Organiser un festival de food trucks, étape par étape
Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez rapidement les autorisations nécessaires et les contraintes d’accès. Le choix des food trucks vient ensuite : prévoyez une offre variée, confirmez leurs besoins électriques et réservez assez d’espace pour l’installation. Trois à quatre semaines avant l’événement, finalisez les inscriptions, les besoins alimentaires, la sécurité et les toilettes. Le jour J, l’accueil des camions, le balisage et les branchements doivent être réglés avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Demander les autorisations
- 3
Sélectionner les food trucks
2 personnes
- 4
Confirmer les food trucks
- 5
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
- 6
Établir le plan électrique
2 personnes
- 7
Élaborer le plan
2 personnes
- 8
Fixer les accords avec les fournisseurs
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Faire les réservations
- 13
Vérifier l’assurance
- 14
Organiser la sécurité et la surveillance
- 15
Organiser la collecte des déchets
- 16
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 17
Compter les bracelets et les jetons
2 personnes
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Stocker les produits frais
2 personnes
- 21
Rassembler le matériel
3 personnes
- 22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Événement
- 23
Accueillir les food trucks
3 personnes
- 24
Délimiter les emplacements des food trucks
3 personnes
- 25
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 26
Brancher l’électricité
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
3 personnes
- 30
Installer la décoration
3 personnes
- 31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 32
Installer le point de paiement
2 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 34
Installer le point café
2 personnes
- 35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les points de restauration
3 personnes
- 37
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
- 38
Effectuer une ronde de sécurité du site
2 personnes
- 39
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 41
Fournir les informations
2 personnes
- 42
Traiter les paiements
2 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Soutenir les food trucks
2 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
- 47
Essuyer les tables
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 49
Vérifier les stocks
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Annoncer les dernières commandes
- 52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
- 53
Faire partir les foodtrucks
2 personnes
Suivi
- 54
Couper l’électricité
2 personnes
- 55
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Rassembler les déchets
4 personnes
- 58
Nettoyer le site
4 personnes
- 59
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 60
Trier les stocks restants
2 personnes
- 61
Remettre les produits frais au frais
2 personnes
- 62
Inventorier le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Faire enlever les bennes à déchets
- 65
Gérer la caution et les moyens de paiement
2 personnes
- 66
Rassembler les factures des fournisseurs
- 67
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de bièreqté 12
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 8
- Table d'accueil
- Bar pliant
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 500
- Gobelets à caféqté 300
- Assiettesqté 400
- Couvertsqté 400
- Cuillères à caféqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Terminaux de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Mégaphone
- Lampes de pocheqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Bannières du festivalqté 6
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 20
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Chevalets de trottoirqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Affiches du programmeqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Thermosqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Pincesqté 8
- Louchesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez à chaque food truck sa puissance électrique, le type de prise utilisé et l’heure d’arrivée au plus tard 4 semaines avant le festival. Ajoutez ces informations à un plan électrique unique pour éviter les multiprises surchargées.
- Réservez des emplacements assez larges pour les camions, les files d’attente et la circulation. Marquez chaque place au sol avant leur arrivée et prévoyez un itinéraire d’accès dégagé pour les véhicules.
- Ne laissez pas les paiements, les jetons et les bracelets au dernier moment : comptez-les 2 jours avant, testez les terminaux de paiement et gardez une solution de secours si le réseau tombe.
- Installez les réfrigérateurs, glacières et produits frais à l’ombre ou dans un espace surveillé dès la livraison. Vérifiez les toilettes et les points de collecte des déchets la veille, pas pendant le service.
- Préparez l’accueil avec un plan visible, des panneaux directionnels et des talkies-walkies. Faites un briefing de 15 minutes avec l’équipe avant l’ouverture pour répartir les accès, la sécurité, les déchets et les demandes alimentaires.
Questions fréquentes
- Combien de food trucks faut-il pour un festival ?
- Prévoyez environ 1 food truck pour 50 à 75 personnes selon la complexité des plats et le nombre de services proposés. Pour 300 invités, comptez donc généralement 4 à 6 camions, avec au moins une option végétarienne et une offre sucrée.
- Quand réserver les food trucks pour un festival ?
- Contactez-les au moins 8 à 12 semaines avant la date, surtout si le festival a lieu un week-end. Confirmez ensuite par écrit le menu, les horaires, l’emplacement, les besoins électriques et les conditions de paiement au plus tard 4 semaines avant.
- Combien de prises électriques faut-il prévoir pour des food trucks ?
- Demandez la puissance et le nombre de prises nécessaires à chaque camion avant de faire le plan. Faites vérifier l’installation par un professionnel et gardez les rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés sur place, avec une marge d’au moins 20 % de capacité.
- Quand installer les tentes et le balisage ?
- Montez les tentes de réception et installez les panneaux la veille si le lieu est sécurisé. Le jour du festival, terminez le balisage et délimitez les emplacements au moins 2 heures avant l’arrivée du public, afin de pouvoir accueillir les camions sans bloquer les invités.
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