Zo organiseer je een gebruikersconferentie

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je leveranciers of sprekers vastlegt. Reserveer daarna de locatie en regel techniek, catering en communicatie op basis van het verwachte aantal deelnemers. Sprekers hebben tijd nodig voor bevestiging en presentaties; vraag hun bestanden dus niet pas in de laatste week op. Werk de aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie doorlopend bij en plan op de dag zelf tijd voor een technische test en de opbouw van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers benaderen
4
Sprekers bevestigen
5
Presentaties opvragen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Aanmeldingen bijwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Dieetwensen doorgeven
11
Catering reserveren
12
Techniek reserveren
13
Parkeerinformatie versturen
14
Programma laten drukken
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Aanwezigheidslijst afdrukken
17
Presentaties verzamelen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Catering controleren
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Zaal openen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
2 personen
29
Beamer aansluiten
30
Microfoons testen
2 personen
31
Presentaties testen
2 personen
32
Verlichting controleren
33
Koffiepunt opbouwen
2 personen
34
Buffet opbouwen
3 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Dranken klaarzetten
2 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Toiletten controleren

Event

39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
43
Sprekers begeleiden
2 personen
44
Presentaties bedienen
45
Vragen uit de zaal begeleiden
46
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
47
Koffie en thee bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Dinerbuffet openen
3 personen
52
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Borden en bestek ophalen
3 personen
55
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
56
Netwerkborrel serveren
3 personen
57
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Buffet afbreken
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Techniek inpakken
2 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
70
Bedankbericht versturen
71
Foto's en presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Folieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Logo-bannersaantal 3
Ronde tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pijlbordenaantal 8
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast met blokken voor ontvangst, pauzes en afsluiting. Zo weet je hoeveel sprekers, stoelen, tafels, microfoons en catering je nodig hebt voordat je bestellingen doet.
Benader sprekers zodra datum en locatie bekend zijn en vraag de definitieve presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer daarna iedere presentatie op beeldverhouding, lettertypen, video’s en aansluitingen.
Gebruik de aanmeldingen als werkdocument: noteer per deelnemer aanwezigheid, dieetwensen en eventuele parkeerinformatie. Geef dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor het evenement door aan de cateraar, zodat wijzigingen niet bij de ontvangst ontstaan.
Test de presentatielaptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, microfoons en luidsprekers samen op locatie. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en zet kabels met gaffer tape vast voordat bezoekers binnenkomen.
Plan minimaal 90 minuten voor opbouw en controle. Zet eerst registratie- en buffettafels, daarna stoelen en statafels; leg naamkaartjes en de aanwezigheidslijst bij de registratietafel en koel dranken pas nadat de catering en koeling zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gebruikersconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, leg het programma vast en benader de sprekers; houd de laatste 7 dagen vrij voor presentaties, deelnemersaantallen en controles.
Wanneer moet je sprekers voor een gebruikersconferentie benaderen?: Benader sprekers zodra datum, locatie en voorlopige programmatijden vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Vraag bevestiging binnen 7 dagen en de definitieve presentatie uiterlijk 1 week voor de conferentie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een gebruikersconferentie?: Reken op minimaal 90 minuten voor een kleine conferentie en 2 tot 3 uur als je veel techniek of meerdere zaalopstellingen gebruikt. Test microfoons, beeld en geluid voordat de eerste deelnemer arriveert.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 3 werkdagen voor het evenement. Geef daarna het definitieve aantal en de soorten dieetwensen door, zodat de cateraar porties en labels kan voorbereiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.