimum un masque par invité confirmé, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour 60 invités, prévoyez donc 66 masques afin de couvrir les oublis et les masques endommagés.
Quand préparer le plan de table et le menu du bal masqué ?: Finalisez le menu et la carte des allergènes après la clôture des inscriptions, environ 10 jours avant l’événement. Établissez ensuite le plan de table et les badges une semaine avant, lorsque la liste des invités est stable.

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