Zo organiseer je een foodtruckfestival

Begin met de locatie, de vergunningen en het aantal bezoekers dat je verwacht. Daarna leg je de foodtrucks, stroom, toiletten, afvalinzameling en beveiliging vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens de plattegrond uit, verzamel dieetwensen en publiceer parkeerinformatie. In de laatste week bevestig je de tijden, controleer je boodschappen en weersverwachting en maak je het draaiboek en de contactlijst klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Foodtrucks uitnodigen
2 personen
2
Foodtruckaanmeldingen verwerken
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Locatie reserveren
5
Stroomvoorziening reserveren
6
Afvalinzameling reserveren
7
Toiletvoorzieningen reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
Plattegrond uitwerken
2 personen
10
Foodtruckplaatsen indelen
2 personen
11
Stroomplan maken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Leveranciersgegevens verzamelen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Parkeerinformatie publiceren
17
Weersverwachting controleren
18
Foodtrucktijden bevestigen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Polsbandjes sorteren
2 personen
23
Draaiboek printen
24
Contactlijst printen
25
Terrein controleren
3 personen
26
Foodtrucks ontvangen
3 personen
27
Foodtrucks parkeren
4 personen
28
Tenten opbouwen
4 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Borden ophangen
2 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Crewmaaltijden klaarzetten
2 personen
39
Foodtruckmenu's controleren
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Informatiepunt bemannen
2 personen
43
Foodtruckaanspreekpunt bemannen
2 personen
44
Servies uitdelen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Tafels schoonmaken
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad servetten aanvullen
51
Dieetvragen beantwoorden
2 personen
52
Terreinrondes lopen
2 personen
53
Verlichting controleren
54
Drankvoorraad aanvullen
2 personen
55
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
56
Laatste bestellingen aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

58
Foodtrucks laten uitrijden
3 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Stroom uitschakelen
2 personen
63
Tenten afbreken
4 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Afvalcontainers retourneren
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Leveranciersfacturen verzamelen
71
Restvoorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stroomverdeelkastenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Handmegafoon
Portofoonsaantal 6
Betaalterminalsaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Lantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 400
Herbruikbare kommenaantal 250
Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 120
Besteksetsaantal 400
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksneldenaantal 6
Keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
IJslepelsaantal 4
Thermosflessenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkleedensetsaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 20
Polsbandjesaantal 400
Stiftenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Touwrollenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 6
Afwasteiltjesaantal 6
Herbruikbare poetsdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroomvoorziening vast vóór je de foodtrucks definitief indeelt. Maak per stand een stroomplan en reserveer voldoende verlengkabels, kabelhaspels, stekkerdozen en stroomverdeelkasten; losse aansluitingen op de dag zelf zorgen snel voor onveilige kabels.
Maak de plattegrond op basis van looproutes, niet alleen van beschikbare ruimte. Houd ruimte vrij voor wachtrijen, bevoorrading en kabels en controleer of toiletten, afvalpunten en zitplaatsen met klaptafels, biertafels en stoelen goed bereikbaar zijn.
Vraag dieetwensen en leveranciersgegevens uiterlijk bij de aanmelding uit. Zet allergeneninformatie daarna op één plek, zodat bezoekers niet bij elke foodtruck opnieuw hoeven te zoeken en organisatoren vragen snel kunnen beantwoorden.
Bevestig de foodtrucktijden in de laatste week en deel dezelfde informatie met bezoekers. Vermeld ook parkeerinformatie en spreek af wie wijzigingen doorgeeft via portofoons of de handmegafoon.
Plan de laatste terreincontrole op de dag zelf vóór de eerste bezoekers komen. Test stroom, betaalterminals, oplaadstations en verlichting, vul koelboxen en controleer of het draaiboek en de contactlijst geprint klaarliggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Reken per foodtruck op ongeveer 75 tot 100 bezoekers wanneer iedereen binnen een vergelijkbare periode wil eten. Voor 300 bezoekers kom je daarmee uit op 3 tot 4 foodtrucks; voeg variatie toe met bijvoorbeeld een vegetarische of zoete optie.
Wanneer moet je een vergunning voor een foodtruckfestival aanvragen?: Start zodra de locatie en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De aanvraag kan gevolgen hebben voor stroom, afval, toiletten, beveiliging en de plattegrond, dus wacht niet tot de foodtrucks al zijn vastgelegd.
Hoeveel stroom heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Vraag elke foodtruck vooraf om het benodigde vermogen en noteer dat in één stroomplan. Tel alle aansluitingen op, houd per groep marge over en laat de definitieve verdeling minstens 1 week vóór het festival controleren.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een foodtruckfestival?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor tenten, zitplaatsen en verlichting en opnieuw 24 uur vóór de start. Spreek bij die laatste controle af wie partytenten, kabels, koelboxen en de indeling aanpast bij regen of harde wind.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.