Zo organiseer je een foodtour zonder losse eindjes

Een foodtour staat of valt met een haalbare route en duidelijke afspraken met elke foodstop. Begin vier tot zes weken vooraf met de uitnodigingen, inventariseer eetwensen en leg de stops vast voordat je de route uitwerkt. Plan daarna vervoer, parkeren en de volgorde van proeven. In de laatste week bevestig je alle reserveringen en stuur je deelnemers de praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om een goed herkenbare start, gekoelde producten en een strak tijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Eetwensen verzamelen
4
Foodstops reserveren
2 personen
5
Route langs foodstops maken
2 personen
6
Startlocatie vastleggen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Dieetwensen doorgeven
9
Vervoer en parkeren controleren
2 personen
10
Foodstops opnieuw bevestigen
11
Deelnemers praktische info sturen
12
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
13
Route en adressen printen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Koelboxen vullen
2 personen
16
Proefhapjes voorbereiden
3 personen
17
Naamstickers en routekaarten maken
2 personen
18
Telefoons en powerbanks opladen

Event

19
Starttafel opstellen
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Proefhapjes en dranken klaarzetten
3 personen
22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Route en veiligheidsafspraken uitleggen
2 personen
24
Deelnemers naar stop één begeleiden
2 personen
25
Proeverij bij stop één begeleiden
3 personen
26
Deelnemers naar stop twee begeleiden
2 personen
27
Proeverij bij stop twee begeleiden
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Deelnemers naar stop drie begeleiden
2 personen
30
Proeverij bij stop drie begeleiden
3 personen
31
Deelnemers naar stop vier begeleiden
2 personen
32
Proeverij bij stop vier begeleiden
3 personen
33
Deelnemers naar stop vijf begeleiden
2 personen
34
Proeverij bij stop vijf begeleiden
3 personen
35
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
36
Afscheid en gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

37
Startlocatie opruimen
3 personen
38
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
39
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
40
Materialen retourneren
2 personen
41
Openstaande rekeningen betalen
42
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 3
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 6
Naamkaartstandaardsaantal 6

Organisatie

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Routekaartenaantal 50
Naamstickersaantal 50
Polsbandjesaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasbak

Catering

Boodschappen

Tips

Plan maximaal drie tot vier foodstops op één dag en houd per stop ongeveer 45 tot 60 minuten aan. Zo blijft er tijd over voor lopen, uitleg en onverwachte vertraging.
Verzamel eetwensen direct bij de aanmelding en geef ze uiterlijk één week vooraf door aan iedere foodstop. Vraag ook na welke hapjes vegetarisch, veganistisch of allergenenvrij zijn.
Maak de route pas definitief nadat je de openingstijden, reserveringen en loopafstanden hebt gecontroleerd. Reken tussen twee stops minimaal 15 minuten extra voor verdwalen, toiletbezoek of een vertraagde groep.
Stuur deelnemers uiterlijk drie dagen vooraf het startadres, de route, parkeermogelijkheden, het verwachte eindtijdstip en een telefoonnummer van de organisatie. Zet routekaarten en adressen daarnaast geprint klaar.
Bereid proefhapjes en gekoelde dranken zo laat mogelijk voor: niet-bederfelijke boodschappen kunnen eerder, verse producten idealiter op de dag zelf. Laad telefoons en powerbanks volledig op en neem naamstickers mee voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel foodstops plan je voor een foodtour?: Plan meestal drie tot vier foodstops voor een foodtour van ongeveer drie uur. Reken per stop 45 tot 60 minuten en voeg minstens 15 minuten reistijd toe tussen locaties.
Hoe ver van tevoren moet je foodstops reserveren?: Reserveer foodstops bij voorkeur vier tot zes weken vooraf, zeker als je met meer dan 10 deelnemers komt. Bevestig elke reservering opnieuw in de laatste week en geef dan ook de definitieve groepsgrootte en dieetwensen door.
Wanneer stuur je de praktische informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk drie dagen voor de foodtour. Vermeld het startadres, de route, parkeermogelijkheden, kleding- of wandeladvies, het telefoonnummer van de organisatie en het verwachte eindtijdstip.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een foodtour?: Stem de hoeveelheden af op het aantal deelnemers en de afspraken per foodstop. Voor een ontvangst vóór de eerste stop kun je rekenen op één klein proefhapje per persoon en twee drankjes per persoon voor het eerste uur; plan extra voor dieetwensen en chauffeurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.