Een galabal organiseren: zo pak je het aan

Begin een galabal niet met de decoratie, maar met de capaciteit, locatie en avondindeling. Leg de reservering schriftelijk vast en werk daarna pas uitnodigingen, aanmeldingen en catering uit. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat de cateraar ermee kan rekenen. Plan vervolgens muziek, dansvloer, tafelschikking, verlichting en fotografie rond hetzelfde programma. In de laatste weken draait alles om bevestigen: bezoekerslijst, leveringen, vrijwilligers, nooduitgangen en de materialen voor diner, garderobe en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reservering schriftelijk bevestigen
3
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
10
Dansvloerindeling bepalen
2 personen
11
Tafelschikking maken
2 personen
12
Catering reserveren
13
Drankenlijst opstellen
14
Benodigdheden inventariseren
2 personen
15
Geluidsset reserveren
16
Verlichting reserveren
17
Fotograaf bevestigen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
20
Nooduitgangen controleren
2 personen
21
Bezoekerslijst bijwerken
22
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
23
Programmabord afdrukken
24
Naamkaartjes afdrukken
25
Leveringen bevestigen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Decoratie sorteren
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Cadeautafels voorbereiden
2 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Leveringen aannemen
2 personen
32
Vloer en zaal controleren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Buffettafels plaatsen
3 personen
36
Geluidsset opbouwen
2 personen
37
Verlichting installeren
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Fotowand opbouwen
2 personen
41
Lichtjes testen
2 personen
42
Servies klaarzetten
3 personen
43
Buffet opmaken
4 personen
44
Hapjes voorbereiden
4 personen
45
Dranken klaarzetten
3 personen
46
Koffiepunt inrichten
2 personen
47
Registratietafel inrichten
2 personen
48
Naamkaartjes klaarleggen
49
Teambriefing geven
3 personen
50
Gasten ontvangen
4 personen
51
Aanmeldingen afvinken
2 personen
52
Garderobe beheren
2 personen
53
Aperitief serveren
4 personen
54
Openingsmoment begeleiden
2 personen
55
Muziekprogramma starten
2 personen
56
Buffet openen
2 personen
57
Buffet serveren
5 personen
58
Hapjes bijvullen
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Dansvloer vrijhouden
2 personen
62
Fotomoment begeleiden
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Toiletten controleren
2 personen
65
Laatste dansronde aankondigen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen
67
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
68
Muziek afsluiten
2 personen

Nazorg

69
Resterende drank opruimen
3 personen
70
Servies verzamelen
4 personen
71
Buffet afruimen
4 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Geluidsset afbouwen
2 personen
76
Verlichting afbouwen
2 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Toiletten schoonmaken
2 personen
80
Overgebleven eten verwerken
2 personen
81
Materialen inventariseren
2 personen
82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
83
Gevonden voorwerpen bewaren
84
Locatie opleveren
2 personen
85
Facturen en bonnen verzamelen
86
Foto's aan deelnemers sturen
87
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Ronde tafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Servettenringenaantal 110
Tafelversieringenaantal 18
Kunstbloemstukkenaantal 18
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 110
Programma-bordenaantal 4
Tafelnummersaantal 18

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst de bezoekerscapaciteit en maak de tafelindeling op basis daarvan. Houd ruimte vrij voor de dansvloer, buffettafels, statafels en een looproute naar de nooduitgangen; een volle zaal is op papier vaak ruimer dan in werkelijkheid.
Open aanmeldingen pas nadat locatie, catering en programma op elkaar aansluiten. Sluit de inschrijving op een vaste datum, werk de bezoekerslijst daarna dagelijks bij en geef dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het galabal door aan de cateraar.
Plan de avond per blok: ontvangst, diner, toespraken of programmaonderdelen en dans. Reserveer geluidsset, verlichting en fotograaf op basis van die tijden en controleer vooraf wie de apparatuur bedient tijdens de wissels.
Tel servies en glazen per eetmoment, niet alleen per gast. Voorzie naast dinerborden ook dessertborden, water-, wijn- en champagneglazen, plus extra serveerschalen, karaffen en opscheplepels voor het buffet.
Regel de garderobe en bewegwijzering vóór de opbouwdag. Zet garderoberekken, hangers, naamkaartjes en het programmabord klaar en laat vrijwilligers de veiligheidsinstructies, nooduitgangen en leveringen controleren voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galabal organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en capaciteit. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en reserveer catering, geluidsset, verlichting en fotograaf uiterlijk 8 weken voor de avond.
Hoeveel drank heb je nodig voor een galabal?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water apart mee en stem de verhouding tussen wijn, champagne en alcoholvrije dranken af op het programma en de doelgroep.
Wanneer moet je de dieetwensen voor een galabal doorgeven?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef de definitieve lijst daarna schriftelijk door aan de cateraar, samen met het actuele aantal gasten.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een galabal?: Maak een eerste tafelschikking zodra de capaciteit en het aantal aanmeldingen bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Werk de indeling in de laatste week bij en druk naamkaartjes pas af nadat de bezoekerslijst is gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.