Eine Benutzerkonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Benutzerkonferenz greifen Programm, Referenten, Anmeldungen, Technik und Catering ineinander. Beginnen Sie deshalb mit Termin, Format und Veranstaltungsort und arbeiten Sie dann rückwärts bis zum Veranstaltungstag. Besonders häufig fehlen am Ende bestätigte Präsentationen, aktuelle Ernährungswünsche oder passende Adapter für den Präsentationslaptop. Mit festen Fristen und einer kurzen Kontrolle vor Ort vermeiden Sie diese Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten ansprechen
- 4
Referenten bestätigen
- 5
Präsentationen anfordern
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Anmeldungen aktualisieren
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Diätwünsche weitergeben
- 11
Catering reservieren
- 12
Technik reservieren
- 13
Parkinformationen versenden
- 14
Programm drucken lassen
- 15
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 16
Anwesenheitsliste drucken
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Catering prüfen
- 22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 23
Saal öffnen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 28
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 29
Beamer anschließen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Präsentationen testen
2 Personen
- 32
Beleuchtung kontrollieren
- 33
Kaffeestation aufbauen
2 Personen
- 34
Buffet aufbauen
3 Personen
- 35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 36
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
Event
- 39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 40
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 43
Redner betreuen
2 Personen
- 44
Präsentationen betreuen
- 45
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 46
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 47
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 52
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Teller und Besteck abholen
3 Personen
- 55
Abschlusspräsentation halten
2 Personen
- 56
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
- 57
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Buffet abbauen
3 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Technik einpacken
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 65
Saal reinigen
3 Personen
- 66
Toiletten reinigen
2 Personen
- 67
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Fotos und Präsentationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 16
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- SchälchenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- FolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
Dekoration
- Logo-BannerAnz. 3
- Runde TischdekorationenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 8
- KlebestreifenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Termin und Programm zuerst fest und reservieren Sie die Location, bevor Sie Referenten verbindlich einladen. Planen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, damit Zusagen, Technik und Catering zusammenpassen.
- Fordern Sie Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und prüfen Sie jede Datei auf Format, Ton und Bild. Legen Sie alle Versionen zusätzlich auf dem Präsentationslaptop ab.
- Aktualisieren Sie die Anmeldungen laufend und erfassen Sie Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Geben Sie Änderungen spätestens 3 bis 5 Werktage vorher weiter, damit die richtige Menge und Auswahl bestellt wird.
- Testen Sie Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult gemeinsam mit dem Präsentationslaptop. Prüfen Sie dabei HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel und sichern Sie Kabel mit Gaffer Tape.
- Bereiten Sie Registrierungstisch, Namensschilder und Anwesenheitsliste am Vortag vor. Öffnen Sie den Saal mindestens 90 Minuten vorher, damit Tische, Stühle, Buffet und gekühlte Getränke nicht mit dem Einlass kollidieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Benutzerkonferenz organisieren?
- Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Location und Referenten bestätigen, Einladungen verschicken und Catering sowie Technik verbindlich reservieren.
- Wann sollten Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Setzen Sie eine Frist von 7 Tagen vor der Benutzerkonferenz. So bleibt Zeit, die Dateien zu prüfen, auf dem Präsentationslaptop zu speichern und fehlende Adapter oder Formate zu klären.
- Wie viele Stunden vorher muss der Saal vorbereitet werden?
- Planen Sie mindestens 90 Minuten für die Vorbereitung ein. Darin enthalten sind das Aufstellen von Klapptischen und Klappstühlen, der Techniktest, die Registrierung und die Kontrolle des Caterings.
- Bis wann muss man Ernährungswünsche an das Catering weitergeben?
- Übermitteln Sie die gesammelten Wünsche spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Konferenz. Aktualisieren Sie die Liste danach nur noch gezielt und informieren Sie das Catering sofort über kurzfristige Änderungen.
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