Een galadiner organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het maximale aantal gasten en een passende zaal. Bepaal daarna het dinerconcept, stel het menu samen en leg leveranciers tijdig vast. Zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, houd je aanmeldingen en dieetwensen bij in één overzicht. De laatste fase draait om een sluitende tafelschikking, voldoende servies en glazen, gekoelde dranken en een keuken die op tijd kan werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlimiet vastleggen
2 personen
2
Zaal reserveren
3
Dinerconcept bepalen
2 personen
4
Menu samenstellen
2 personen
5
Leveranciers selecteren
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Tafelschikking opstellen
2 personen
11
Naamkaartjes ontwerpen
12
Menukaarten ontwerpen
13
Decoratieplan maken
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Servies aantallen controleren
16
Drankenlijst samenstellen
17
Definitieve gastenlijst maken
18
Dieetwensen aan keuken doorgeven
19
Naamkaartjes printen
20
Menukaarten printen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Dranken ophalen
2 personen
24
Houdbare voorraad controleren
2 personen
25
Koelruimte inrichten
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Groenten wassen en snijden
3 personen
28
Sausen en dressings maken
2 personen
29
Desserts voorbereiden
3 personen
30
Servies en glaswerk controleren
2 personen
31
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
32
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
33
Borden en bestek plaatsen
4 personen
34
Glazen klaarzetten
3 personen
35
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
36
Menukaarten plaatsen
2 personen
37
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
38
Licht en kaarsen opstellen
2 personen
39
Keukenwerkplekken inrichten
3 personen
40
Ingrediënten portioneren
3 personen
41
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
44
Garderobe inrichten
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Briefing bediening geven
2 personen

Event

47
Gasten ontvangen
4 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
50
Amuse serveren
4 personen
51
Voorgerecht serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Tafels tussendoor afruimen
4 personen
54
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
55
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
56
Tafels afruimen
4 personen
57
Dessert serveren
4 personen
58
Koffie en thee serveren
3 personen
59
Kaasplank aanvullen
2 personen
60
Garderobe bijhouden
61
Toiletten tussentijds controleren
62
Laatste drankronde serveren
3 personen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies voorsorteren
3 personen
66
Keuken schoonmaken
4 personen
67
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Servies afwassen
4 personen
70
Glaswerk reinigen
3 personen
71
Vloer en zaal schoonmaken
3 personen
72
Overgebleven voorraad inpakken
2 personen
73
Afval naar containers brengen
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
77
Eindcontrole van de zaal
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde dinertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Voorgerechtbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 150
Champagneglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 80
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koksmesaantal 4
Snijplankenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Bakken met dekselsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Pannenaantal 8
Ovenschalenaantal 8
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Keukenschortenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 80
Kandelaarsaantal 16
Ledkaarsenaantal 32
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gastenlimiet vast vóór je de zaal boekt. Het aantal ronde dinertafels, stoelen, servies- en glaswerk hangt daar direct van af; tel per gast een complete dinerbestekset en de geplande gangen mee.
Stuur uitnodigingen niet pas vlak voor het diner. Plan uiterlijk 4 weken vooraf een antwoordtermijn en geef de definitieve gastenlijst en dieetwensen daarna zo snel mogelijk aan de keuken door.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Print naamkaartjes en menukaarten minimaal 3 dagen vooraf, zodat je nog wijzigingen kunt verwerken zonder op de dag zelf te improviseren.
Controleer servies per onderdeel in plaats van alleen per gast: dinerborden, voorgerechtborden, dessertborden, soepkommen, waterglazen, wijnglazen en champagneglazen kunnen allemaal op een ander moment nodig zijn.
Richt de koelruimte en keuken vóór de ontvangst in. Haal verse producten en dranken op een afgesproken moment op en zet warmhoudbakken, serveerschalen en keukentangen klaar voordat de eerste gang begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galadiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, gastenlimiet, zaal en dinerconcept. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor het diner.
Hoeveel glazen heb je nodig voor een galadiner?: Reken minimaal één waterglas en één wijnglas per gast, plus champagneglazen als je champagne serveert. Tel voor praktische reserve 10 procent extra; bij 50 gasten zijn dat bijvoorbeeld 55 glazen per type.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef ze uiterlijk 7 dagen voor het galadiner door aan de keuken. Werk op de dag zelf met een definitieve lijst, inclusief het aantal gasten per dieet of allergie.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een galadiner?: Maak een eerste indeling zodra je ongeveer 80 procent van de aanmeldingen binnen hebt. Rond de tafelschikking af 10 tot 14 dagen vooraf en print de naamkaartjes pas nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.