Organiser un concours de flyball, étape par étape

Un concours de flyball se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, obtenir l’autorisation de compétition et vérifier l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les équipes, le tableau des matchs, le jury et les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à contrôler le matériel, imprimer les documents et préparer l’accueil des chiens et des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier l’assurance de la compétition
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Distribuer les flyers
2 personnes
7
Publier le règlement du concours
8
Inviter les membres du jury
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer la confirmation aux participants
13
Encaisser les frais d’inscription
2 personnes
14
Établir le tableau des matchs
2 personnes
15
Préparer le briefing du jury
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Établir le plan de stationnement
18
Imprimer le plan
19
Commander les prix et les coupes
20
Imprimer les formulaires de compétition
21
Imprimer les listes de départ
22
Faire les courses
2 personnes
23
Vérification du matériel de flyball
2 personnes
24
Recharger les batteries
25
Préparer de l’eau pour les chiens
26
Trier les dossards
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Charger le transport sur le site
3 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Tracer le parcours de la compétition
4 personnes
31
Installer les boxes de flyball
2 personnes
32
Installer les obstacles
3 personnes
33
Installer les barrières de foule
3 personnes
34
Installer la table d’inscription
2 personnes
35
Monter la table de catering
3 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Brancher la technique
2 personnes
38
Installer la table du jury
2 personnes
39
Afficher les listes de départ
40
Baliser l’itinéraire de promenade pour chiens
2 personnes
41
Organiser le briefing du jury
4 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes
43
Accueillir les participants
3 personnes
44
Vérifier les chiens
2 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Encadrer les essais
4 personnes
47
Accueillir le public
2 personnes
48
Faire l’annonce d’ouverture
49
Animer les manches du concours
6 personnes
50
Enregistrement des horaires
2 personnes
51
Traiter les résultats du concours
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Ravitailler en eau potable pour les chiens
2 personnes
57
Annoncer les classements intermédiaires
58
Appeler les finalistes
59
Encadrer les finales
6 personnes
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Prononcer le discours de remerciement
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Démonter le parcours de flyball
4 personnes
65
Ranger le mobilier
4 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vérifier la présence de crottes de chien sur le site
2 personnes
70
Recharger le matériel
3 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Restituer les clés du lieu
73
Publier les résultats
74
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Tables pliantesqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Box de flyballqté 2
Obstacles de flyballqté 16
Tapis de ligne de départqté 2
Tapis de ligne d'arrivéeqté 2
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 24
Ballons d’entraînementqté 30
Gamelles d'eau pour chiensqté 10
Porte-sacs à déjectionsqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Mégaphone
Enceinte portable
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Bannièresqté 6
Nappesqté 10
Numéros de départqté 40
Panneaux directionnelsqté 12
Présentoirs de prixqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Ramasse-crottes pour chiensqté 3
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’annoncer la date : vérifiez l’espace disponible pour la box de flyball, les obstacles, les zones d’attente et le stationnement. Faites aussi confirmer l’accès à l’électricité pour le chronométrage et l’impression.
Publiez le règlement en même temps que les inscriptions. Fixez une date limite d’inscription et demandez dès le départ les coordonnées complètes de chaque équipe ainsi que les besoins alimentaires.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure, puis envoyez une confirmation lorsque les frais sont encaissés. Une liste à jour évite les erreurs dans les listes de départ et le tableau des matchs.
Ne gardez pas le briefing du jury pour le matin du concours. Préparez les formulaires, répartissez les bénévoles et expliquez qui gère le chronométrage, l’appel des équipes, l’accueil et les changements de match.
Faites une vérification du matériel la veille : box, obstacles, tapis de départ et d’arrivée, chronométrage, chronomètres, rallonges et batteries. Prévoyez aussi de l’eau et des gamelles pour les chiens, ainsi que des sacs à déjections près du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de flyball ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander l’autorisation, vérifier l’assurance, ouvrir les inscriptions et confirmer le jury et les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de flyball ?: Ouvrez-les dès que le lieu, le règlement et les conditions de participation sont validés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concours. Fixez une date de clôture afin de pouvoir établir le tableau des matchs et imprimer les listes de départ.
Quel matériel vérifier avant un concours de flyball ?: Contrôlez au minimum la box, les obstacles, les tapis de départ et d’arrivée, le système de chronométrage et les chronomètres. Faites ce contrôle 24 à 48 heures avant l’événement et rechargez toutes les batteries.
Comment organiser les bénévoles le jour du concours ?: Répartissez les rôles avant le jour J : accueil, appel des équipes, jury, chronométrage, gestion du terrain, restauration et stationnement. Envoyez les consignes au moins 3 jours à l’avance et prévoyez une personne de remplacement par poste sensible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.