Zo organiseer je een foodmarkt zonder verrassingen

Begin een foodmarkt niet met menukaarten, maar met de plek, stroom en logistiek. Bevestig eerst datum en locatie, controleer vergunningen en leg daarna de foodstands vast. Maak vervolgens een plattegrond met kramen, tenten, koelkasten, betaalpunten, toiletten en afvalinzameling. De meeste problemen ontstaan doordat verse producten te vroeg aankomen, allergeneninformatie ontbreekt of leveranciers geen duidelijke lostijd hebben. Werk daarom terug vanaf de openingsdatum en plan alle leveringen, controles en tests per uur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Leveranciers benaderen
2 personen
4
Foodstands vastleggen
2 personen
5
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
6
Stroompunten in kaart brengen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Cateringbestellingen plaatsen
2 personen
11
Koeltransport reserveren
12
Afvalinzameling reserveren
13
Toiletvoorzieningen reserveren
14
Kassasysteem testen
2 personen
15
Betaalmethoden instellen
2 personen
16
Menukaarten ontwerpen
17
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
18
Route- en parkeerinformatie delen
19
Personeelsrooster maken
2 personen
20
Leveringen bevestigen
2 personen
21
Voorraadlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Verse producten ontvangen
3 personen
25
Producten gekoeld opslaan
2 personen
26
Groenten wassen en snijden
3 personen
27
Sauzen portioneren
2 personen
28
Desserts voorbereiden
3 personen
29
Tenten en materialen laden
4 personen
30
Kassa’s opladen

Event

31
Terrein afzetten
3 personen
32
Tenten opbouwen
6 personen
33
Stroom aansluiten
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
36
Foodstands inrichten
8 personen
37
Koelingen vullen
4 personen
38
Kookapparatuur aansluiten
4 personen
39
Menukaarten ophangen
2 personen
40
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
41
Buffetten en toppings klaarzetten
5 personen
42
Dranken koud zetten
3 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
45
Afvalpunten plaatsen
3 personen
46
Handwaspunten vullen
2 personen
47
Kassa’s openen
3 personen
48
Leveranciers ontvangen
3 personen
49
Laatste voedselcontrole uitvoeren
2 personen
50
Bezoekers welkom heten
3 personen
51
Gerechten bereiden
8 personen
52
Gerechten uitserveren
8 personen
53
Dranken schenken
3 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Buffetten aanvullen
4 personen
56
Tafels schoonhouden
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Voorraad koel bewaren
2 personen
61
Piekdrukte bij kassa’s opvangen
3 personen
62
Laatste bestellingen aannemen
4 personen
63
Foodstands sluiten
8 personen
64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Restanten veilig verpakken
4 personen
66
Kassa’s afsluiten
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
3 personen
68
Servies verzamelen
4 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Terrein schoonmaken
5 personen
71
Tenten en tafels afbreken
6 personen
72
Koelingen leegmaken
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Servies afwassen en drogen
3 personen
75
Materialen terugbrengen
3 personen
76
Koelboxen reinigen
2 personen
77
Restafval afvoeren
2 personen
78
Borg en sleutels retourneren
79
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Tafelkleedhoezenaantal 24
Opbergrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbare kommenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 100
Besteksetsaantal 250
Opslagbakken serviesaantal 12

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 3
Friteusesaantal 2
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Kassaterminalsaantal 4
Betaalautomatenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks messenaantal 12
Mengkommenaantal 10
Gasflessenaantal 6
Gasdrukregelaarsaantal 6
Serveertangenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Maatbekersaantal 6
Keukenthermometersaantal 6
Snijbestendige handschoenenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Tafelnummersaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 14
Afvalzakhoudersaantal 14
Handwasdispensersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 4 weken vooraf een terreinplan waarop je per foodstand de marktkraam, stroomaansluiting, koelruimte en looproute noteert. Houd aparte zones vrij voor laden en lossen, afval en toiletten.
Vraag bij elke foodstand uiterlijk 3 weken vooraf de menukaart, allergeneninformatie en benodigde apparatuur op. Controleer ook of een gasbarbecue, frituur of inductiekookplaat extra stroom of veiligheidsruimte vraagt.
Plan verse leveringen op de ochtend van de foodmarkt en houd gekoelde producten direct op maximaal 7 °C. Reserveer extra koelkasten of koelboxen; een volle koelkast koelt minder snel dan een halflege.
Test kassaterminals en betaalautomaten minstens 2 dagen vooraf met elke betaalmethode. Leg een alternatief klaar voor een tijdelijke internet- of stroomstoring en wijs één persoon aan voor betaalproblemen.
Maak het personeelsrooster per blok van 2 tot 3 uur en geef iedereen een vaste taak bij ontvangst, voorraad, servies, afval of bezoekersvragen. Deel route-, parkeer- en dieetwenseninformatie uiterlijk 1 week vooraf met bezoekers en medewerkers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodstands. Plan de definitieve leveranciersbevestigingen, plattegrond en bestellingen uiterlijk 3 weken voor de foodmarkt.
Hoeveel foodstands heb je nodig voor een foodmarkt?: Reken als startpunt op 1 foodstand per 50 tot 75 bezoekers, afhankelijk van bereidingstijd en menu. Bij 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 4 tot 6 stands; spreid populaire gerechten zodat niet iedereen dezelfde rij kiest.
Wanneer moet je eten en drinken inkopen voor een foodmarkt?: Houdbare voorraad kun je 3 tot 7 dagen vooraf klaarzetten. Ontvang verse producten zo kort mogelijk voor opening, bij voorkeur dezelfde ochtend, en controleer temperatuur, aantallen en beschadigingen direct bij levering.
Wat moet je regelen voor betalingen op een foodmarkt?: Stel uiterlijk 2 dagen vooraf de betaalmethoden in en test elke kassaterminal en betaalautomaat. Zorg op de dag zelf voor minstens één getest reserveapparaat en een procedure voor betalingen als de verbinding uitvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.