Zo organiseer je een galerieopening zonder last-minute stress

Begin een galerieopening niet met hapjes of decoratie, maar met het programma, de kunstenaarsinformatie en de beschikbare ruimte. Werk daarna in twee sporen: bezoekers uitnodigen en de tentoonstelling inhoudelijk en praktisch opbouwen. Plan vaste controlemomenten voor aanmeldingen, kunstwerken, wandindeling en techniek. De laatste uren gebruik je alleen voor ophangen, teksten, ontvangst en catering; niet meer voor beslissingen over de tentoonstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma bevestigen
2
Kunstenaarsinformatie verzamelen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma online publiceren
8
Catering reserveren
9
Dranken en hapjes bestellen
10
Aantallen bezoekers bijwerken
11
Kunstwerken controleren
2 personen
12
Wandindeling uitzetten
2 personen
13
Naambordjes ontwerpen
14
Teksten voor werken printen
15
Bewegwijzering printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Kunstwerken afleveren
2 personen
18
Ruimte grondig schoonmaken
3 personen
19
Wanden en ophangpunten markeren
2 personen
20
Techniek en verlichting testen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Kunstwerken ophangen
3 personen
23
Werkteksten bevestigen
2 personen
24
Entree en garderobe inrichten
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Buffet en bar inrichten
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
29
Hapjes presenteren
2 personen
30
Registratietafel klaarzetten
31
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

32
Galerie openen voor bezoekers
2 personen
33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Gastenlijst bijhouden
35
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Galerierondleidingen begeleiden
2 personen
39
Openingswoord verzorgen
40
Kunstenaars introduceren
41
Muziek afspelen
42
Toiletten controleren
43
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
44
Laatste bezoekers informeren
2 personen
45
Galerie afsluiten
2 personen

Nazorg

46
Buffet en bar afbouwen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
51
Kunstwerken retourneren
2 personen
52
Huurmaterialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen opbergen
54
Bezoekers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Servettenhoudersaantal 6

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Ladder
Accuboormachine
Waterpas
Meetlint
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtspotsaantal 6

Decoratie

Vaasjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Fotolijstenaantal 4
Kunstophanghakenaantal 60
Nylondraadaantal 2
Schildersstatievenaantal 4

Catering

Naamkaartjesaantal 80
Gastenboek
Pennenaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Menukaartenaantal 8
Prikkertjesaantal 200
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Tips

Leg de wandindeling minimaal 7 dagen vooraf uit in de ruimte. Markeer wanden en ophangpunten voordat de kunstwerken arriveren, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te monteren.
Verzamel kunstenaarsinformatie en werkteksten vóór je naambordjes en labels print. Houd een controlelijst bij met titel, naam en plaats van elk werk; één ontbrekende tekst valt tijdens de opening direct op.
Werk de bezoekersaantallen twee keer bij: eerst 7 dagen voor de opening en opnieuw 24 uur vooraf. Gebruik die aantallen voor hapjes, glazen, stoelen en garderoberuimte, en leg dieetwensen apart vast.
Test verlichting, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 2 uur voor aanvang. Controleer ook of een stopcontact niet tegelijk nodig is voor een koffiezetapparaat, waterkoker en geluidsinstallatie.
Richt entree en garderobe minstens 60 minuten voor ontvangst in. Zet bewegwijzering vanaf de ingang, naambordjes, water en glazen klaar; vul hapjes pas vlak voor de start aan zodat ze vers blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een galerieopening?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en kunstenaarsinformatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de opening en sluit de definitieve bezoekersaantallen 24 uur vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig bij een galerieopening?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker, plus water gedurende de hele avond. Bestel daarnaast ongeveer 4 tot 6 hapjes per persoon als de opening geen volledige maaltijd vervangt.
Wanneer hang je de kunstwerken op voor een opening?: Plan het ophangen op de dag vóór de opening of minimaal 4 uur vooraf als de ruimte al schoon en gemarkeerd is. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor werkteksten, verlichting en een controle vanaf bezoekershoogte.
Hoeveel stoelen en cocktailtafels heb je nodig bij een galerieopening?: Zet ongeveer 1 stoel per 5 tot 6 genodigden klaar als de opening vooral staand is. Plaats daarnaast 1 cocktailtafel per 8 tot 10 bezoekers en houd vrije looproutes rond de kunstwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.