Eine Fotoausstellung Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstellungsplan. Erst wenn Wandflächen, Laufwege und Ausstellungsplätze geklärt sind, solltest du die Arbeitsauswahl und die benötigten Rahmen festlegen.
• Prüfe jede Bilddatei vor dem Druck auf Auflösung, Format und Farbwirkung. Eine kurze Kontrollrunde mit den Fotografen spätestens 3 Wochen vor der Ausstellung verhindert Nachdrucke kurz vor der Eröffnung.
• Schreibe Bildunterschriften, Preislisten und Wandlabels parallel zur Hängungsplanung. Lege für jedes Werk einen festen Platz fest und drucke die Unterlagen spätestens 5 Tage vorher, damit fehlende Angaben noch korrigiert werden können.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens 2 Tage vor dem Termin im Ausstellungsraum. Prüfe dabei auch die Beleuchtung: LED-Lampen dürfen weder Bilder spiegeln noch Laufwege dunkel lassen.
• Plane den Eröffnungstag rückwärts: Drucke und Materialien sollten mindestens 4 Stunden vor Einlass vor Ort sein, die Location 3 Stunden vorher geöffnet werden. Weise Freiwillige vor Beginn in Einlass, Besucherliste, Garderobe, Gästebuch und Wegweisung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fotoausstellung organisieren?

Starte etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Eröffnungstermin. Für Druck, Lieferung, Beschriftungen, Einladungen und Pressearbeit brauchst du mehrere feste Vorläufe; bei vielen Fotografen solltest du eher 12 Wochen einplanen.

Wann muss man die Fotos für eine Ausstellung drucken lassen?

Erteile den Druckauftrag idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Ausstellung. Hole die fertigen Drucke spätestens 2 Tage vor dem Aufbau ab, damit ein beschädigtes oder fehlendes Bild noch ersetzt werden kann.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fotoausstellung?

Für eine kleine Ausstellung solltest du mindestens 4 Stunden Aufbauzeit reservieren. Bei mehreren Ausstellungswänden, Beleuchtung, Projektion und Beschriftungen sind 6 bis 8 Stunden realistischer.

Wann sollte man Einladungen und Pressemitteilung verschicken?

Verschicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und sende die Pressemitteilung 10 bis 14 Tage vor der Eröffnung. Eine Erinnerung in den sozialen Medien 3 bis 5 Tage vorher erreicht auch kurzfristig planende Besucher.

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