Einen Galaabend Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Galaabend entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort und maximale Besucherzahl fest und bestätige die Reservierung schriftlich. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen, bevor du Catering, Musik, Technik und Raumaufteilung verbindlich planst. In den letzten Tagen prüfst du Gästeliste, Lieferungen, Notausgänge und alle Drucksachen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Reservierung schriftlich bestätigen
3
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
10
Tanzflächenaufteilung festlegen
2 Personen
11
Tischordnung erstellen
2 Personen
12
Catering reservieren
13
Getränkeliste erstellen
14
Bedarf erfassen
2 Personen
15
Soundanlage reservieren
16
Beleuchtung reservieren
17
Fotograf bestätigen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
20
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
21
Besucherliste aktualisieren
22
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
23
Programmtafel drucken
24
Namensschilder drucken
25
Lieferungen bestätigen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Dekoration sortieren
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Geschenktische vorbereiten
2 Personen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Lieferungen annehmen
2 Personen
32
Boden und Saal kontrollieren
2 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
36
Soundsystem aufbauen
2 Personen
37
Beleuchtung installieren
2 Personen
38
Soundcheck durchführen
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
4 Personen
40
Fotowand aufbauen
2 Personen
41
Lichter testen
2 Personen
42
Geschirr bereitstellen
3 Personen
43
Buffet herrichten
4 Personen
44
Snacks vorbereiten
4 Personen
45
Getränke bereitstellen
3 Personen
46
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
47
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
48
Namensschilder bereitlegen
49
Teambriefing geben
3 Personen
50
Gäste empfangen
4 Personen
51
Anmeldungen abhaken
2 Personen
52
Garderobe verwalten
2 Personen
53
Aperitif servieren
4 Personen
54
Eröffnungsakt begleiten
2 Personen
55
Musikprogramm starten
2 Personen
56
Buffet eröffnen
2 Personen
57
Buffet servieren
5 Personen
58
Snacks nachfüllen
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Tanzfläche freihalten
2 Personen
62
Fotomoment begleiten
2 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Toiletten kontrollieren
2 Personen
65
Die letzte Tanzrunde ankündigen
66
Gäste verabschieden
3 Personen
67
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
68
Musik abschalten
2 Personen

Nachbereitung

69
Übrig gebliebene Getränke aufräumen
3 Personen
70
Geschirr sammeln
4 Personen
71
Buffet abräumen
4 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Soundsystem abbauen
2 Personen
76
Beleuchtung abbauen
2 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Location reinigen
4 Personen
79
Toiletten reinigen
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
81
Materialien inventarisieren
2 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Fundgegenstände aufbewahren
84
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
85
Rechnungen und Belege sammeln
86
Fotos an Teilnehmer senden
87
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
Runde TischeAnz. 8
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 120
HockerAnz. 12

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 110
DesserttellerAnz. 110
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
ServiettenringeAnz. 110
TischdekorationenAnz. 18
KunstblumenarrangementsAnz. 18
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
Fotowand
FotopropsAnz. 20
NamensschilderAnz. 110
ProgrammtafelnAnz. 4
TischnummernAnz. 18

Ausstattung

Soundanlage
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Laptopständer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Ort, Kapazität und schriftlicher Reservierungsbestätigung. Kläre dabei, wie viele Sitzplätze, Buffetische und Stehtische tatsächlich in den Raum passen, statt die Bestuhlung erst am Veranstaltungstag zu planen.
Öffne die Anmeldung früh und setze eine feste Rückmeldefrist, etwa 14 Tage vor dem Galaabend. Erfasse dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Besucherliste laufend.
Gib die gesammelten Diätwünsche spätestens 7 Tage vorher an den Caterer weiter. Plane außerdem Teller, Gläser, Besteck, Servierschalen und Karaffen passend zur Gästezahl und prüfe, wer die Ausgabe am Buffet übernimmt.
Lege Musikprogramm, Tanzflächenaufteilung, Beleuchtung und Soundanlage gemeinsam mit dem Raumplan fest. Technik und Fotograf solltest du spätestens 4 Wochen vorher bestätigen, damit Änderungen noch möglich sind.
Kontrolliere in der letzten Woche Lieferungen, Namensschilder, Programmtafel, Sicherheitsanweisungen und Notausgänge. Teile Freiwillige mit konkreten Schichten ein und reserviere für Garderobe, Fotowand und Tischdekoration ausreichend Aufbauzeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Galaabend organisieren?: Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vorher, besonders wenn Ort, Catering, Musik und Technik gebucht werden müssen. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man Einladungen für einen Galaabend?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist rund 14 Tage vor dem Galaabend. So bleiben noch ungefähr 7 Tage, um die endgültigen Zahlen an den Caterer weiterzugeben.
Wie plant man die Sitzordnung für einen Galaabend?: Erstelle die Sitzordnung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind, also etwa 2 Wochen vorher. Berücksichtige Tischform, Laufwege zum Buffet, Tanzfläche, Notausgänge und besondere Ernährungswünsche.
Wann prüft man Technik und Sicherheit für einen Galaabend?: Bestätige Soundanlage, Beleuchtung und Fotograf mindestens 4 Wochen vorher. Kontrolliere Notausgänge und Sicherheitsanweisungen in der letzten Woche erneut und führe am Veranstaltungstag vor dem Einlass einen kurzen Rundgang durch.

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