Cómo organizar un mercado gastronómico sin perder el control

Un mercado gastronómico se organiza en tres frentes que deben avanzar juntos: permisos y espacio, proveedores y operación del día. Empieza cerrando la fecha, la ubicación y el plano; después confirma los puestos, la electricidad, el frío y la gestión de residuos. Las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan parte de los pedidos. En la última semana, prueba la caja, confirma las entregas y separa los productos frescos de las provisiones no perecederas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Comprobar permisos
3
Contactar a los proveedores
2 personas
4
Fijar los puestos de comida
2 personas
5
Hacer el plano del recinto
2 personas
6
Mapear los puntos de electricidad
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Realizar pedidos de catering
2 personas
11
Reservar transporte refrigerado
12
Reservar recogida de residuos
13
Reservar instalaciones de aseo
14
Probar el sistema de caja
2 personas
15
Configurar métodos de pago
2 personas
16
Diseñar los menús
17
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
18
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
19
Hacer el horario del personal
2 personas
20
Confirmar entregas
2 personas
21
Comprobar la lista de inventario
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
24
Recibir productos frescos
3 personas
25
Almacenar los productos en refrigeración
2 personas
26
Lavar y cortar las verduras
3 personas
27
Porcionar salsas
2 personas
28
Preparar los postres
3 personas
29
Cargar tiendas y materiales
4 personas
30
Cargar las cajas registradoras

Evento

31
Cerrar el recinto
3 personas
32
Montar tiendas
6 personas
33
Conectar la corriente
3 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Colocar mesas y sillas
5 personas
36
Montar los puestos de comida
8 personas
37
Rellenar las neveras
4 personas
38
Conectar el equipo de cocina
4 personas
39
Colgar las cartas del menú
2 personas
40
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
41
Preparar los buffets y los toppings
5 personas
42
Enfriar las bebidas
3 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
3 personas
46
Reponer los puntos de lavado de manos
2 personas
47
Abrir las cajas registradoras
3 personas
48
Recibir a los proveedores
3 personas
49
Realizar la última revisión de alimentos
2 personas
50
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
51
Preparar platos
8 personas
52
Servir los platos
8 personas
53
Servir bebidas
3 personas
54
Rellenar las bebidas
3 personas
55
Reponer los bufés
4 personas
56
Mantener las mesas limpias
3 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
2 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Mantener el stock refrigerado
2 personas
61
Atender el pico de afluencia en las cajas
3 personas
62
Aceptar los últimos pedidos
4 personas
63
Cerrar los puestos de comida
8 personas
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Empaquetar los restos de forma segura
4 personas
66
Cerrar las cajas
2 personas
67
Apagar el equipo
3 personas
68
Recoger la vajilla
4 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el recinto
5 personas
71
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
72
Vaciar las neveras
3 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Lavar y secar la vajilla
3 personas
75
Devolver los materiales
3 personas
76
Limpiar neveras portátiles
2 personas
77
Retirar residuos mixtos
2 personas
78
Devolver la fianza y las llaves
79
Guardar existencias no utilizadas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 10
Fundas para mantelescant. 24
Estanterías de almacenajecant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 250
Cuencos reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 100
Cubiertoscant. 250
Cajas de almacenamiento para vajillacant. 12

Equipo

Barbacoas de gascant. 3
Freidorascant. 2
Placas de induccióncant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Terminales de cajacant. 4
Terminales de pagocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chefcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 10
Botellas de gascant. 6
Reguladores de presión de gascant. 6
Pinzas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Jarras medidorascant. 6
Termómetros de cocinacant. 6
Guantes resistentes a cortescant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del menúcant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Números de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 14
Soportes para bolsas de basuracant. 14
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Paños de microfibracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar los puestos. Marca carpas, mesas, zonas de paso, puntos de electricidad, almacenamiento, aseos y recogida de residuos; cambiarlo después puede obligar a recolocar equipos y cables.
Calcula la cadena de frío desde la entrega hasta el servicio. Reserva el transporte refrigerado, prepara neveras suficientes y asigna un lugar de refrigeración para los productos frescos; no los recibas sin espacio disponible.
Pide la información de alérgenos al diseñar los menús, no el día del evento. Reúne los datos de cada puesto y prepara una forma visible de compartirlos con el público y con el personal.
Prueba los terminales de caja y de pago con antelación y define qué ocurre si falla la conexión. Haz una prueba completa, incluida la devolución o cancelación, al menos 48 horas antes de abrir.
Programa entregas, montaje y turnos por horas, dejando margen para retrasos. Confirma cada entrega la víspera y comprueba el inventario antes de comprar lo que falte, especialmente vajilla, gas y material de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado gastronómico?: Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar permisos, proveedores, puestos y reservas técnicas. Durante la última semana deben quedar confirmados los horarios de entrega, el personal, los pagos y la refrigeración.
¿Qué hay que comprobar antes de recibir la comida?: Comprueba que el transporte refrigerado está reservado, que hay espacio de frío disponible y que el inventario coincide con los pedidos. Recibe los productos frescos por separado y guárdalos en refrigeración inmediatamente.
¿Cuándo se debe probar el sistema de cobro?: Haz una prueba completa de la caja y de los terminales de pago como mínimo 48 horas antes del evento. Verifica también la conexión, los métodos de pago aceptados y el procedimiento si un terminal deja de funcionar.
¿Cómo se organiza la electricidad de los puestos de comida?: Dibuja los puntos de electricidad en el plano antes de asignar los puestos y confirma qué equipos necesita cada uno. Haz la comprobación final durante el montaje, antes de conectar placas de inducción, freidoras, máquinas de café o equipos de frío.

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