Cómo organizar una competición de flyball sin imprevistos

Una competición de flyball necesita mucho más que una pista y varios equipos. Empieza por reservar el recinto, tramitar el permiso y revisar el seguro; después abre las inscripciones y fija un calendario claro. Cuando conozcas el número de participantes, podrás preparar el cuadro, asignar voluntarios y calcular mesas, aparcamiento, agua y material. Los problemas suelen aparecer el mismo día: datos incompletos, baterías sin cargar, formularios que faltan o zonas mal señalizadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar permiso de competición
3
Comprobar el seguro de la competición
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir la inscripción
6
Repartir flyers
2 personas
7
Publicar el reglamento de la competición
8
Invitar a los miembros del jurado
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Comprobar los datos del equipo
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar confirmación a los participantes
13
Cobrar la inscripción
2 personas
14
Organizar el cuadro de competición
2 personas
15
Preparar la reunión del jurado
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Hacer el plan de aparcamiento
18
Imprimir el plano
19
Encargar premios y copas
20
Imprimir los formularios de competición
21
Imprimir las listas de salida
22
Hacer la compra
2 personas
23
Comprobar el material de flyball
2 personas
24
Cargar las baterías
25
Preparar agua para perros
26
Ordenar los dorsales
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Cargar para el transporte al lugar
3 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Trazar el recorrido de la competición
4 personas
31
Colocar cajas de flyball
2 personas
32
Colocar los obstáculos
3 personas
33
Colocar vallado para el público
3 personas
34
Montar la mesa de inscripción
2 personas
35
Montar la mesa de catering
3 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Conectar la técnica
2 personas
38
Preparar la mesa del jurado
2 personas
39
Colgar las listas de salida
40
Marcar la ruta para pasear perros
2 personas
41
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
42
Instruir a los voluntarios
3 personas
43
Recepción de participantes
3 personas
44
Controlar a los perros
2 personas
45
Repartir dorsales
2 personas
46
Supervisar las pruebas
4 personas
47
Dar la bienvenida al público
2 personas
48
Hacer el anuncio de apertura
49
Guiar las rondas de competición
6 personas
50
Registrar horarios
2 personas
51
Procesar los resultados de la competición
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Rellenar el agua potable para perros
2 personas
57
Anunciar los resultados provisionales
58
Llamar a los finalistas
59
Acompañar las finales
6 personas
60
Entregar premios
3 personas
61
Dar el discurso de agradecimiento
62
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

63
Apagar la técnica
2 personas
64
Desmontar la pista de flyball
4 personas
65
Recoger el mobiliario
4 personas
66
Lavar la vajilla
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Comprobar si hay excrementos de perro en el recinto
2 personas
70
Volver a cargar los materiales
3 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Devolver las llaves del recinto
73
Publicar los resultados
74
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesas altascant. 4
Mesas plegablescant. 3
Papeleracant. 6

Material deportivo

Cajas de flyballcant. 2
Obstáculos de flyballcant. 16
Alfombrillas de salidacant. 2
Alfombrillas de metacant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 24
Balones de entrenamientocant. 30
Bebederos para perroscant. 10
Portabolsas para excrementoscant. 4

Equipo

Cronometraje electrónico
Cronómetroscant. 4
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Teléfonos móvilescant. 4
Megáfono
Altavoz móvil
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 40
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cubiertos de serviciocant. 8
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banderas de la competicióncant. 8
Bannerscant. 6
Mantelescant. 10
Dorsalescant. 40
Señales direccionalescant. 12
Expositores de precioscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Recogedores de excrementos de perrocant. 3
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los trámites con varias semanas de margen. Confirma por escrito el permiso de competición y la cobertura del seguro antes de publicar la convocatoria.
Define una fecha límite de inscripción y envía una confirmación individual a cada equipo. Revisa nombres, datos del equipo y preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
No prepares el cuadro hasta comprobar las inscripciones pagadas y los datos de todos los equipos. Imprime las listas de salida y los formularios, y guarda una copia digital en el portátil.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como pista, cronometraje, aparcamiento y atención a participantes. Convoca al jurado a una reunión previa para resolver dudas sobre el reglamento.
Haz una comprobación técnica el día anterior: cajas y obstáculos de flyball, cronometraje, impresora, cables y baterías. Prepara bebederos, agua y bolsas para excrementos en puntos visibles antes de que lleguen los perros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una competición de flyball?: Solicítalo al menos entre 6 y 8 semanas antes de la competición. Ese margen permite corregir requisitos del recinto, revisar el seguro y publicar la convocatoria solo cuando todo esté autorizado.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una competición de flyball?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Así tendrás tiempo para comprobar los datos de cada equipo, cobrar las cuotas y preparar el cuadro y las listas de salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una competición de flyball?: Para una competición pequeña, calcula al menos 6 voluntarios además del jurado: dos para la pista, dos para cronometraje y resultados, uno para aparcamiento y uno para recepción. Añade personal si hay varias pistas o muchos equipos.
¿Qué hay que preparar para los perros el día de la competición?: Coloca agua y bebederos antes de abrir el recinto, y distribuye bolsas para excrementos en varios puntos. Revisa también las zonas de salida y meta, la cinta de balizamiento y los obstáculos antes de la primera carrera.

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