So organisierst du einen Galaabend ohne Stress
Ein Galaabend gelingt nicht durch Dekoration allein, sondern durch eine feste Reihenfolge. Beginne mit Gästeliste und Einladungen, kläre danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und plane erst dann Menü, Getränke und Sitzordnung. In den letzten Tagen prüfst du Mobiliar, Geschirr und Technik. Am Veranstaltungstag zählen kurze Aufbauwege, gekühlte Getränke und ein klarer Ablauf vom Einlass bis zum Buffet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 2
Einladungen gestalten
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 7
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 8
Menü und Mengen festlegen
2 Personen
- 9
Catering bestellen
2 Personen
- 10
Getränkeeinkauf planen
- 11
Musik abstimmen
2 Personen
- 12
Lichtplan erstellen
2 Personen
- 13
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 14
Reservierungen vornehmen
- 15
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Dekoration bereitlegen
2 Personen
- 19
Catering vorbereiten
4 Personen
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Eingang kontrollieren
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Tische eindecken
4 Personen
- 25
Buffet aufbauen
4 Personen
- 26
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 28
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
- 29
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 30
Musik testen
2 Personen
- 31
Mikrofon testen
2 Personen
- 32
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 33
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 34
Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 36
Briefing des Empfangsteams
4 Personen
- 37
Briefing des Cateringteams
5 Personen
- 38
Briefing des Reinigungsteams
3 Personen
Event
- 39
Gäste empfangen
4 Personen
- 40
Anmeldungen abhaken
3 Personen
- 41
Garderobe verwalten
2 Personen
- 42
Aperitif servieren
4 Personen
- 43
Willkommensdrink anbieten
2 Personen
- 44
Begrüßungswort übernehmen
2 Personen
- 45
Buffet eröffnen
2 Personen
- 46
Abendessen servieren
6 Personen
- 47
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 48
Tische abräumen
4 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 50
Musik organisieren
- 51
Tanzfläche betreuen
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 53
Buffet nachfüllen
3 Personen
- 54
Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 57
Fotomoment begleiten
2 Personen
- 58
Letzte Runde ankündigen
- 59
Gäste verabschieden
3 Personen
- 60
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
- 61
Musik abschalten
Nachbereitung
- 62
Dekoration entfernen
4 Personen
- 63
Möbel abbauen
5 Personen
- 64
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 65
Lichttechnik abbauen
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 67
Restbestände verpacken
2 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Location reinigen
4 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Garderobe aufräumen
2 Personen
- 72
Fundsachen sammeln
- 73
Vorräte zurückbringen
2 Personen
- 74
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 75
Abfall entsorgen
2 Personen
- 76
Kaution und Schlüssel abwickeln
- 77
Fotos und Eigentum archivieren
- 78
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 8
- EsstischeAnz. 12
- StühleAnz. 100
- GarderobenständerAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 110
- DesserttellerAnz. 110
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- ChampagnergläserAnz. 110
- KaffeetassenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 110
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 10
- KaraffenAnz. 16
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- ServiettenAnz. 220
- TischläuferAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 150
- BallonbandAnz. 2
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdekorationenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 110
- SpeisekartenAnz. 12
- Willkommensschild
- Fotowand
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- NotlampenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 4
- KüchenwaagenAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Registrierung
- Registrierungstisch
- NamensaufkleberAnz. 120
- StifteAnz. 20
- Mappen für die GästelisteAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vor dem Galaabend und setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vorher. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage, um Absagen, Ernährungswünsche und die Tischordnung zu bearbeiten.
- Plane Menü und Getränkemengen erst nach Ablauf der Rückmeldefrist. Rechne beim Empfang mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und bestelle Sonderkost getrennt und eindeutig gekennzeichnet.
- Erstelle die Tischordnung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und drucke Namensschilder sowie Speisekarten mindestens 2 Tage vorher. Späte Änderungen lassen sich dann noch sauber einarbeiten.
- Prüfe Mobiliar, Geschirr und Ausstattung 3 bis 5 Tage vor dem Aufbau anhand der Gästeliste. Zähle pro angemeldeter Person einen Sitzplatz, einen Tellersatz und ein Besteckset, plus etwa 10 Prozent Reserve.
- Lege am Veranstaltungstag feste Aufbauzeiten fest: Getränke mindestens 2 Stunden vorher kühlen, Tische und Stühle zuerst aufstellen und das Buffet erst kurz vor dem Einlass fertigstellen. So bleiben Speisen frisch und der Eingangsbereich frei.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Galaabend planen?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Einladungen. Die verbindliche Planung von Menü, Getränken und Tischordnung folgt nach dem Rückmeldetermin, idealerweise 3 Wochen vor dem Termin.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Galaabend verschicken?
- Verschicke sie etwa 6 Wochen vorher und gib den Gästen rund 3 Wochen für die Rückmeldung. Plane danach noch 10 bis 14 Tage für Bestätigungen, Ernährungswünsche und die Sitzordnung ein.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Galaabend?
- Für den Empfang kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde rechnen. Ergänze Wasser für den gesamten Abend und bestimme die genaue Menge erst, wenn die Zahl der Anmeldungen feststeht.
- Wann baut man das Buffet bei einem Galaabend auf?
- Stelle Tische, Geschirr und Serviermaterial zuerst auf und baue das Buffet etwa 30 bis 45 Minuten vor dem geplanten Beginn auf. Warme oder empfindliche Speisen kommen möglichst erst kurz vor dem Einlass dazu.
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