Organiser une food tour, étape par étape

Une food tour réussie repose sur un itinéraire réaliste et des réservations confirmées, pas seulement sur le choix des restaurants. Commence par fixer le nombre de participants, le point de départ et les haltes gourmandes, puis collecte rapidement les allergies et préférences alimentaires. Prévois assez de temps entre chaque étape pour les déplacements, les dégustations et les imprévus. Les dernières vérifications concernent surtout le transport, le stationnement, les adresses et le matériel de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les préférences alimentaires
4
Réserver les food stops
2 personnes
5
Établir l'itinéraire des haltes gourmandes
2 personnes
6
Fixer le lieu de départ
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Transmettre les besoins alimentaires
9
Vérifier le transport et le stationnement
2 personnes
10
Confirmer à nouveau les food stops
11
Envoyer les infos pratiques aux participants
12
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
13
Imprimer l’itinéraire et les adresses
14
Faire les courses de produits frais
2 personnes
15
Remplir les glacières
2 personnes
16
Préparer des amuse-bouches
3 personnes
17
Créer des autocollants nominatifs et des cartes de parcours
2 personnes
18
Charger les téléphones et les batteries externes

Événement

19
Installer la table de départ
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Préparer les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
24
Accompagner les participants jusqu’au premier arrêt
2 personnes
25
Encadrer la dégustation à l'étape 1
3 personnes
26
Accompagner les participants jusqu’au 2e arrêt
2 personnes
27
Animer la dégustation à l'arrêt 2
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Guider les participants jusqu’au troisième arrêt
2 personnes
30
Accompagner la dégustation à l’arrêt 3
3 personnes
31
Accompagner les participants jusqu'à l'arrêt 4
2 personnes
32
Animer la dégustation à l’arrêt quatre
3 personnes
33
Accompagner les participants jusqu'à l'étape cinq
2 personnes
34
Accompagner la dégustation à l'étape cinq
3 personnes
35
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
36
Rassembler les objets trouvés et les affaires oubliées
2 personnes

Suivi

37
Ranger le lieu de départ
3 personnes
38
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
39
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
40
Retourner les matériels
2 personnes
41
Régler les factures impayées
42
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 40
Table de buffetqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 50
Assiettes de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 4
Tire-bouchonqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Flèches de directionqté 10
Décoration de tableqté 6
Présentoirs pour cartes nominativesqté 6

Organisation

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Cartes d'itinéraireqté 50
Étiquettes nominativesqté 50
Braceletsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Lave-mains

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demande dès le formulaire les allergies, régimes particuliers et préférences alimentaires afin de les transmettre aux établissements avant de confirmer les réservations.
Construis l’itinéraire dans l’ordre réel du parcours, avec une marge de 15 à 20 minutes entre deux haltes. Indique un point de départ précis et vérifie les distances à pied, les possibilités de stationnement et les solutions de transport.
Recontacte chaque food stop 5 à 7 jours avant la sortie. Confirme l’horaire, le nombre de personnes et les besoins alimentaires : une réservation non reconfirmée est l’un des problèmes les plus fréquents le jour venu.
Envoie les informations pratiques au plus tard 48 heures avant la food tour. Ajoute les adresses, l’heure de rendez-vous, la durée estimée, les consignes de sécurité et un numéro joignable en cas de retard.
Prépare le départ avant l’arrivée du groupe : boissons et amuse-bouches, étiquettes nominatives, cartes du parcours, itinéraire imprimé, téléphones chargés et batteries externes. Garde aussi les glacières et les pains de glace prêts si certains produits doivent rester au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une food tour ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de recueillir les inscriptions, de réserver les haltes, de transmettre les besoins alimentaires et de régler les questions de transport.
Quand faut-il réserver les restaurants pour une food tour ?: Réserve les food stops dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus, de préférence 3 semaines à l’avance. Reconfirme ensuite chaque réservation 5 à 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir entre deux étapes d’une food tour ?: Prévois généralement 15 à 20 minutes de marge entre deux haltes, en plus du temps de trajet réel. Cette réserve absorbe les retards, les déplacements du groupe et les échanges avec l’établissement suivant.
Que faut-il envoyer aux participants avant une food tour ?: Envoie un récapitulatif au moins 48 heures avant le départ. Mentionne le lieu et l’heure du rendez-vous, l’itinéraire, les adresses, les indications de transport, la durée prévue et les consignes de sécurité.

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