Een galabal organiseren: zo pak je het aan

Begin een galabal niet met decoratie, maar met de gastenlijst, locatie en gewenste opzet. Daarna leg je de aantallen vast voor diner, drank, stoelen, servies en garderobe. Werk vervolgens de indeling uit: entree, garderobe, diner, buffet, dansvloer en fotowand moeten logisch op elkaar aansluiten. Regel uitnodigingen en dieetwensen ruim op tijd en plan de opbouw in vaste volgorde. Op de dag zelf koelen drank, gedekte tafels en een klaarstaand buffet tijd voordat de eerste gast binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
7
Tafelschikking maken
2 personen
8
Menu en aantallen bepalen
2 personen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Drankeninkoop plannen
11
Muziek afstemmen
2 personen
12
Lichtplan maken
2 personen
13
Locatie-indeling uitwerken
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Benodigdheden controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Decoratie klaarleggen
2 personen
19
Catering voorbereiden
4 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Entree controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Tafels dekken
4 personen
25
Buffet opbouwen
4 personen
26
Drankpunten inrichten
3 personen
27
Versiering ophangen
4 personen
28
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
29
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
30
Muziek testen
2 personen
31
Microfoon testen
2 personen
32
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
33
Toiletten controleren
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Briefing ontvangstteam
4 personen
37
Briefing cateringteam
5 personen
38
Briefing opruimteam
3 personen

Event

39
Gasten ontvangen
4 personen
40
Aanmeldingen afvinken
3 personen
41
Garderobe beheren
2 personen
42
Aperitief serveren
4 personen
43
Welkomstdrank aanbieden
2 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
45
Buffet openen
2 personen
46
Diner serveren
6 personen
47
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
48
Tafels afruimen
4 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Muziek verzorgen
51
Dansvloer begeleiden
2 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Buffet bijvullen
3 personen
54
Servies verzamelen
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Fotomoment begeleiden
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen
60
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
61
Muziek afsluiten

Nazorg

62
Decoratie verwijderen
4 personen
63
Meubilair afbreken
5 personen
64
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
65
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Restanten verpakken
2 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Garderobe opruimen
2 personen
72
Verloren voorwerpen verzamelen
73
Voorraad terugbrengen
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Borg en sleutels afhandelen
77
Foto's en eigendommen archiveren
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Buffettafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Karaffenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenaantal 220
Tafellopersaantal 12
Ledlichtslingersaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartjesaantal 110
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord
Fotowand

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Noodlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Registratie

Registratietafel
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 20
Gastenlijstmappenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het galabal. Zo heb je tijd voor bevestigingen, dieetwensen en een definitieve tafelschikking.
Tel per gast een stoel, dinerbord, dessertbord, bestekset, waterglas en wijnglas. Voeg voor servies en glaswerk 5 tot 10 procent reserve toe; breuk en extra gasten vang je daarmee op.
Plan de entree vóór de tafels: zet garderoberekken en kledinghangers klaar en plaats een welkomstbord. Reserveer minstens 30 minuten vóór aanvang voor entreecontrole en het opvangen van late wijzigingen.
Werk met twee opbouwmomenten. Zet tafels, stoelen, tafelkleden en decoratie eerder klaar; koel dranken en bouw het buffet pas op wanneer de catering en serveerschalen beschikbaar zijn.
Maak een kort draaiboek per uur voor muziek, diner, buffet, speeches en dansen. Controleer uiterlijk 2 uur voor ontvangst de verlichting, laptops, menukaarten, naamkaartjes en de locatie-indeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galabal organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Bestel catering en regel muziek zodra je een redelijk aantal aanmeldingen hebt; leg de definitieve aantallen ongeveer 2 weken voor het galabal vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een galabal?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water en koop extra glazen of drank voor ongeveer 5 tot 10 procent van het aantal gasten.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een galabal?: Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die bij na de bevestigingen. Leg de definitieve tafelschikking 7 tot 10 dagen vooraf vast, inclusief dieetwensen en naamkaartjes.
Hoe lang duurt de opbouw van een galabal?: Plan minimaal 3 uur voor een eenvoudige zaalopbouw met tafels, stoelen, garderobe, decoratie, verlichting en buffet. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een laatste controle voordat de eerste gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.