Galerieeröffnung organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Galerieeröffnung müssen Kunst, Besucherführung und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum und Programm, kläre danach Künstlerinfos und Einladungen und plane Catering sowie Technik anhand der erwarteten Besucherzahl. In der letzten Woche geht es um Beschriftungen, Wandaufteilung und Liefertermine. Am Veranstaltungstag zählen ein sauberer Raum, korrekt gehängte Werke, getestete Beleuchtung und ein Eingang, an dem Garderobe und Namensschilder bereitliegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm bestätigen
2
Künstlerinformationen sammeln
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm online veröffentlichen
8
Catering reservieren
9
Getränke und Snacks bestellen
10
Besucherzahlen aktualisieren
11
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
12
Wandaufteilung abstecken
2 Personen
13
Namensschilder entwerfen
14
Texte für Arbeiten drucken
15
Beschilderung drucken
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Kunstwerke liefern
2 Personen
18
Raum gründlich reinigen
3 Personen
19
Wände und Aufhängepunkte markieren
2 Personen
20
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
23
Werbetexte bestätigen
2 Personen
24
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
26
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
29
Snacks präsentieren
2 Personen
30
Registrierungstisch aufbauen
31
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

32
Galerie für Besucher öffnen
2 Personen
33
Besucher empfangen
3 Personen
34
Gästeliste führen
35
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
36
Snacks servieren
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Galerieführungen begleiten
2 Personen
39
Eröffnungsrede halten
40
Künstler vorstellen
41
Musik abspielen
42
Toiletten kontrollieren
43
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
44
Letzte Besucher informieren
2 Personen
45
Galerie schließen
2 Personen

Nachbereitung

46
Buffet und Bar abbauen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Raum reinigen
3 Personen
49
Dekoration entfernen
2 Personen
50
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
51
Kunstwerke zurückgeben
2 Personen
52
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
53
Fundstücke aufbewahren
54
Besucher bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
StühleAnz. 30
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 80
WassergläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 6

Küche

ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 8
KannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Leiter
Akkuschrauber
Wasserwaage
Maßband
KabelbinderAnz. 50

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtspotsAnz. 6

Dekoration

VasenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 6
BilderrahmenAnz. 4
KunstaufhängerAnz. 60
NylondrahtAnz. 2
MalstaffeleienAnz. 4

Catering

NamensschilderAnz. 80
Gästebuch
StifteAnz. 12
GetränkespenderAnz. 3
SpeisekartenAnz. 8
SpießchenAnz. 200
KühlelementeAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3

Tipps

Lege die Wandaufteilung fest, bevor die Kunstwerke eintreffen. Markiere Aufhängepunkte und Positionen an den Wänden, damit das Aufhängen nicht erst beim Aufbau entschieden wird.
Verschicke Einladungen früh genug und führe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer aktuellen Liste. Aktualisiere die Besucherzahl spätestens einige Tage vor der Eröffnung, damit Catering, Gläser und Sitzplätze nicht nach Gefühl geplant werden.
Drucke Werktexte, Beschilderung und Namensschilder vor dem Veranstaltungstag. Kontrolliere jedes Werk und jeden Text gemeinsam, bevor etwas an die Wand kommt – fehlende Informationen fallen während des Empfangs besonders schnell auf.
Plane Technik und Beleuchtung als eigenen Test ein. Prüfe Lichtspots, Stimmungsleuchten, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens einmal vor dem Aufbau und halte die Kabel so, dass sie weder Eingang noch Laufwege blockieren.
Richte Eingang und Garderobe zuerst ein und stelle danach Cocktail- und Buffettische auf. Gläser, Teller, Servierzangen, Kannen und Kühlboxen gehören an feste Plätze; Snacks solltest du erst kurz vor Beginn vorbereiten, damit sie frisch bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Galerieeröffnung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlerinfos und Einladungen. Catering und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin reserviert beziehungsweise getestet werden.
Wie viele Getränke braucht man für eine Galerieeröffnung?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Bestelle zusätzlich alkoholfreie Optionen und plane Gläser für Wein und Wasser getrennt ein.
Wann sollte man Kunstwerke für die Eröffnung aufhängen?: Die Werke sollten spätestens am Vortag geliefert, geprüft und aufgehängt werden. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für Korrekturen, Beschriftungen und einen Beleuchtungstest statt für grundlegende Montagearbeiten.
Wie viel Catering braucht man bei einer Galerieeröffnung?: Für einen Empfang von etwa 2 Stunden reichen meist 6 bis 8 kleine Häppchen pro Person, ergänzt durch Snacks und Getränke. Passe die Menge an die bestätigten Anmeldungen an und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche.

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