Organiser un festival de food trucks, étape par étape

Un festival de food trucks se prépare d’abord comme un site temporaire, puis comme un événement convivial. Commencez par le lieu, les autorisations et les besoins techniques avant d’inviter les camions. Ensuite, centralisez les inscriptions, répartissez les emplacements et vérifiez l’électricité, les sanitaires, la sécurité et les déchets. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, la météo, les contacts et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les food trucks
2 personnes
2
Traiter les inscriptions des food trucks
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Réserver le lieu
5
Réserver l’alimentation électrique
6
Réserver l’enlèvement des déchets
7
Réserver les sanitaires
8
Réserver la sécurité
9
Élaborer le plan
2 personnes
10
Répartir les emplacements des food trucks
2 personnes
11
Établir le plan électrique
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Publier les informations de stationnement
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer les horaires du foodtruck
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Trier les bracelets
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
24
Imprimer la liste des contacts
25
Contrôler le site
3 personnes
26
Accueillir les food trucks
3 personnes
27
Stationner les food trucks
4 personnes
28
Monter les tentes
4 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Accrocher les panneaux
2 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les repas de l’équipe
2 personnes
39
Vérifier les menus des food trucks
2 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Tenir le point d'information
2 personnes
43
Gérer le point de contact du foodtruck
2 personnes
44
Distribuer la vaisselle
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Nettoyer les tables
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Réapprovisionner les serviettes
51
Répondre aux questions diététiques
2 personnes
52
Faire des rondes sur le site
2 personnes
53
Vérifier l'éclairage
54
Réanimer le stock de boissons
2 personnes
55
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
56
Annoncer les dernières commandes
57
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

58
Faire sortir les food trucks
3 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Couper l’électricité
2 personnes
63
Démonter les tentes
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Retourner les conteneurs à déchets
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Rassembler les factures des fournisseurs
71
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 48
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Armoires de distribution électriqueqté 4
Multiprisesqté 8
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Lanternesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 400
Bols réutilisablesqté 250
Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 120
Couvertsqté 400
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Piques à brochettesqté 6
Couteaux de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 20
Cuillères à glaceqté 4
Bouteilles isothermesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Sets de nappesqté 8
Porte-nomsqté 20
Braceletsqté 400
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Rouleaux de cordeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Sets de balaiqté 6
Balais à mainqté 6
Bacs à vaisselleqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et réserver les services nécessaires.
Demandez à chaque food truck ses besoins électriques, son horaire d’arrivée et son espace requis dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un seul tableau avant de dessiner le plan.
Prévoyez les flux séparément : laissez des passages dégagés entre les files, les tables et les emplacements, puis indiquez le stationnement et les accès livraison au moins une semaine avant l’événement.
Préparez l’alimentation électrique sur un plan distinct. Comptez les rallonges, enrouleurs, multiprises et armoires de distribution avant le montage, au lieu de chercher une solution le jour même.
La veille, imprimez le déroulé et la liste des contacts, triez les bracelets, remplissez les glacières et contrôlez le site. Le jour J, confirmez chaque arrivée et faites un tour complet avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, recruter les food trucks et confirmer l’électricité, les sanitaires, la sécurité et l’enlèvement des déchets.
Combien de food trucks faut-il pour un festival ?: Le nombre dépend du public attendu et de la capacité de service, mais prévoyez généralement 1 food truck pour 75 à 100 personnes. Variez les types de cuisine et demandez leurs horaires de service pour éviter que tous ferment en même temps.
Quand faut-il confirmer les food trucks ?: Confirmez les inscriptions et les horaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Demandez aussi à chaque fournisseur ses coordonnées, ses besoins électriques et son heure d’arrivée afin de finaliser le plan des emplacements.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de food trucks ?: Vérifiez les prévisions météo, l’accès au site, l’électricité, les sanitaires, l’éclairage et le dispositif de déchets. Préparez également les glacières, les bracelets, les listes imprimées et les coordonnées des fournisseurs avant le montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.