Galadinner organisieren: der richtige Ablauf

Ein Galadinner steht und fällt nicht nur mit dem Menü, sondern mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Gästezahl und Saal fest, bevor du Catering, Ausstattung und Einladungen koordinierst. Danach folgen Menü, Lieferanten und Rückmeldungen der Gäste; erst dann lassen sich Mengen, Sitzordnung und Tischkarten zuverlässig planen. Die letzten Tage gehören der Kontrolle von Geschirr, Getränken, Kühlung und frischen Produkten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästelimit festlegen
2 Personen
2
Saal reservieren
3
Dinnerkonzept festlegen
2 Personen
4
Menü zusammenstellen
2 Personen
5
Lieferanten auswählen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen erfassen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Tischordnung erstellen
2 Personen
11
Namensschilder entwerfen
12
Speisekarten entwerfen
13
Dekorationsplan erstellen
2 Personen
14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
15
Geschirranzahl überprüfen
16
Getränkeliste zusammenstellen
17
Endgültige Gästeliste erstellen
18
Diätwünsche an die Küche weitergeben
19
Namensschilder drucken
20
Menükarten drucken
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Getränke abholen
2 Personen
24
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
25
Kühlbereich einrichten
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
28
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
29
Desserts vorbereiten
3 Personen
30
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
31
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
32
Tischwäsche anbringen
3 Personen
33
Teller und Besteck eindecken
4 Personen
34
Gläser bereitstellen
3 Personen
35
Namensschilder platzieren
2 Personen
36
Menükarten aufstellen
2 Personen
37
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
38
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
39
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
40
Zutaten portionieren
3 Personen
41
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Empfangstisch einrichten
2 Personen
44
Garderobe einrichten
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Einweisung für das Servicepersonal geben
2 Personen

Event

47
Gäste empfangen
4 Personen
48
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
49
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
50
Amuse-Bouche servieren
4 Personen
51
Vorspeise servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Tische zwischendurch abräumen
4 Personen
54
Hauptgang servieren
5 Personen
55
Diätgerichte servieren
2 Personen
56
Tische abräumen
4 Personen
57
Dessert servieren
4 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
59
Käseplatte auffüllen
2 Personen
60
Garderobe betreuen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
62
Letzte Getränkerunde servieren
3 Personen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr vorsortieren
3 Personen
66
Küche reinigen
4 Personen
67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
4 Personen
70
Glaswaren reinigen
3 Personen
71
Boden und Saal reinigen
3 Personen
72
Restbestand einpacken
2 Personen
73
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
77
Endkontrolle des Saals
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde EsstischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
VorspeisentellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
KaffeetassenAnz. 75
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 150
ChampagnergläserAnz. 75
KaffeelöffelAnz. 80
Abendbesteck-SetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KochmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
Behälter mit DeckelnAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
PfannenAnz. 8
AuflaufformenAnz. 8
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
KüchenschürzenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 80
KerzenständerAnz. 16
StumpenkerzenAnz. 32
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
SpeisekartenAnz. 70
TischnummernAnz. 8
Willkommensschild
FotorahmenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Termin, maximaler Gästezahl und Saal, bevor du das Dinnerkonzept festlegst. Ohne diese drei Angaben bleiben Menü, Tischaufteilung und Cateringmengen unsicher.
Plane Einladungen und Rückmeldungen mit einer festen Frist. Frage dabei nicht nur die Teilnahme ab, sondern auch Ernährungswünsche, damit die Küche spätestens vor der finalen Bestellung informiert ist.
Berechne Geschirr und Gläser pro Gang statt nur pro Gast. Für ein mehrgängiges Menü brauchst du Dinner-, Vorspeisen- und Dessertteller sowie passende Weingläser und zusätzliche Reserve.
Erstelle die Sitzordnung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und drucke Namensschilder und Menükarten danach. So vermeidest du kurzfristige Korrekturen bei Absagen oder geänderten Tischplätzen.
Kontrolliere in den letzten Tagen den Kühlbereich und trenne haltbare Vorräte von frischen Produkten. Getränke, frische Zutaten und benötigte Warmhaltebehälter solltest du nicht erst am Veranstaltungstag zusammensuchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Galadinner organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gästezahl und Saal. Für ein größeres Menü oder mehrere Lieferanten sind 12 Wochen realistischer, weil Einladungen, Rückmeldungen und Sonderwünsche Zeit benötigen.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Galadinner?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vorher. So bleiben noch mindestens 2 bis 3 Wochen für Menü-, Mengen- und Sitzplanung.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Galadinner?: Plane pro Gast je einen Teller für Vorspeise, Hauptgang und Dessert sowie die benötigten Schalen und Tassen für weitere Gänge. Rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Gläsern und Besteck.
Wann muss man Ernährungswünsche an das Catering weitergeben?: Sammle die Wünsche bis zur Anmeldefrist und gib sie spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Dinner an die Küche weiter. Kurz vor dem Termin sollte die endgültige Gästeliste noch einmal mit den Sondermenüs abgeglichen werden.

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