Zo organiseer je een foodtruckfestival

Begin met de datum, locatie en verwachte bezoekersaantallen; die bepalen hoeveel foodtrucks, stroom, zitplaatsen en sanitaire voorzieningen je nodig hebt. Regel vergunningen en controleer de verzekering voordat je leveranciers bevestigt. Werk daarna de plattegrond uit met vaste plaatsen voor foodtrucks, tenten, bar, zitplekken, toiletten en afvalinzameling. Verzamel dieetwensen en reserveringen vooraf, zodat je tijdens het festival niet voor verrassingen staat. Plan de opbouw en ontvangst van de trucks minstens enkele uren vóór de opening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Foodtrucks selecteren
2 personen
4
Foodtrucks bevestigen
5
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
6
Stroomplan maken
2 personen
7
Plattegrond uitwerken
2 personen
8
Leveranciersafspraken vastleggen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Reserveringen maken
13
Verzekering controleren
14
Beveiliging en toezicht regelen
15
Afvalinzameling afspreken
16
Toiletten controleren
2 personen
17
Polsbandjes en muntjes tellen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelwaren opslaan
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

23
Foodtrucks ontvangen
3 personen
24
Foodtruckplaatsen uitzetten
3 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Stroom aansluiten
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Afvalpunten plaatsen
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Informatiebalie inrichten
2 personen
32
Betaalpunt inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
3 personen
34
Koffiepunt opbouwen
2 personen
35
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
36
Horecapunten bevoorraden
3 personen
37
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
38
Terrein veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Informatie verstrekken
2 personen
42
Betalingen verwerken
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Foodtrucks ondersteunen
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalpunten legen
3 personen
47
Tafels schoonvegen
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Voorraad controleren
2 personen
50
Dranken aanvullen
2 personen
51
Laatste bestellingen aankondigen
52
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
53
Foodtrucks laten vertrekken
2 personen

Nazorg

54
Stroom uitschakelen
2 personen
55
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Servies en materialen reinigen
3 personen
60
Restvoorraad sorteren
2 personen
61
Koelwaren terugplaatsen
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Afvalcontainers laten ophalen
65
Borg en betaalmiddelen afhandelen
2 personen
66
Leveranciersfacturen verzamelen
67
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Baliotafel
Klapbare bar

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiebekersaantal 300
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Koffielepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 4
Megafoon
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Festivalbannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Stoepbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Programmapostersaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Tangenaantal 8
Pollepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het stroomplan zodra de foodtrucks bevestigd zijn. Vraag per truck naar het benodigde vermogen en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar; kabels los over looproutes veroorzaken vertraging en struikelgevaar.
Reserveer foodtruckplaatsen op de plattegrond voordat je tenten en tafels neerzet. Houd ruimte vrij voor aankomst, vertrek en bevoorrading, zodat trucks elkaar niet blokkeren.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en zet de informatie op een zichtbaar krijtbord. Laat foodtrucks vooraf aangeven welke opties vegetarisch, veganistisch of allergenenvrij zijn.
Tel polsbandjes, muntjes en herbruikbare bekers op de dag vóór het festival. Leg daarnaast een aparte voorraad klaar voor medewerkers en controleer of betaalterminals opgeladen zijn en verbinding hebben.
Plan de opbouw niet alleen rond de openingstijd. Reken voor het uitzetten van truckplaatsen, partytenten, verlichting, routeborden en tafels minstens drie uur en wijs één persoon aan die leveranciers ontvangt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op één foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de portiegrootte en het aantal eetmomenten. Voor 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 3 tot 4 trucks. Zorg voor variatie, bijvoorbeeld een hoofdgerecht, vegetarische optie, snack en dessert.
Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks. Plan de definitieve plattegrond, dieetwensen en leveranciersafspraken uiterlijk 2 weken voor het festival.
Hoeveel stroom heeft een foodtruckfestival nodig?: Vraag iedere foodtruck uiterlijk bij de bevestiging naar het benodigde vermogen en tel alle waarden op voor het stroomplan. Voeg een veiligheidsmarge toe en controleer minimaal 2 weken vooraf waar aansluitingen liggen en hoe lang de kabels moeten zijn.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een foodtruckfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Pas dit aan op de duur, het weer en de aanwezigheid van koffie, water en alcoholvrije opties; koelwaren moeten vóór de opbouw koud staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.