Zo organiseer je een fototentoonstelling

Begin met de datum, openingstijden en locatie; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor productie en opbouw. Maak daarna het tentoonstellingsplan: welke fotografen doen mee, welke werken komen waar te hangen en welke informatie krijgt de bezoeker? Regel prints, lijsten, bijschriften en techniek ruim vóór de opbouw. Ondertussen organiseer je uitnodigingen, publiciteit, aanmeldingen en catering. De laatste dagen gebruik je voor controleren, ophalen, klaarzetten en een complete technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Tentoonstellingsplan maken
2 personen
4
Fotografen bevestigen
2 personen
5
Werkselectie verzamelen
3 personen
6
Beeldbestanden controleren
2 personen
7
Printopdracht plaatsen
8
Bijschriften schrijven
2 personen
9
Prijslijst opstellen
10
Plattegrond uitwerken
2 personen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Persbericht versturen
14
Sociale berichten plaatsen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Catering bestellen
18
Techniek testen
2 personen
19
Vrijwilligers instrueren
2 personen
20
Routebeschrijving publiceren
21
Bezoekerslijst afdrukken
22
Prints ophalen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Meubilair opstellen
4 personen
28
Expositiewanden plaatsen
4 personen
29
Foto's ophangen
4 personen
30
Bijschriften bevestigen
2 personen
31
Prijslijst ophangen
32
Informatiebord plaatsen
2 personen
33
Verlichting richten
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Presentatie testen
2 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Garderobe inrichten
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Deuren openen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
44
Programma toelichten
45
Openingswoord verzorgen
46
Rondleiding begeleiden
2 personen
47
Fotografen voorstellen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes bijvullen
2 personen
52
Verkooptafel bedienen
2 personen
53
Gastenboek aanvullen
54
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
55
Afval tussentijds verwijderen
56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Verkoopadministratie afsluiten
2 personen
58
Foto's veilig verpakken
4 personen
59
Decoratie afnemen
2 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Meubilair afbreken
4 personen
62
Afval verzamelen
2 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Prints retourneren
2 personen
68
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
69
Bezoekers nabericht sturen
70
Fotografen informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Expositiewandenaantal 10
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare telefoon

Verlichting

Expositiespotsaantal 12
Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 4
Fotolijstenaantal 30
Passe-partoutsaantal 30
Fotohakenaantal 40
Ophangdradenaantal 40
Wandlabelsaantal 35
Pijlbordenaantal 8
Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Gastenboek
Pennensetaantal 4
Lijststandaardsaantal 10

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Broodmessenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Geldkist
Pinapparaat

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer beeldbestanden voordat je de printopdracht plaatst. Kijk per foto naar formaat, uitsnede en resolutie; een fout bestand ontdek je anders pas wanneer de prints al zijn opgehaald.
Werk de plattegrond uit vóór je expositiewanden, fotohaken en ophangdraden klaarzet. Noteer per werk de positie en het bijschrift, zodat de opbouw niet verandert in passen en meten.
Schrijf bijschriften en de prijslijst tijdens de werkselectie, niet op de openingsdag. Controleer namen, titels en bedragen vervolgens nog één keer met iedere fotograaf voordat je afdrukt.
Test projector, scherm, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op de locatie. Doe dat uiterlijk een dag vóór de opening en controleer ook waar bezoekers veilig kunnen lopen.
Plan de publieksstroom naast de ontvangst: routeborden, garderoberrekken, bezoekerslijst, gastenboek en catering. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en instrueer vrijwilligers voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fototentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg de fotografen vast; plan prints, lijsten en publiciteit daarna, zodat je minstens 1 week voor de opening materiaal kunt controleren.
Hoe bepaal je welke foto's in een tentoonstelling komen?: Maak eerst een brede selectie en beperk die daarna per fotograaf of thema. Leg de definitieve werkselectie idealiter 4 tot 6 weken vóór de opening vast, zodat je tijd houdt voor bestanden, prints, bijschriften en de plattegrond.
Wanneer moet je foto's laten printen voor een tentoonstelling?: Plaats de printopdracht zodra de werkselectie en formaten definitief zijn, meestal 3 tot 4 weken vóór de opening. Plan het ophalen of de levering uiterlijk 3 dagen vóór de opbouw, zodat je beschadigingen of fouten nog kunt laten herstellen.
Wat moet je testen vóór de opening van een fototentoonstelling?: Test minstens 1 dag vooraf de projector, het projectiescherm, speakers en microfoon, inclusief alle verlengkabels en stekkerdozen. Loop ook de verlichting, bewegwijzering, bezoekersroute en werking van het ontvangstpunt volledig na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.