Zo organiseer je een flyballwedstrijd

Begin met de locatie en de wedstrijddatum, want vergunningen, verzekering en materiaal hangen daarvan af. Open daarna de inschrijving met een duidelijk reglement en verwerk teamgegevens voordat je de wedstrijdindeling maakt. Plan juryleden en vrijwilligers niet alleen voor de wedstrijden, maar ook voor opbouw, parkeren en administratie. Controleer ten slotte de flyballboxen, hindernissen, tijdmeting, printwerk en voorzieningen voor honden ruim vóór de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Wedstrijdverzekering controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Inschrijving openen
6
Flyers verspreiden
2 personen
7
Wedstrijdreglement publiceren
8
Juryleden uitnodigen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Teamgegevens controleren
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersbevestiging versturen
13
Startgeld innen
2 personen
14
Wedstrijdindeling maken
2 personen
15
Jurybriefing voorbereiden
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Parkeerplan maken
18
Plattegrond afdrukken
19
Prijzen en bekers bestellen
20
Wedstrijdformulieren afdrukken
21
Startlijsten afdrukken
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Flyballmateriaal controleren
2 personen
24
Batterijen opladen
25
Hondenwater klaarzetten
26
Startnummers sorteren
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Transport naar locatie laden
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Wedstrijdbaan uitzetten
4 personen
31
Flyballboxen plaatsen
2 personen
32
Hindernissen plaatsen
3 personen
33
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
34
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
35
Cateringtafel opbouwen
3 personen
36
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
37
Techniek aansluiten
2 personen
38
Jurytafel inrichten
2 personen
39
Startlijsten ophangen
40
Hondenuitlaatroute markeren
2 personen
41
Jurybriefing houden
4 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen
43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Honden controleren
2 personen
45
Startnummers uitdelen
2 personen
46
Proefruns begeleiden
4 personen
47
Publiek verwelkomen
2 personen
48
Openingsmededeling doen
49
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
50
Tijden registreren
2 personen
51
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Drinkwater voor honden bijvullen
2 personen
57
Tussenstanden bekendmaken
58
Finalisten oproepen
59
Finales begeleiden
6 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Bedankwoord uitspreken
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Flyballbaan afbreken
4 personen
65
Meubilair opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Terrein op hondenpoep controleren
2 personen
70
Materialen terugladen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Locatiesleutels retourneren
73
Uitslagen publiceren
74
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Flyballboxenaantal 2
Flyballhindernissenaantal 16
Startlijnmattenaantal 2
Finishlijnmattenaantal 2
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 24
Trainingsballenaantal 30
Hondenwaterbakkenaantal 10
Poepzakhoudersaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Stopwatchesaantal 4
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Megafoon
Mobiele luidspreker
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 8
Baniersaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Startnummersaantal 40
Richtingsbordenaantal 12
Prijzendisplaysaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Hondenpoepgrijpersaantal 3
Eerste hulp koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je de inschrijving opent. Controleer meteen stroompunten, parkeerruimte, ondergrond en de plaats voor de flyballbanen; zonder die informatie kun je geen betrouwbare plattegrond of deelnemersinformatie maken.
Publiceer het wedstrijdreglement tegelijk met de inschrijving. Vermeld de uiterste inschrijfdatum, betaaltermijn en benodigde teamgegevens, zodat je niet dagen voor de wedstrijd nog ontbrekende informatie of startgeld moet verzamelen.
Maak de wedstrijdindeling pas nadat de teamgegevens zijn gecontroleerd. Plan daarna een jurybriefing en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan; één persoon voor administratie én tijdmeting zorgt snel voor vertraging.
Test elektronische tijdmeting, laptop, printer en stopwatches uiterlijk één dag vooraf. Laad batterijen en powerbanks op, leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en print startlijsten en formulieren alvast als reserve.
Richt het terrein in vóór de deelnemers arriveren. Zet start- en finishlijnmatten, hindernissen, afzetlint en pionnen klaar, en plaats hondenwaterbakken en poepzakhouders op meerdere zichtbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een flyballwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, verzekering en juryleden. Open de inschrijving daarna en houd de laatste 1 à 2 weken vrij voor teamcontrole, indeling, briefings en materiaaltests.
Wanneer moet je de inschrijving voor een flyballwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de wedstrijddatum. Zo houd je tijd over om betalingen en teamgegevens te controleren, de wedstrijdindeling te maken en deelnemersbevestigingen te versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een flyballwedstrijd?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 juryleden of wedstrijdfunctionarissen, 2 mensen voor tijdmeting en administratie en enkele vrijwilligers voor parkeren, catering en terrein. Het precieze aantal hangt af van het aantal teams en banen.
Wat moet je de dag vóór een flyballwedstrijd controleren?: Controleer alle flyballboxen, hindernissen, matten, afzetting en tijdmeting en test laptop en printer. Leg ook startlijsten, wedstrijdformulieren, opgeladen batterijen, hondenwater en reservecommunicatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.