Zo organiseer je een freerunwedstrijd

Begin met de wedstrijddatum, de sportlocatie en een duidelijke indeling van de wedstrijdcategorieën. Daarna leg je het reglement, de jury, EHBO en verzekering vast voordat je de inschrijvingen opent. Plan vervolgens de communicatie, toestemmingen en startlijst, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te improviseren. Controleer het parcours met freerunboxen, plofmatten, valmatten, rails en antislipmatten en werk met een draaiboek per tijdsblok.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
5
Juryleden vastleggen
2 personen
6
EHBO-bezetting regelen
2 personen
7
Wedstrijdverzekering regelen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sociale promotie plaatsen
11
Inschrijvingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toestemmingen verzamelen
2 personen
14
Startlijst samenstellen
2 personen
15
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Sportmateriaal controleren
3 personen
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Sportvloer inspecteren
3 personen
27
Barrières en afzetting plaatsen
4 personen
28
Freerunparcours opbouwen
6 personen
29
Valmatten positioneren
4 personen
30
Parcoursveiligheid controleren
3 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Publieksstoelen opstellen
3 personen
35
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

39
Deelnemersbalie bemannen
2 personen
40
Deelnemers aanmelden
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Deelnemersbriefing geven
2 personen
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Jurybriefing geven
45
Openingsronde begeleiden
4 personen
46
Scores registreren
3 personen
47
Deelnemers bij het parcours begeleiden
3 personen
48
Publiek op afstand houden
2 personen
49
Muziek en omroep verzorgen
50
Waterpunten aanvullen
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
EHBO verlenen
2 personen
55
Pauzes aankondigen
56
Finalisten bekendmaken
2 personen
57
Finale begeleiden
4 personen
58
Eindscores controleren
3 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

61
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Sportparcours afbouwen
6 personen
65
Valmatten opruimen
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Materialen schoonmaken
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Partytentenaantal 2
Afzethekkenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Freerunboxenaantal 6
Plofmattenaantal 4
Valmattenaantal 8
Springkastenaantal 3
Balkenaantal 4
Parkourrailsaantal 4
Klimtouwenaantal 2
Pionnenaantal 30
Markeringshoepelsaantal 12
Lijnmarkeringstapeaantal 8
Rubberen antislipmattenaantal 12
Gymnastiekmattenaantal 10
Weegschalenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 4
Startnummersaantal 80
Polsbandjesaantal 100
Krijtaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelelementenaantal 16
Serveerschalenaantal 10
Bewaarbakkenaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Tafelkledenaantal 8
Podiumlintaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Papieren handdoekdispenseraantal 2
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reglement en de categorieën minimaal 4 weken vóór de wedstrijd vast. Vermeld daarin ook hoe de jury beoordeelt, hoeveel pogingen deelnemers krijgen en wanneer een run stopt.
Regel juryleden en EHBO vóór je de uitnodigingen verstuurt. Plan daarnaast een jurybriefing van 30 minuten en leg per jurylid formulieren, een pen en eventueel een tablet klaar.
Open de inschrijving pas nadat je toestemmingen, dieetwensen en contactgegevens hebt ingericht. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je een definitieve startlijst en startnummers kunt maken.
Maak het parcours niet alleen uitdagend, maar ook controleerbaar: gebruik lijnmarkeringstape, pionnen en afzethekken om looproutes en wachtzones te scheiden. Test elke sprong en landing met de aanwezige matten voordat deelnemers binnenkomen.
Plan de wedstrijddag achteruit vanaf de eerste start. Leg startnummers, juryformulieren en het afgedrukte draaiboek klaar, haal de locatiesleutels op en controleer minimaal 2 uur vooraf laptops, printer, verlengkabels en speakers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een freerunwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reglement, jury en verzekering. Open de inschrijving daarna en sluit die ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een freerunwedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden per wedstrijdonderdeel en wijs daarnaast 1 hoofdjury of wedstrijdcoördinator aan. Zo kun je scores vergelijken en blijft de beoordeling doorgaan als iemand tijdelijk weg moet.
Wanneer moet je de startlijst voor een freerunwedstrijd maken?: Maak een voorlopige startlijst zodra de inschrijving sluit en controleer die binnen 2 dagen op categorie, toestemming en eventuele dieetwensen. Sorteer de definitieve startnummers uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel tijd heb je nodig om een freerunparcours op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het plaatsen en controleren van boxen, rails, springkasten en matten. Voeg nog 30 minuten toe voor een veiligheidsronde, het markeren van looproutes en het testen van de jury- en deelnemerszones.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.